食品稽查业务档案电子化管理的思考

扈婧婧

食品安全关系到广大人民群众的身体健康和生命安全，关系到经济发展和社会稳定，关系到政府和国家的形象，食品安全与人民生命财产息息相关。食品稽查档案电子化管理，可以充分利用食品稽查档案在食品稽查、网络监控、信用评价等方面的作用，完善食品稽查档案规范化管理，对食品行业进行有效监管，保证食品安全、保障人们身体健康。

一、食品稽查业务档案电子化管理的意义

食品稽查档案是食品生产、销售、转运、储存等环节监管的客观记录，是食品稽查行业领导决策、制定监管措施、市场反应、问题处理等过程的历史记载。也是食品稽查工作的一个重要组成部分。食品稽查业务档案电子化管理是实现食品稽查工作科学化、规范化、信息化管理的基础，也是开发档案信息资源、提高档案利用效率、监控双方行为、考核稽查质量的重要手段。

食品稽查电子档案是指在食品监督稽查过程中形成的各种信息资料，经扫描仪、采集卡等电子设备，通过数字化处理，存储于计算机数据库中的电子档案信息。通过数据库管理系统、计算机网络以及相应的管理软件，对食品稽查电子档案进行分类、编目、归档，实现稽查档案资料电子数据的高密度存储、快速传输和无地域、无时限资源共享以及查询利用。食品稽查电子档案内容包括基础管理类、统计报表类、稽查文书类、风险级别类、其它类等，基本涵盖了稽查工作的全过程。

食品稽查电子档案的优势首先是检索利用方便。电子化的食品稽查档案可以通过网络覆盖下的任何一台计算机经过合理授权，只需输入密码即可对食品生产销售企业的日常监管、产品质量、进货渠道、库存下架、使用、缴销等情况进行查询和统计。其次，档案信息易于保管。与纸质载体相比，食品稽查电子档案使用高科技材料制成的光盤、磁盘等介质作为储存载体，节能环保、使用寿命长，而且可以重复使用，解决了传统实体档案管理中容易损毁的问题。食品稽查电子档案存储在DVD、光碟、硬盘等电子设备上，占用的空间小，操作简单，节省资源。第三，可以实现档案资源的共享。传统的食品稽查档案管理模式中，食品稽查单位和部门之间的信息无法做到及时交流和共享，造成资源浪费。信息化的到来和网络的发展，人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用网络传输档案信息资源，可以在瞬间完成大容量信息的传递，这就为食品稽查电子档案实现网络资源共享成为现实。食品稽查单位之间可以通过网络进行有关稽查业务档案的查找、利用，食品稽查单位内部各部门之间也可以通过网络实现部门之间、上下级之间的稽查业务信息沟通、交流与共享。第四，食品稽查电子档案的网络传输。避免了传统食品稽查档案靠人力传送，省时省力，而且也提高了档案传送过程中的安全性。

二.食品稽查业务档案电子化存在的问题

首先，食品稽查档案的电子化管理标准不统一。随着食品稽查部门档案管理信息化的广泛开展，许多食品稽查单位都在添加档案信息化设备和相应管理软件。由于没有一个统一的食品稽查档案电子化标准，所以各个食品稽查单位在电子档案的收集、整理、归档标准方面，处于各自为政、各行其是的状态。因此，建立一套科学、严谨的食品稽查档案电子化管理体系标准是十分紧迫的问题。

第二，食品稽查档案管理电子化过程中的安全问题。首先，由于电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，不能像纸质档案那样可以通过文件的一些表面特征来判断档案的原始性，这样，食品稽查电子档案真实性就难以得到保障。其次，在档案管理网络化的发展过程中，电子档案的安全性问题日益突出。网络黑客、病毒的入侵造成电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯他人的合法权益。这些问题都对食品稽查电子档案的安全性构成了严重的威胁。

第三，食品稽查电子档案管理对档案管理人员素质提出了更高要求。档案管理人员既要懂得纸质文书档案管理的操作理论、方法，还要能够熟练使用计算机等信息化设备和一些档案管理软件。

第四，食品稽查单位各自使用的稽查业务电子文件不兼容问题。由于各食品稽查单位使用不同系统、不同格式的稽查电子档案，这就导致电子文件难以转换、不兼容的问题产生，使食品稽查档案信息资源共享受到影响

三、食品稽查业务档案电子化管理对策

在全系统建立统一的食品稽查业务档案电子化管理应做好以下几项工作。一是搭建一体化管理平台。食品稽查业务档案电子管理是一项系统工程，要建立统一的食品稽查档案电子化管理系统和电子认证服务系统，升级改造稽查业务档案管理系统，按照国家标准和业务管理规范，实现网上传送相关业务信息资料，并进行分项归类，明确每项业务的申报流程，并在档案电子化管理系统中进行标记固化；二是建立业务档案数据库。实现稽查业务档案材料全部电子扫描，在稽查工作过程中同步完成电子档案的收集、整理、立卷、电子扫描等工作，做到收档同步立卷，扫描同步纠错，保证稽查档案的准确和完整，实现单位、上下级、部门之间共享食品稽查档案信息资源；三是创新稽查业务档案电子化管理模式。进一步优化升级管理服务系统，实现基于带有PDF签名和时间戳功能的电子认证服务系统，以数字证书和电子印章取代传统印章，保障食品稽查电子档案的安全；四是对食品生产销售企业的证照、普查情况、日常和专项检查记录、监督检查记录、现场监督检查记述、产品原料和添加剂使用情况、工艺流程、厂区环境、产品照片及标签等信息，通过网上系统填报业务数据和上传相关材料直接生成符合电子文件管理要求的PDF版式文件，然后对电子材料进行业务审核，审核通过后直接存入电子档案系统，不再经纸质档案材料的扫描形成电子档案。

（作者单位：衡水市食品和市场监督管理局稽查局）