谈厄瓜多尔水电站项目文档资料管理

李子林 高 艳

(1.中国电建西北勘测设计研究院有限公司，陕西 西安 710000； 2.陕西银泰建筑工程有限公司，陕西 西安 710000)

谈厄瓜多尔水电站项目文档资料管理

李子林1高 艳2

(1.中国电建西北勘测设计研究院有限公司，陕西 西安 710000； 2.陕西银泰建筑工程有限公司，陕西 西安 710000)

完整准确的文档资料是工程项目运行、维护、检修、管理、改建的重要参考性文件。对厄瓜多尔水电站工程工作实践经验进行了分析，通过项目文档资料的收集、整理、归档工作经验进行研究，海外水电工程项目文档管理的编制和整理提供参考，提高档案利用效率及国际工程的整体水平。

文件，类别，编号，分类

1 厄瓜多尔水电站项目简介

水电站位于厄瓜多尔南部地区，电站装机容量180 MW，水轮发电机采用3台冲击式水轮发电机组，单机容量60 MW，包括导流坝，取水工程，引水隧洞，调压井，压力管道，厂房和排水工程，升压站为138 kV，连接两个城市变电站138 kV传输线路和配套设备，并接入厄国家电网。

2 文档资料管理原则

水电站业主为厄瓜多尔电力公司，咨询公司由瑞典、法国、挪威、厄瓜多尔4个国家组成联营体，语言为西班牙语，水电站项目分为4个施工标段，大坝、引水系统厂房、安装、138 kV输电线路。项目成立综合部、设计部、控制部、工程部、采购部、翻译部、HSE部、财务部、机电部9个部门，牵涉的语言种类、部门、相关人员较多。项目在建设过程当中参照《集团公司总承包项目文件归档整理办法》并制定《厄瓜多尔水电站EPC项目文档资料管理办法》，包括过程管控文件、公文资料、设计文件、工程技术资料、商务合同资料、协议书、招投标文件、宣传资料、声像资料、人事档案、安全生产与环境管理、工程竣工资料等，文件管理原则如下：

1)做好电子档分类，根据分类法，编制分类目录,档案保存有条理，主次分明。

2)接收资料认真检查资料质量，保证资料质量，发出文件完整正确。

3)资料分类、整理、编目、装盒、入库，整齐规范、排列有序、查找方便。

4)借阅资料填写借阅单，防止各类资料丢失损毁和泄密。

5)资料存放环境具备防火、防潮、防虫等条件,定期卫生打扫，保持资料库整洁。

6)管理人员熟悉所管理的资料，了解使用者的需求，掌握利用规律。

7)资料保存每半年进行整理、核对，防止资料的遗失。

8)需销毁的档案，编造销毁清册，项目领导批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9)严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

3 文档资料的分类

厄瓜多尔水电站项目资料包括纸质和电子档文件，一部分以中方来往文件为主，包括项目与公司总部、标段分包商发生的往来文件；另一部分以厄方来往文件为主，包括项目与业主、监理、外籍分包商、当地政府部门等产生的往来文件。

3.1发文

项目发文分为：项目对业主单位、监理单位、外籍分包单位、现场其他单位、政府有关部门、上级单位、项目内部、大坝标段、引水厂房标段、调压井标段、138 kV输电线路等。

3.2收文

项目收文分为：业主、监理、外籍分包、现场其他单位、当地政府、上级单位、项目内部、分包商等。

4 收发文字号标识规则

4.1收文字号标识

4.1.1收厄方文件

收业主文件，文号为CELEC-EP-GSR-年号(如：2015)-***(流水号)-OFI；

收监理文件，文号为AGIA-HYDRO-***-年号(如：15)-相关专业西语字符(如：DIS-ELM,FIS-TUN,FIS-SEG,FIS-AMB,FIS-PRE,DIS-CDE,DIS-PRE等十多种)。其中DIS-ELM代表机电，FIS-TUN代表隧洞，FIS-SEG代表安全，FIS-AMB代表环境，FIS-PRE代表大坝施工，DIS-CDE代表调压井设计，DIS-PRE代表大坝设计等。

收外籍分包单位、现场其他单位文件。多个外籍分包商有文件往来，各个分包商有不同的文件编号。如：COINTEC，文号为DELSI-流水号-年份(201*)；CONSTRUCCIONES，文号为MPRC-流水号-年份(201*)；PEOYECONSUL，文号为PC-流水号-年份(201*)；CONTRATISTA，文号为JELR-流水号-月份-年份(201*)等。

收当地政府有关部门文件，如：市政府，文号为：流水号-ACZ-年份(201*)；税务局，文号为：DZ7-ASODETC-年号(1*)-流水号；司法局，文号为：流水号-UJMZ-年份(201*)；卫生局，文号为：MSP-CZ7-DDS-19D01-年份(201*)-流水号-0等。

4.1.2收中方文件

内部接收上级单位，建管(2015)07号，党发〔2015〕07号，设备(2015)031号，质安〔2015〕21号，安环〔2015〕025号，审通(2015)05号，人力资源干函〔2015〕28号等。

4.1.3项目内部等的收文

设计部直接向中方分包商发文，文号为DELSI-FXCW-年份(201*)-***号；采购部直接向中方分包商发文，文号为DEX〔年份(201*)〕成联建***号。

4.1.4接收分包商的文件

收大坝标段项目、引水隧洞标段项目文件多达20多种，如：施工〔年份(201*)〕劳***号，施工物〔WZ〕年份(201*)-***号，施安字〔年份(201*)〕第***号，施工〔年份(201*)〕联系* **号，施工〔年份(201*)〕试验***号，施工经〔年份(201*)〕字***号，施工〔年份(201*)〕技案***号等。

收安装标段项目文件有10多种，如：XBY-DRX-CBHT-JDAZ01-TM(相关专业代号)-年份(201*)-***(流水号),XBY-DRX-CBHT-JDAZ01-CA(相关专业代号)-年份(201*)-***(流水号)，施工〔年份(201*)〕进度***号，施工〔年份(201*)〕报告***号等。

收调压井标段项目文件约10种，如：施工〔年份(201*)〕技术***号，施工〔年份(201*)〕管理***号，施工〔年份(201*)〕HSE***号等。

收当地138 kV分包商标段文件，如：Of.505-201*(L/T DELSITANISAGUA 138 kV)。

4.2发文字号标识

4.2.1发厄方文件

上报业主的文件沿用固定的编号方式，专业分类编号如下：

DTE-专业首字母-流水号-月-年(如地质专业发文号为DTE-DZ-流水号-月-年)，发业主、监理的设计部文件；

DTC-流水号-月-年，发业主、监理的工程管理部文件;

DTP-流水号-月-年，发业主、监理的采购部相关文件;

DTC-流水号-年，发外籍分包商的文件；

DT-流水号-年，发当地政府部门的文件。

流水号及年月应与中文版的文件编号对应。

4.2.2发中方文件

内部向上级单位发文，主要以红头文件的格式主送或抄送，如厄/HT〔年份(201*)〕***号，厄/HSE〔年份(201*)〕***号，厄JS〔年份(201*)〕***号等。

发送分包商的文件主要有4种，其中包括管理〔年份(201*)〕通知***号，管理〔年份(201*)〕批复***号，以及红头文件和会议纪要(将在下文中详细阐述)。

红头文件发文字号由发文单位代字、分包单位标段号、发文类别代码、年份、序号五部分组成。

发文单位代字：以“厄”代表项目。

发文类别代码，质量管理类：ZL(有关工程质量控制、管理)；进度控制类：JD(有关工程进度控制、管理)；技术管理类：JS(有关设计图纸、设计通知的审核和签发，测量、试验资料和成果审核)。

HSE管理类：HSE(有关安全、环保、水保、职业健康检查、整改、通报，管理规定实施，安全文明施工、环保、水保文明施工考核，综合治理汇报考核)。

合同管理类：HT(有关工程合同管理，工程变更，工程索赔，价差调整等文件)。

综合类：ZH(不属于以上各类的文件，文件包括各分标段的内容时，前面的标段号应取消)。

年份：应标全称，用阿拉伯数字标识，并用括号“〔〕”括入。

序号：以阿拉伯数字标识，设三位数，编虚位(即1编为001)，不加“第”字。

4.3会议纪要

会议纪要发文字号由发文单位代字、分包单位标段号、发文类别代码、年份、序号五部分组成。

发文单位代字：以“厄纪”代表项目会议纪要。

发文类别代码，质量管理类：ZL(有关工程质量控制、管理会议)技术管理类：JS(有关设计图纸、设计、测量、试验资料和成果等的评审会议等)。

HSE管理类：HSE(有关安全、环保、水保、职业健康的专题会议)。

合同管理类：HT(有关工程合同管理，工程变更，工程索赔，价差调整等会议)。

综合类：ZH(不属于以上各类的综合类会议，会议包括各分标段的内容时，前面的标段号应取消)。

年份：应标全称，用阿拉伯数字标识，并用方括号“〔〕”括入。

序号：以阿拉伯数字标识，设三位数，编虚位(即1编为001)，不加“第”字。

4.4声像资料的编辑

综合部为声像资料收集的最终点，各部门每月底把整理好的声像资料移交给综合部，综合部以方便查找为原则，按规定格式编辑好，保存至专用硬盘，并另有硬盘备份。

声像资料的种类如下。

4.4.1各级领导来现场的声像资料

编辑标识为：按年月日时间轴、加名称内容的顺序进行编辑，如：(年-月-日)→内容。

4.4.2宣传资料

项目在执行过程中进行的各类里程碑、节点、形象、安全等活动形成的宣传资料进行疏理、编辑，编辑标识为：按年月日时间轴、加名称内容的顺序进行编辑，如：(年-月-日)→阶段→内容。

4.4.3工程施工形象的声像资料

编辑标识为：按各部门分类，年月日时间轴、施工部位再加名称内容的顺序进行编辑，如：部门→(年-月-日)→部位→内容。

4.4.4工程竣工形象的声像资料

编辑标识为：按各部门分类，年月日时间轴、竣工部位再加名称内容的顺序进行编辑，如：部门→(年-月-日)→竣工部位→内容。

文档管理工作是项目管理的基础工作,也是一项系统而且繁杂的工作,工程规模越大,文档管理越显重要，也是一个企业标准化管理缩影。我国施工企业在海外工程的施工中，借鉴国外承包商对待文档管理严谨。

[1] 文档管理在核电工程项目中的设计与实现[J].电脑编程技巧与维护,2011(8):56-57.

[2] 文档控制及其在项目管理中的作用[J].炼油技术与工程,2006,36(11):13-15.

[3] 工程施工文档管理现状分析[J].科协论坛(下半月),2009(2):85-86.

[4] 大型交通工程项目的文档管理——Powercom软件在苏通大桥的应用实践[J].项目管理技术,2007(2):121-123.

[5] 浅谈新形势下基建工程档案管理中应注意的事项[J].商场现代化,2010(7):156-158.

[6] 谈新形势下科研单位基建档案的归档工作[J].浙江档案,2009(3):101-103.

[7] 从文档一体化看工程项目文档控制工作[J].档案学研究,2008(5):98-99.

[8] 项目管理中文档控制与管理的应用[J].中华民居,2012(5):77-79.

[9] 文档控制在国际项目管理中的职能及实施[J].项目管理技术,2013,11(12):32-33.

[10] 浅谈EPC项目管理中的文档控制[J].化工管理,2013(14):65-66.

Discussionondocumentmanagementofecuadorhydropowerstationproject

LiZilin1GaoYan2

(1.PowerChinaNorthwestEngineeringCorporation,Xi’an710000,China; 2.ShaanxiYintaiConstructionEngineeringCo.,Ltd,Xi’an710000,China)

Complete and accurate documentation is an important reference document for the operation, maintenance, overhaul, management and reconstruction of engineering projects. On the construction of the ecuador hydropower station work experience were analyzed, through the project documentation collection, sorting and filing work experience in research, provide the reference documentation management of overseas hydropower project and finishing, to improve the overall level of efficiency and international engineering archives.

document, classification, number, category

1009-6825(2017)30-0231-03

2017-08-13

李子林(1980- )，男，工程师; 高 艳(1983- )，女，助理工程师

TU712

A