浅谈人事档案管理

孙宏霞

摘要：人事档案真实地记载和反映了每个人经历、政治思想、品德作风、业务能力等，是每个人自身成长历史的真实记载，为人事工作的决策提供了可靠地依据，为合理分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。随着我国政治、经济体制改革的不断深入，人事档案出现了许多新情况，新问题。人事档案工作面临了不少新的挑战，档案工作如何与时俱进，加快发展，更好地为党的组织和人事工作服务。

关键词：人事档案；管理

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一、人事档案定义

人事档案是机关、企事业单位在管理所属人员时形成的以个人为单位集中保存的一种特殊的专门档案，是全面系统地考察和了解一个人的凭证，人事档案管理是人事管理的重要组成部分，也是党的组织工作、人事工作和人力资源管理与开发、利用不可缺少的重要参考依据。人事档案对于每个人来说也是极其重要的，它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是工作经历的记录，具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。个人转正定级、职称申报、办理养老保险等，都需要档案“说话”，它的作用不可被取代，如果没有档案，单位和个人的权益都无从得以保障。

然而，目前绝大部分单位由于多方面因素的影响，普遍存在对人事档案管理的重要性认识不够、硬件设施解决不完全到位、档案管理人员不固定，管理水平不专，管理手段落后、人事档案收集工作力度不够、人事档案管理的信息化程度不高等因素。从而导致人事档案缺档、断档、死档的现象都不同程度地存在，不仅给人员的变动、工资调整、员工辞退等人事管理带来诸多的困难，直接影响到人才的正确合理使用，而且不能使人才档案信息得到正确使用，不利于快速、全面、真实地掌握人才队伍现状和科学加强队伍建设，这些情况严重制约了人力资源的开发，难以为现代人力资源开发、使用提供有效的服务。因此，加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。

二、人事档案管理存在的问题

1.档案材料内容不准确

现有的档案材料中存在许多内容前后不符以及内容失真的现象。如：“三龄一历”记载多样。出生年月公历、农历填写随意，且没有说明。甚至更有个别干部的出生年月前后相差较大。参加工作时间、入党入团时间前后不一致，基础学历越来越高。

2.档案材料不齐全

一些年度考核表、履历表短缺或虽有表但未盖公章。还有一些如学历、培训、职称、奖惩等材料，仍在个人手中未能及时收集归档。一些单位分管人事档案工作人员并非专职人员，往往是身兼数职，有时只是将档案材料作为要保存的材料加以收集堆放，没有及时归档，也是导致个人档案中材料不齐全的一个重要因素。

3.人事档案管理方式和手段相对落后，运行效率较低

管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案管理需要专人管理，单独存放。但现在大多数事业单位的从事人事档案管理的人员往往身兼数职，且大部分靠手工操作，未使用干部人事档案电子信息化管理系统，费时、费力、效率低。

4.人事档案利用范围狭窄

提供利用是档案工作的目的之所在。从我国人事工作的现状及传统的人事档案管理制度来看，现有的人事档案利用范围小、频率低。但随着社会主义经济体制改革的深入及企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革，事业单位工作人员由“单位人”变成了“社会人”，这就要求人事档案要更加符合社会需求，扩大利用范围提高利用频率。

三、对人事档案管理的建议

1.要解放思想，与时俱进

随着经济的发展，社会的进步，人事档案的作用也发生着变化，不能象以前一样，把人事档案当作阶级斗争的工具，目前的主要矛盾是人民日益增长的物质文化生活需要与落后的生产力之间的矛盾，因此，在现时期，人事档案对用人单位起参考作用，但是应该转变观念，人非圣贤，孰能无过？在处分类档案中，有的人受过刑事处分，但是改造好后，在今后的工作中也能发挥他的作用，所以用人单位不能排斥这些人，给这些人一些改过自新的机会。

2.加强个人对人事档案作用的认识

目前人事档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，很多关键的个人证明等手续都“绕”不开档案这一关。尤其对于求职心切的大学毕业生来说，计算工龄、工作流动、考研、报考公务员、转正定级、职称申报、办理养老保险以及出国、升学、结婚、生育等都离不开档案；特别是在行政机关和企事业单位，对人事档案是相当看重的。虽然现在有的单位可以补办新档案，但以前的经历、评价、身份等历史资料将不复存在。

3.各级政府人事部门要高度重视流动人员人事档案管理工作

要加强督促，定期检查，发现问题，要及时查清事实，分清责任，严肃处理，决不能姑息迁就。对在档案管理中不认真审查或审查把关不严的人员，要视情节轻重，给予批评教育直至纪律处分；对伪造档案材料、出具假档案、假证明的人员，要依据有关规定给予党纪政纪处分，触犯法律的，要依法追究法律责任；对工作不负责任、违反职业道德规范等不适合做人事档案管理工作的人员，要坚决调离或予以辞退。对发生违纪违规行为的单位，要限期整改；问题严重的，要责令停业整顿，直至吊销许可证。

4.加強电子文件归档管理，提高档案管理水平

根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案（如：纸质档案和照片、录音、录像档案）进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。

5.稳定档案队伍，提高业务素质，档案人员必须从杂业型转向专业型

档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才；提高整支队伍素质，创造条件有针对性适合不同工作岗位的学习进行知识更新，适应对外指导工作和内部基础管理工作；建立竞争机制，克服人的惰性，充分发挥入的主观能动性，有他们的用武之地和舒展才能的场所；建立激励机制，合理设置岗位。

结束语：科学规范的管理人事档案是当前档案管理中的主要手段，是提高人事档案管理的主要手段和措施。在人事档案管理的过程中，坚持以实际状况为主，与时俱进才能够在当前社会发展的过程中发挥其应有的作用，提高社会发展的相应手段和措施。