浅析运用计算机管理财务档案的重要性

李树力

摘 要：随着社会经济水平的不断提高，科学技术获得了极大发展。由于网络信息技术的逐步普及，信息化技术作为当今一种非常适用的工具被应用到各行各域，在账务档案管理中也不例外。本文从信息化技术在账务档案管理中的必要性、原则以及如何使信息化技术在账务档案管理中更好地得到应用等方面进行研究和探索。

关键词：信息化技术；账务；档案管理

一、信息技术在账务档案管理中的必要性

在当今这个信息化的时代，把信息技术应用在账务档案管理中，对高校以及社会的发展是相当重要的，同时具有积极意义。信息化技术在账务档案管理中的应用，改变了传统的账务档案管理模式，同时避免了传统账务档案管理模式的局限性，大大提高了账务档案管理的效率和质量，对高校账务档案管理具有革新作用。除此之外，账务档案管理作为当今一种重要的信息资源，在高校的管理中占据极其重要的地位。把计算机技术应用到账务档案管理中，集合了计算机的储量大、高效方便及查找方便等特点，最大限度地实现了账务档案管理资源共享，同时使账务档案管理也具有了效率高、质量好、科学化的特点，更能为高校做出一定贡献。所以，把信息技术应用于账务档案管理是非常有必要的。

二、运用计算机管理财务档案应正确把握的原则

1.高效性

在账务档案管理中，应将如何提高账务档案的使用效率作为主要目标，围绕着账务档案使用实际，采取具体的管理措施，使账务档案管理能够在高效性方面取得积极进展，满足账务档案的实际使用要求。

2.准确性

除了要保证账务档案管理的高效性之外，保证账务档案管理的准确性也是提高账务档案管理整体效果的重要措施。为此，应准确把握账务档案管理的准确性原则，提高账务档案管理的整体效果。

3.安全性

从目前账务档案的实际使用来看，安全性是关系到账务档案使用的重要因素。因此，只有把握账务档案的安全性原则，切实提高账务档案管理的安全性，才能保证账务档案管理取得积极效果。

三、账务档案管理中采用信息化技术的策略

1.制订管理标准

在账务档案的管理过程中，要想保证账务档案管理取得积极效果，就要从管理标准入手，具体应做好以下几个方面工作：

一是认识到建立管理标准的重要性。对于账务档案管理而言，只有建立明确的管理标准，使账务档案管理有可靠的依据，才能保证整体效果满足实际需要。因此，只有认识到建立管理标准的重要性，才能为账务档案管理提供有力支持。

二是标准的制订应覆盖整个管理流程。在账务档案管理标准建立中，需要对每一个管理流程都进行明确和规定，使管理标准能够起到较好的指导作用，为账务档案管理提供有效的支持和指导，保证账务档案管理的整体效果满足实际需要。

三是标准的制订应保证全面性和科学性。基于账务档案的特点，在账务档案管理标准的建立过程中，既要保证管理标准的全面性，也要保证管理标准的科学性，使管理标准能够具有较强的可操作性，满足账务档案管理需求，提高账务档案管理的整体质量。

2.利用网络信息平台，提高档案利用率

档案是每一个高校或企业顺利开展工作的重要参考，可以为未来的工作提供一定的借鉴与参考价值。为了使这些重要的信息资源得到更好的宣传，应该建立网络信息平台，让这些资料可以更好地为工作所用。

3.借助多媒體，提高档案整理质量

在将信息技术应用到账务档案管理的过程中，运用多媒体技术，实现档案资料由纸质版向电子版的转变，避免了纸质版破损、陈旧等局限性，使账务档案管理的资料能够更好地存储与收藏，从而提高档案整理的质量。

4.理清信息化技术在账务档案管理中的应用步骤

首先，收集整理。档案整理人员应该做好资料的收集与整理。其次，归纳整理，这是信息技术应用于账务档案管理的一个重要步骤。在这个过程中，账务档案管理人员应该尽全力确保档案资料的完整性，才能更好地做好归纳分类。最后，查询和提取，这是信息化技术在账务档案管理中的最终目的，旨在为前面的账务档案管理工作做出一个总结，从中提取出有效的信息。这三个步骤之间是相互联系的，也是做好账务档案管理工作必不可少的。

四、结语

信息化技术在账务档案管理中的应用，不仅保证了的账务档案管理的完整性和准确性，提高了账务档案管理工作的效率与质量，还为财务人员顺利开展工作提供了重要的参考和典范。

参考文献：

[1]郑晶.浅谈信息技术在账务档案管理中的应用[J].东方企业文化，2013（6）.

[2]陆营洁.数字信息技术在账务档案管理中的应用必要性[J].办公室业务，2014（6）.