电子会计档案收集归档管理措施

陶锐

为进一步的提高会计档案收集归档的管理水平，规范会计档案的管理。财政部发布《会计档案管理办法》于2016年1月1日开始实施，此办法针对会计档案的范围、收集归档、移交以及销毁等有关会计的档案的各个方面都做了新的规定，本文主要针对电子会计档案的收集归档管理现状与措施进一步的研究与论述。

基于信息化与全球化经济的发展，企事业单位的会电子计档案收集归档管理也在随之不断地发展。传统的手工账已不能满足发展需要，越来越多的手工账目已经被会计电算化所替代，电算化不但在某些程度上实现无纸化办公，也大大提高了财务会计人员的工作效率，节约了资源，但电算化与手工账相同的是，其会计档案都应当按照《会计档案管理办法》进行收集与归档、按规范进行移交。构建好完整、合理的电子会计档案的收集归档管理方法，才能使电子会计档案可持续的发展。

1.电子会计档案收集归档管理的内容

会计档案包括原始凭证、记账凭证、总账、明细账、日记账，年报、季报、周报以及一些有价值的信息图表等等。电算化的账务处理形式下同样也会形成一套完整的电子会计档案，电子会计档案是存在于存储介质中的会计核算资料，其内容与传统的手工账会计大同小异，但会计电算化比传统的手工账会计核算更加方便、快捷、智能。电子会计档案随着信息化的发展也在进一步的完善，这也顺应了经济快速发展的要求，传统手工账已经不能满足法阵的要求，只有建立健全财务会计管理系统、加强电子会计档案收集归档管理方法才能更有利于当前是事业单位的发展与进步。

2.电子会计档案收集管理的现状分析

2.1电子会计档案的管理制度不够完整

企事业单位中一些年龄稍大的会计人员对会计电算化的操作与使用还不够熟练，在进行电子会计档案的收集归档时仍然沿用手工账时代的做法，不能够完全的发挥出会计电算化的优势。而且，会计电算化是一种新兴的会计记账方法，有些企业的管理者不能够与时俱进，对引用电算化这一做法的必要性认识不够，致使这些企业还处在手工账时代。即使有些企业会计人员会要求使用会计电算化软件，但因经营者要求形成一套完整的手工账，以至于久而久之会计电算化就会被搁浅。这必然也会导致电子会计档案管理制度不够完整，使电子会计档案的收集与管理不能很好地进行。

2.2电子会计档案的归档材料不齐全

会计信息质量要求会计信息必须是连续的，很多企业在引进财务会计软件系统、开始电子会计档案收集归档整理之后，也会对会计电算化的系统进行升级与维护，但是针对以前已经形成的会计资料并没有进行同步优化，很大程度上使得会计信息不连续，不能够符合会计信息的质量要求，以及有的会计人员因为对会计电算化系统带的不够了解，是电算化的过程中只是形成了最为常见的会计凭证与财务报表，而忽略了其他的报表与财务会计信息，导致电子会计资料不能有效完整地进行整理与归档，随着时间的推移，类似的问题越累越多，电子会计档案信息的有效性与完整性就有待考量。

2.3电子会计档案管理人员的素质偏低

很多单位引进会计电算化的时间都不长，管理者还没有认识到会计人员的专业素质的重要性，认为只要能够操作系统，有效进行登记凭证就可以了，并没有对这部分电子会计档案收集管理的会计人员进行专业的培训，或者只是在安装财务软件系统时对财务会计人员进行表面的、浅显的操作培训，电子会计档案收集归档管理人员的素质偏低，不能够真正的掌握电子会计档案收集归档管理的程序，这也在一定程度上导致电子会计档案的收集归档管理工作不能按《会计档案管理办法》中的程序和要求完成。

2.4电子会计档案管理存在安全隐患

电子会计档案很多是被拷贝或者备份到U盘或者移动硬盘里，或是借用其他可储存、可移动的介质当中存储。但不可忽略的是这些储存介质可能会出现失效、中毒的状况，这会导致电子会计档案的丢失与损坏，而且电子会计档案的可移动性也有利于不法分子的盗取，使得电子会计档案的储存与保管有一定的难度。所以要有效的做好备份，定期对这些电子会计档案进行检查，以使得更早的发现问题、解决问题，尽量杜绝因电子会计档案收集归档的安全隐患给企业带来不必要的损失。

3.电子会计档案收集管理的有效措施

3.1把好来源关，确保电子会计档案真实性、有效性、完整性

把好关，主要是指把好电子会计档案的来源，企事业单位在实施会计电算化记账方式以后，会形成很多新型的会计档案，主要以电子数据形式为主。而这些电子会计档案主要储存与电脑、U盘、移动硬盘、或者其他的移动存储设备当中。会计电算化也要求会计人员形成纸质的会计档案，这些资料与账簿都有可以通过计算机和打印机打印得到，可见会计电算化形成的电子会计凭证和账簿才是电子会计档案的基础。应当确保电子会计档案的真实性、有效性与完整性，必须努力做好把关的工作，为了确保电子会计档案的真实完整，电子会计档案管理人员应当做好记录，为电子会计档案的收集归档管理的有序进行和健康发展提供了必要的前提条件。

3.2強化电子会计档案的风险意识、防范安全隐患的发生

电子会计档案主要储存与电脑、U盘、移动硬盘或者其他的移动存储设备当中，与其他的电子信息相同，它都具有可移动、可复制、可能会被病毒入侵等特点，这就使得电子会计档案的存储有一定的风险性。在会计电算化在企事业单位的全面实施之后，财务会计系统基本上代替了传统的手工、纸质的会计核算。因为会计档案一般存储于电脑或者硬盘中，如果不幸发生失窃或者火灾等情况很容易会使得电子会计档案的丢失与受损。所以会计人员务必要加强电子会计档案管理的风险意识，防微杜渐，提前做好电子会计档案安全隐患的防范工作。一定要确保电子会计信息的安全问题，养成及时、有效备份电子会计档案的好习惯。而且，要对电子会计档案的管理有一定的方法，针对每一个电子会计档案进行按时间的编号与排序，年度终了，将这一整年所收集的电子会计档案进行整理与归纳，对其进行关盘刻制，分时间、分类别有效保存。另外，在对电子会计档案的归档保存工作中，要做好防潮、防灰、防火工作，避免因潮湿等自然原因导致电子会计档案的失效或受损。此外，更应做好防盗工作，对电子会计档案储存的档案室有必要安装监控防盗设备，在电子会计档案失窃等突发状况发生之后能够进行有效排查，必要时，还可以选择报警，为警务人员提供视频证据。

3.3进一步完善电子会计档案收集归档管理制度

建立健全電子会计档案的收集归档管理制度，要根据《会计档案管理办法》的要求，对原始凭证、记账凭证、总账、明细账、日记账，年报、季报、周报以及一些有价值的信息图表等等进行分类整理，打印出相应的纸质材料进行立卷归档。而未打印出纸质材料的电子会计档案也应当及时的进行备份副本，要做好防潮、防灰、防火工作，避免因潮湿等自然原因导致电子会计档案的失效或受损。最后，应当制定适宜企事业单位自身的借阅使用制度，内部及本企业以外的人员借阅均应办理借阅手续，内部借阅人应当得到会计主管领导的认可与批准方可借阅电子会计档案，而外部人员借阅应当设置更加严格的借阅制度。保证电子会计档案的安全与完整。

3.4企业应注重专业人才的培养，提升电子会计档案管理人员的综合素质

一部分企事业单位的会计档案管理人员的素质偏低，不能够真正的理解电子会计档案收集归档管理的规范程序，使得日常工作中难免会出现一些纰漏，企业应当重视对专业人才的培养，定期对电子会计档案收集归档的管理人员进行专业的培训，提高他们的专业技能，使其在工作中得心应手。

总而言之，电子会计档案较传统手工会计有更多的优势，但也存在一些不足之处，所以我们应当扬长补短，努力完善电子会计档案收集归档管理措施。使电子会计档案收集归档管理更好发挥其优势，推动企事业单位的更好更快发展。

（作者单位：肇庆市疾病预防控制中心）