地市级档案部门做好档案查阅利用工作的实践分析

周国行/绍兴市档案局

提供档案查阅利用服务，是档案部门发挥档案作用、实现档案价值的主要渠道；不断增强人民群众在档案查阅利用中的获得感和满意度，是档案部门践行“以人民为中心”的具体行动和价值追求。绍兴市档案局以群众需求为导向，加强档案资源建设、加大档案开放力度，档案查阅利用服务由档案馆窗口利用向“馆际一体化”“市域一体化”“省际一体化”迈进；并牢固树立“网络+政务服务”理念，推进“馆室一体化”建设、打造信息化利用平台，率先实现档案利用服务“一证通办、全城通办”。2017年，市档案馆档案查阅利用量首破2万人次大关，群众满意率达99.8%。下面笔者以绍兴市档案局为例，探讨地市级档案部门做好档案查阅利用工作的若干举措。

1 加大馆藏档案资源征集与开放力度

绍兴市档案馆自2008年迁入档案馆新馆之后，以民生档案征集为工作重点，同时加强档案鉴定开放和现行公开文件接收等工作的力度。经过10年努力，馆藏档案从2008年的30万卷增加到2018年的95万卷，增长317%。

一是充实馆藏民生档案资源。长期以来，我们把民生档案资源建设放在事业发展全局性的高度加以考虑，人民群众办事需要查阅什么档案，我们就征集和接收什么档案。为了满足老百姓在房屋交易、资产析权、社保办理、出国工作学习等情况下的查档需求，我们主动出击，全力以赴推进民生档案向全市各级综合档案馆汇聚。到目前，全市6个综合档案馆馆藏档案总量达280万卷，其中学籍、婚姻、公证、房产、出生医学证明、知青等民生档案22种、104万卷，占比37.1%。市档案馆民生档案近40万卷，占比高达42%，目前保存了市区36万余对夫妻婚姻档案，建成了市区婚姻档案保管和出证中心；已接收了市区100多家原国有、集体转制（破产）企业档案，建成了市工商企业档案保管和查询中心；从2011年开始全面接收市区企业退休人员档案6万余卷，建成了企业退休人员档案查阅中心；从2015年开始相继接收了多家医疗机构保存的2014年以前形成的出生医学证明档案53余万件，建成了出生医学证明档案查阅中心。近年来，经与相关部门协商，将当年度形成的婚姻档案、企业退休职工档案、医学出生证明档案等利用率较高的民生档案在下一年年初接收进馆。

二是实施文件级开放鉴定。近年来，市档案局成立了由局主要领导任组长的档案开放鉴定工作小组，出台了《绍兴市档案馆档案开放鉴定实施细则》，指定专门人员负责档案鉴定开放工作。在实际操作中，改进开放鉴定的方式，以件为单位逐件鉴定，在开展档案文件级著录的同时在文件级目录上标注开放等级。实施文件级开放鉴定以来，档案开放范围得以扩大，开放的深度和精度亦得以提升。目前已开放鉴定12批次32000余卷档案，向社会提供利用。

三是丰富网上公开档案信息。我们制定了《档案信息网上开放办法（试行）》《网站档案信息管理办法（试行）》等规范性文件，由文件查阅中心每天向各地市级部门、各区（县、市）收集政府公报和最新公开文件，即时扫描上传，通过绍兴档案信息网、绍兴档案微信公众号、“绍兴档案APP”发布。市民可通过局（馆）网站、“绍兴档案APP”等多个途径阅读或下载4926份1990年至2018年绍兴市人民政府及有关部门的非涉密、公益性、政策性文件，以及3125张馆藏老照片和5893条“绍兴新闻联播”视频。

四是开展跨馆合作。我们借助浙江档案服务网，积极与省内各地档案馆进行互联互通、为人民群众提供档案异地查阅利用服务，截至目前已为杭州、永康、安吉、椒江、乐清等地253人提供跨馆查阅利用服务。此外拓宽业务领域，利用原浙江省、上海市、江苏省、安徽省档案局（馆）分别代表浙江、上海、江苏、安徽三省一市档案部门在上海市档案馆签订开展民生档案“异地查档、便民服务”工作合作协议的契机，与上海市、江苏省、安徽省和贵州省档案馆共享婚姻登记档案、企业退休职工档案、学籍档案、人事档案等11大类民生档案，建立起跨馆联动的查档机制。我们还和上海市浦东新区档案局（馆）签订民生档案利用服务合作协议，全面开展异地查档服务。

2 推进“馆室一体化”建设与打造信息化利用平台

以“馆室一体化”为目标的档案数字化资源积累和数字档案馆（室）建设，是信息化条件下开展档案公共服务工作的重要依托。在强势推进“馆室一体化”的基础上，绍兴市档案局以提升国家综合档案馆公共服务能力、更加便捷地为社会公众提供服务为目标，全力开发“馆际共享平台”和建设“档案远程利用”系统。同时，用足用好浙江档案服务网查阅利用平台。

2.1 推进“馆室一体化”建设

一是加快推进档案数字化。从“十二五”时期开始，市档案局先后投入财政资金3800万元人民币，连续实施两期“馆室一体化与安全管理项目”，全文数字化馆（室）藏档案8200万页，实现绍兴地市级机关部门以及越城区所属机关部门、乡镇（街道）馆（室）藏应数字化的档案全部得到数字化。据统计，“十二五”至今，全市各区（县、市）档案数字化经费投入达7200余万元， 6个国家综合档案馆拥有条目数据1900万条、全文数字化1.2亿页，其中市本级拥有条目数据850万条、全文数字化4500万页。

二是推动数字档案馆（室）建设。数字档案馆（室）是数字档案资源网络化应用的基础平台。近年来，我市各地相继开展档案馆新馆建设，在谋划档案新馆功能布局时同步考虑数字档案馆软硬件建设的相关要求，目前市、区（县、市）国家综合档案馆全部都用上了功能先进的档案馆综合业务管理系统，在馆内局域网实现档案数字资源管理和查阅利用服务智能化。2015年9月，市档案馆通过“全国示范数字档案馆”测评，成为全国首家地市级示范数字档案馆；同年上虞区档案馆通过国家级数字档案馆测评。去年以来，新昌县、诸暨市、柯桥区档案馆相继开展国家级数字档案馆测评工作。大力推进机关部门数字档案室建设，以市直为例，已建成数字档案室195家，其中示范数字档案室63家、规范化数字档案室121家，通过“馆室一体化”系统，各单位数字档案室与属地数字档案馆实现互联互通和数据实时交换共享。

三是实施政务服务网电子文件在线同步实时归档。主动与电子政务中心对接，从技术上打通政务服务网数据交换平台与数字档案馆（室）系统数据交换路径，政务服务网上的行政审批单位办结电子文件可以同步向数字档案馆和本单位数字档案室归档，并能确保此类电子文件的完整齐全、安全可靠、合法有效。截至目前，全市各部门经政务服务网办结的行政审批类电子文件已实现应归尽归，累计接收36家归档单位的电子文件，以及权力事项办结件20000余件。

2.2 打造信息化利用平台

一是协作开发“馆际共享平台”。各区（县、市）档案馆互助协作，借助中国电信VPN光纤构建馆际协同共享政务专网；在共同协商的基础上签署民生档案资源共享协议，制定共享档案利用目录和查阅利用规则。2013年6月9日，市人民政府新闻办公室召开新闻发布会，正式宣布“馆际共享平台”开通运行，面向全体市民提供服务。“馆际共享平台”开通以来，市、区（县、市）档案馆及时提供婚姻档案、出生医学证明档案、户粮档案、农村土地承包档案、农村建房审批档案、山林权证档案、知青档案、收养档案、学籍档案等10多种门类民生档案的查阅利用。考虑到市档案馆离市区较远，群众查档不方便，2013年底将“馆际共享平台”查阅窗口设到市便民服务中心，市民在便民服务中心办理与档案证明相关事项时，可以当场拿到档案证明。档案查阅窗口进入便民服务中心以来，平均日接待量达到55人次，其接待量在便民服务中心所有窗口中一直位居前4。

二是着力打造“档案远程利用”系统。为服务“最多跑一次”改革，打通档案服务与老百姓之间“最后一公里”，市档案局开展以档案利用服务进入全市各乡镇（街道）便民服务中心和居民个人查档“移动办”为核心的“市域一体化”服务体系建设工作，着手建设“档案远程利用”系统，系统包括电脑版的远程查档应用软件和建在手机上的“绍兴档案APP”，要求远程查档应用软件符合乡镇（街道）工作实际情况、“绍兴档案APP”集档案咨询与查档等功能于一体。建设工作从2017年初开始，至2017年10月所有软件开发完成。同时积极争取市委、市政府领导重视支持，请市“最多跑一次”改革专题组办公室、市基层治理体系“四个平台”建设领导小组办公室专门下发《关于将档案利用服务事项纳入乡镇、街道便民服务平台的通知》，在全市118个乡镇（街道）便民服务中心设置档案查阅服务窗口、配备专用电脑并安装远程查档服务应用软件，并且组织全市乡镇（街道）档案窗口工作人员开展软件应用集中培训，自2017年10月下旬起，全市所有乡镇（街道）便民服务中心档案窗口均开展了接待服务。此外，通过借助媒体平台等多种途径，大力宣传推广“绍兴档案APP”，不断提升APP的知晓率和下载量。

在实际工作中，乡镇（街道）查档窗口工作人员利用电脑版查档应用软件，通过二代身份证识别系统审核用户信息，现场受理查档申请，并通过网络及时向档案原件所在地国家综合档案馆发出远程查阅请求并接收作为查阅结果的电子档案以及其他反馈信息，窗口工作人员根据来自档案馆的反馈信息做出答复和进行出证；市民利用“绍兴档案APP”可以在智能手机上进行档案业务咨询和预约查档服务，这样足不出户就可查阅到与个人相关的档案信息及政府公开文件，如要出证，可预约离家最近的乡镇（街道）便民服务中心，方便群众对档案的利用，实现“查档不出门，取件不出镇”的目标。

今年初，市档案局又将“档案远程利用”系统搬上市电子政务办政务云平台，特别是将“绍兴档案APP”预约查档功能纳入浙江政务服务网手机客户端，对已在浙江政务服务网上注册的实名制用户，不再进行身份信息核准，使手机查档具有更好的用户体验。今年8月，市档案局对档案远程利用工作进行“回头看”，组织工作组到各县（市、区）乡镇（街道）便民服务中心档案查阅窗口进行明查暗访，并现场测试窗口工作人员和档案馆后台工作人员的工作熟练程度和反应速度，发现每个窗口工作人员基本能在5至8分钟之内为一名用户提供查档服务。据统计，市档案局推出民生档案远程利用便民服务以来，“绍兴档案APP”下载2180人次，实名注册用户1451人，档案咨询、公开文件点击阅读10314次；通过远程利用系统查档1689人次、出证1383人次，约占总查阅接待量的8.8%，“档案远程利用”系统较好地解决了偏远乡镇群众查档困难的问题，深受群众欢迎。市民查档变“全市跑”为“一站办”、“现场等”为“手机约”、“窗口查”为“网上阅”，查档更加便捷。2017年10月，市档案局档案查阅利用进乡镇（街道）“四个平台”工作被市“最多跑一次”改革领导小组办公室评为全市“最多跑一次”改革“十佳优秀案例”。2018年11月，在市直机关工委组织的全市机关单位“最佳服务举措”“最佳制度创新”“最佳项目推进”评选活动中，市档案局推出的“数据省际共享，群众查档‘零跑腿’”案例被评选为全市10个“最佳制度创新”案例之一。