浅谈如何实现档案管理工作现代化

艾青香

（福海县农村信用合作联社，新疆 阿勒泰 836400）

1 引言

科学技术的飞速发展，计算机技术的广泛运用已经涉及我们生活的各个方面，逐渐成为我们生活工作中的一部分，在这样的环境影响下，传统的档案管理工作已经难以适应现代发展的需求，档案管理工作也慢慢地向着现代化的方向发展。

2 档案管理工作的重要性

随着我国社会经济的不断发展，档案管理工作越来越重要，档案管理的是在各项工作中形成的具有保存考察价值的资料，是对工作的记录和考究的凭证。在企业中，档案管理工作起着重要的作用。档案作为一种信息资源，是对企业生产活动、技术科研和经营活动的真实记录，也是企业的一种无形资产。档案管理工作是否科学规范是影响一个企业管理水平的重要原因，档案管理的作用在企业管理等各方面发挥着积极的重要作用，规范化、科学化的档案管理是企业必须要做好的一项基础工作，科学规范化的档案管理体系使得档案工作的发展不置后于企业的发展速度，它将为公司各项业务的开展创造必要的条件，对规避和抵御各种风险起到一定的作用。传统的企业文件档案管理模式，是以保存在工作中产生的原始信息记录为主要内容，以实现归档信息在必要时刻的历史查考与法律凭证作用为工作目的。这种模式在以手工管理的时代不仅十分重要，而且也十分可行。然而，伴随着自动化管理工具的成熟和普遍使用，企业对其所需信息的控制，已经开始从库房管理模式转向资源管理模式，信息管理的要求和具体实施，已经渗透到企业活动的方方面面。

3 档案管理现代化所面临的问题

计算机管理是网络时代下孕育而生的产物，对很多人来说是一种新兴事物，在当前的档案管理工作中，虽然及时地引用了这种应用技术，但很多工作人员的观念还没有得到及时的转变和更新，尤其是年龄较大的工作人员，还使用着传统的档案管理方式，这些情况导致了档案管理工作的效率非常低下。现代化的档案管理工作要求档案管理人员需要掌握先进科学技术的知识，能够对新技术新设备进行日常的使用和维护，同时还要具备一定的管理能力，需要有较高的文化素养，一般的企业在运用现代化的档案管理手段时都是将设备进行了更换，而人员却没有变动，使得这方面的现代化人才严重缺失，大多数档案管理人员都还停留在计算机简单的收发、查找的使用阶段，对现代化管理的基本知识尚有欠缺，现代化设备的操作方式也没有熟练掌握。

在现代化的档案管理中，档案管理人员的整体素质对档案管理工作的现代化影响很大，在具体的档案管理工作中，大多数的管理人员素质都还不是很高，对工作不够热情，服务意识不到位，对现代化的知识技术以及理念上都还没有进行自主的学习，加上单位组织没有重视对相关技能的培训工作，使得档案管理人员的整体素质都不符合现代化档案管理的要求，阻碍了档案管理的现代化进程。

现代化的档案管理不仅仅是在操作设备上面体现的转变，更是需要在思想观念上进行改变，使之形成一个系统性的工程，需要领导的高度重视和各方面的大力支持，达到通力合作，与时俱进的效果，但就从档案管理现代化发展的现状来看，档案标准化，规范化工作还有待提高，档案管理现代化的理论还需要进一步的加强。[1]

4 实现档案管理工作现代化的策略

档案是记录和保存技术知识和活动成功的文件，同时也是促进知识创造新的成功的重要资源，具有很高的再利用价值和经济效益。随着知识经济时代的不断发展，越来越多的现代化设备已经广泛应用到了档案管理工作中，使得档案记录管理的方法和方式都发生了巨大的改变，以信息技术为前提，实现档案管理工作现代化的发展是当前档案管理工作发展的重要方向。

4.1 及时更新管理理念，加快档案管理工作的现代化建设

为了实现档案管理的现代化，首先要从思想观念上进行改变，档案管理的工作人员要树立科学的现代化管理理念，增强创新意识，并且树立服务意识，自觉地做好档案资料的收集和整理工作，随着计算机网络急速的飞速发展，档案管理工作必须要适应现代化社会信息技术的发展，在档案管理工作方面要加快信息化的建设，使得传统的档案管理工作转向数字化管理模式，在进行档案管理的时候一定要充分运用好现代科技带来的便利，加强工作人员的基础技能培训，用全面发展的眼光看待，利用电子档案，对重大事项的档案归类清楚，建立健全现代化档案管理体系，使得档案管理工作效率不断提升。

加快档案管理工作现代化建设的脚步，必须满足档案管理部门对软硬件设施的需求，硬件设备的保障才能够让管理工作人员正常的进行管理工作。一个部门发展的好坏与领导的管理是不可分割的，因此要对档案管理部门的领导思想进行档案管理现代化的建设，让领导充分了解到现代化档案管理工作的重要性和必要性，树立起高度的责任感，把现代化档案管理建设放在首要的位置，在建设过程中一定要及时地听取员工所反馈的意见，帮助员工解决所遇到的问题，用现代的管理思想对员工的工作进行指导。档案管理工作的现代建设不仅仅需要更新办公产品，使员工工作便利，还要运用现代化的管理手段对员工进行管理，办公条件的现代和管理工作的现代结合在一起，才能真正实现档案管理工作的现代化建设。

4.2 实现管理人员素质的现代化

作为档案管理工作的主体，档案管理人员的素质起着关键性的作用，因此要注重管理人员的现代化。档案管理工作是一项科学性、系统性的专业工作，工作人员素质的高低直接影响到档案管理工作的质量，随着计算机技术等现代化设备的广泛应用，档案管理方式和技术在不断地进步以及改善，档案管理现代化的新形势对档案管理工作人员的素质提出了新的要求，为了更好地适应现代化档案管理工作的需求，要及时对档案管理人员进行素质培养，要求档案管理工作人要转变成综合性的档案人才，加强对档案管理工作人员的教育，使得档案管理工作人员树立起爱岗敬业，乐于奉献的精神，加强不同知识结构和不同年龄技术人员的交流，发挥各自的优势，扬长避短，起到相互学习的作用，建立健全考核机制，鼓励员工积极学习，从而不断提升自身的素质。在现代化档案管理的形势下，档案管理工作者应当联系档案管理的实际，积极总结档案管理的经验，更新发展新的理念，积极创新工作思路，确保档案管理水平有新的突破，档案工作管理人员还要树立起良好的职业道德精神和创新意识，通过自我学习和实践不断提升自己的专业素质，拓展自己的知识面，通过学习相关领域的知识，开阔自己的视野，使得员工自身的发展能够跟上现代化档案管理工作的脚步。[2]

5 总结

档案管理工作是一项全新的事业，档案管理在事业单位中具有举足轻重的作用，现代化科学技术的应用使得档案管理工作从手动操作转变为自动化管理的变革，减轻工作人员工作负担的同时又大大提高了档案管理工作的工作效率，在当前的时代背景下，实现档案管理工作的现代化建设不仅仅是档案管理工作的生存发展的需要，更是契合时代发展的需要，所以这就要求了相关管理人员思想的转变和工作人员自身素质的提升的同时，利用现代科学技术的手段，帮助企业以及相关事业单位全面的实现档案管理工作现代化的建设。