浅析医院数字化档案建设工作的意义与途径

远士骏

秦皇岛市中医医院

1 数字档案的构成

档案是医院在经营发展活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。因此在文字的载体变化的同时，档案的载体也在随之变得多元化。在计算机已经完全普及的背景下，数字化档案已经成为一个不可避免的趋势。不论是将医院纸质档案数字化，还是电子档案的存档，都是档案工作现在需要面对的考验。

1.1 纸质档案电子化

纸质档案在很长的一段时间内占据档案载体的主要组成部分，多数基层档案管理部门的库存档案都是以纸质档案为主。将这些纸质档案转化成数字档案需要硬件设施，而管理数字档案需要软件。但电子化档案所需的软件及硬件设施需要的资金也不容小觑，并不是所有的档案管理部门都能够及时购置相关数字化的设备。

在没有足够的软件及硬件设施的支撑的情况下，可以利用现有工具对纸质档案进行初步梳理，为将来纸质档案数字化做好前期准备。我们可以在excel中先录入档案的抬头、撰稿人、发文单位、收文单位、文件编号、生成日期、存放位置等关键信息，形成详细的数字化目录信息。数字化目录可以更精准的捕捉到关键信息，使档案工作人员能够更快更便捷地查找到相应的纸质档案。而将这样的目录信息共享，既不用担心文件内容被泄漏、篡改，也能有效提高档案利用的效率。档案利用者能够通过目录查找所需档案是否归档及存放位置，再到档案部门进行查阅，避免无谓地奔波。

在有相应的软件及硬件设施的情况下，为了更好地提供档案利用，我们可以将纸质档案通过扫描、微缩等方式电子化，通过软件对数字档案进行系统的管理。在通过扫描仪、微缩设备等硬件设备将纸质档案转化成数字档案的过程中，档案工作人员需要确认档案在转换的过程中没有出现信息的缺失、乱码等问题，保证档案信息的完整性。纸质档案完成转换后，档案工作人员在软件中将数字档案与档案目录进行一一对应链接。在档案管理系统中，档案利用者可以直接通过目录链接到相关的数字档案进行查阅。软件通过对查阅人员的身份进行辨识，提供不同层级的档案信息。档案利用者可以在档案管理系统中获取所需信息，并可实现多人同时查阅或异地查阅。仅在借用档案原件的情况下，档案利用者需要到档案部门进行借阅。

1.2 数字档案的归档

随着科技的进步，计算机、摄像机、照相机等电子设备已经融入日常生活的方方面面，也成为我们工作中必不可少的一部分。在生活、工作中，我们通过摄像机、照相机记录下重要的时刻；在工作中，我们通过邮件沟通工作；在工作中，我们通过OA系统提交申请流程……

（1）声像档案，在声像档案归档的时候，档案工作人员需要确定档案载体的可读取性。声像档案载体的不稳定性较高，容易受到磁性等影响，而不当使用会对声像档案造成不可逆的损坏，甚至导致载体上的档案信息无法读取。因此在保管和利用声像档案的时候，档案工作人员需要根据载体特性进行妥善保管和使用，尽量延长声像材料的使用寿命，并在声像档案载体发生问题前做好相应的备份，以防档案信息的遗失。

（2）邮件，邮件在日常工作中有着举足轻重的作用，很多时候我们需要以邮件为工作及处理问题的凭证。然而邮件多保存在个人电脑的本地磁盘中，有的甚至因为内存不足并未保存而直接删除，这使得邮件处于失控状态。大部分人都没有意识到其实邮件也是数字档案的一种，是归档内容的一部分，导致这一部分数字档案的缺失。档案工作人员应当对此加以重视，督促相关人员将重要邮件保存归档。

（3）OA流程，过去人事任免等通知公告都是以纸质文件进行张贴或者传阅，归档的也是这些加盖公章的纸质文件。现在的很多都是通过OA系统（或其他内部系统）进行人事任免、节假日休假等通知的发布。这些通知会打印成纸质文件归档，而不会归档原始的电子文件。OA系统（或其他内部系统）做数字时代的产物，为现代工作带来巨大的便利，人们可以用它提交流程，而不用像过去拿着申请单到处找人签字。通常提交流程时需要上传所需审批的文件，系统会记录各节点审批人员及审批意见或在签署文件上加注电子签名。OA系统（或其他内部系统）能够更完整更全面地记录整个审批过程，然而这些通知、流程等数字档案一般都存储在IT后台，传统的档案归档范围并不包括后台数据，这也是档案工作人员需要加强关注的。

档案的数字化不仅需要配备计算机、服务器、扫描仪、缩微设备等硬件设施，还需要数据库、管理制度的跟进。没有硬件设施，纸质档案无法完整地转化成数字档案；没有相应的管理制度，数字档案就会处在失控的状态。数字档案的转化和储存需要依靠硬件设施，而数字档案的管理和利用则需要依托软件系统。

2 档案管理系统的建设

档案的最终目的是利用，如何管理数字档案的利用是重中之重。只管理不利用，会使档案失去它的价值。只注重利用，却无法妥善地管理将会导致档案的失控。要管理好档案的利用，需要档案管理系统与档案管理制度双管齐下。

管理保密性高的数字档案，特别是机密档案，需要和一般数字档案区别对待。数字档案在档案管理系统中即使不开放下载及打印功能，浏览人员依然可以通过截屏等方式对档案内容进行存储。为了保证档案内容不遭到泄漏，可通过配备公用机的方式来提供机密文件的查阅。定期对档案管理系统的数据进行备份。注重数字化档案的备份，对系统内的档案资料定期进行备份，可以尽量避免由于系统崩盘、防火墙漏洞等导致数据的遗失、缺失，保证档案的完整性。

结语

数字档案的载体更新换代速度较快，对硬件设备依赖性强。所以档案工作人员需要定期对数字档案的储存载体进行检查、更新，避免发生由于无法读取载体导致档案信息的缺失。