高校毕业生档案转递工作实践与探究

万 妍 施 佳

（1江苏大学管理学院，江苏镇江 212013；2江苏大学学生就业指导与服务中心，江苏镇江 212013）

毕业生档案是学生毕业前家庭情况、学习成绩、思想政治表现、身体状况等情况的文字记载材料。作为人事档案的基础和前身，毕业生档案是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据，用人单位往往根据毕业生档案中反映的德、智、才以及专业特长，将其安排到适当的岗位上。因此，学生毕业后，其档案能否准确、及时地转递到归档单位极为重要，这也是高校毕业生档案转递工作的意义所在。然而，随着高校扩招后毕业生人数大量增加，毕业生派遣去向分散化和就业方式多样化，高校毕业生档案的安全、精准转递工作面临着巨大挑战。

1 当前高校毕业生档案转递工作现状分析

1.1 档案转递工作存在不规范现象

高校档案转递工作不规范现象主要体现在三个方面：转递信息不规范、退档后的二次转递不规范和单独转递档案不规范。转递信息不规范具体表现为转递单位不正确和转递地址、电话错误。目前不少单位和毕业生不清楚档案的管理制度，错误地将档案转递单位填写为不具备档案接收权限的民营企业、外资企业，还有不少毕业生提供的是错误的转递地址或电话，如果高校没有及时审查出不规范的转递信息，毕业生档案就无法准确投递，档案退回过程中会有丢失风险。退档后的二次转递不规范具体表现为高校没有对退回档案及时备案登记，影响日后毕业生查询档案去向。单独转递档案不规范具体表现为高校存在不少毕业生自带档案等极不规范的现象。按照国家有关规定，档案需通过机要、邮政专用通道转递或派专人送取，毕业生自带档案行为严重危及到档案的安全,而且档案长期在毕业生手中很容易成为“死档”，造成的损失不可挽回。

1.2 档案查询不够便捷

目前各高校的档案查询工作水平参差不齐，部分有档案系统的高校，也只能通过检索手工录入的Excel表格来查询档案。尽管不少高校定期将应届毕业生档案去向更新在高校就业信息网，供应届毕业生自行下载查询，但对于往届毕业生查看档案去向，只能请档案管理员帮助查询，增加了档案管理员的负担。对于多年的遗留档案，只能手工翻阅当年的档案交接单查询，耗时耗力。

1.3 档案转递方式存在一定问题和风险

2015年起高校毕业生档案转递方式改为走邮政EMS快递，机要局不再收寄学生档案。相比而言，邮政EMS快递有利于大批量邮寄档案，可全程追踪档案物流信息，便于毕业生监控档案去向。然而EMS转递方式也存在一些问题和风险。一方面，档案转递地址由机要局根据机要寄递关系自动分配变为高校向邮局提供派遣地址信息，毕业生档案有可能按学生提供的信息转递到无档案接收权限的单位，或者出现错派。另一方面，邮政EMS尚未出台明文的学生档案危机应急处理机制，档案转递出现危机缺乏相应的处理依据。以笔者在实际工作中遇到的突发事件为例，邮政EMS曾在大批量派遣时将我校毕业生档案寄丢，邮政方面目前只能按照《邮政法》以普通快件标准赔偿，而档案的价值是难以用金钱来衡量的，赔偿无法从根本上解决问题。加上很多高校缺乏档案转递危机处理的经验，毕业生档案转递工作的安全和规范问题急需解决。

1.4 档案接收单位存在档案未登记归档现象

根据笔者档案派遣的工作经验，经常有毕业多年的学生来电求助，称当年档案寄往的人才服务中心查不到自己的档案。由于毕业后暂时没用到档案，学生也从未核实档案是否顺利寄到人才服务中心。后经笔者调查发现，由于每年各地人才服务中心要接收成千上万份档案，工作人员难免会有失误，不少地区人才服务中心存在档案未登记现象。目前主要总结为两种情况，一是两份档案贴在一起，工作人员整理时误认为是一份，所以只登记了一份。二是档案遗留在中转室，工作人员整理时因疏忽落下了，导致该档案一直没有登记归档。由于系统中没有登记的数据，学生打电话询问时自然无法查到档案信息。

2 加强高校毕业生档案转递工作的对策与建议

2.1 强化高校师生的档案意识

“双一流”建设背景下，各高校管理人员和教学人员都把学生的教育、教学和管理作为重要任务来抓，而对学生档案工作不够重视，向学生普及档案知识的力度远远不够，直接导致学生普遍缺乏档案意识。对此，高校应在新生入学之初就开展档案教育工作，提高师生对档案重要性的认识。一方面，高校档案管理员要积极组织二级学院就业辅导员学习档案知识，端正对档案的认识，只有辅导员重视档案了，才能引导学生重视档案。另一方面，高校要充分利用多种渠道宣传档案知识，如借助高校微信公众号等新媒体平台、开设学生档案知识专题讲座等，在全校范围内普及档案知识，强化师生的档案意识。要引导学生毕业后及时关注自己的档案去向，及时打电话到档案接收单位查询，确认档案安全到达并且登记在册。

2.2 加强毕业生档案管理者队伍建设

尽管高校学生档案管理队伍在高校服务工作中发挥着重要作用，但是其队伍建设未得到应有的重视和加强。究其原因，还是当前高校普遍重教学科研环节，轻学生档案管理。目前，不少高校仍仅有一名档案管理员来负责毕业生档案管理工作。现实情况是不少高校档案管理员往往身兼数职，繁杂的工作使得档案管理员无法深入思考档案工作的改进和创新。针对这种情况，可通过争取增加人员编制，强化机制建设，加强培训二级学院就业辅导员来共同做好毕业生档案转递工作，形成一支专业的毕业生档案管理队伍。只有二级学院就业辅导员能准确交接毕业生档案、规范地审核毕业生档案转递信息，才能最大程度减轻档案管理员的工作负担，整体提升全校档案转递的准确性。

2.3 严格毕业生档案转递制度

严格毕业生档案转递制度，杜绝转递环节的不规范现象。档案管理员与二级学院要强调要求，做好档案转递信息的核对工作，若单位不具有人事档案管理权，档案应该转地到人才服务中心妥善保管。要积极处理好毕业生退回档案、遗留档案，及时登记并记录档案退回原因和遗留原因，主动与毕业生联系，及时将退回档案、遗留档案正确寄出。完善毕业生档案转递手续，任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出，学生不得自行携带档案。

2.4 完善高校毕业生档案查询工作

高校要结合自身特点，认真做好档案查询服务工作。要及时公布档案转递的EMS单号等信息，给毕业生提供档案查询的渠道。毕业生人数较多的高校，也可将档案转递信息分享给各二级学院，由二级学院就业辅导员分享给毕业生。保持查询服务多样化，网络查询、电话查询、人工查询多种方式并举，满足毕业生的需求。为了提高档案查询工作的效率，江苏省推出了“智慧就业服务平台”，学生可登陆智慧就业平台自行填报生源信息、上报就业信息、查看报到证、查看档案去向等，学生对自己填报的就业数据负责，就业辅导员和档案管理员只要在后台审核数据即可，减轻了就业辅导员和档案管理员的工作负担，极大地提升了就业工作包括档案查询的效率。即使是往届毕业生要查询档案去向，直接登录智慧就业平台查看即可，无需打电话到就业中心寻求人工帮助。

2.5 联合邮政EMS建立档案危机应急机制

针对当前邮政EMS转递方式存在的问题和风险，高校应联合邮政EMS建立档案危机应急机制。一旦档案在寄送途中发生破损、丢失等问题，高校和邮政EMS须立即成立专项应急工作小组，应会同EMS上级主管部门立即启动档案查询及搜救工作，并及时通报处理结果。此外，档案管理员应及时和相关学生及其辅导员取得联系，安抚学生情绪，协助学生和用人单位做好解释工作，尽最大可能让学生入职不受档案丢失的影响。

2.6 加强毕业生档案转递问题相关研究

毕业生档案转递会遇到很多突发情况，高校要加强毕业生档案转递问题的相关研究，及时记录总结工作中遇到的各种突发情况和处理经验，为后续可能遇到的各种问题积累宝贵的经验。针对人才服务中心查不到学生档案的情况，学生应立即和高校就业中心联系，档案管理员先查询毕业当年的档案寄出记录和退回记录。若确定档案已经寄出且无退档记录，这种情况很可能是人才服务中心出现了档案未登记归档的现象。此时可让学生带着机要单号或EMS寄送存根作为凭证，去人才服务中心再次查询，请工作人员根据当年档案寄出时间，在相近时间内翻阅档案接收记录，一般情况下均能找回档案。必要时高校就业中心也可出面和人才服务中心联系沟通，请人才服务中心帮助学生寻找档案。这样的情况笔者遇到过10余次，均是档案在人才服务中心未登记归档，最终都成功帮助学生找回了档案。正是因为及时总结了第一次的成功经验，后续遇到类似情况才能快速解决问题。

档案无小事，毕业生档案转递工作出现问题，应引起高校、邮政EMS、用人单位和人才服务中心等单位领导的高度重视，认真研究并加以解决。通过强化高校师生的档案意识、严格毕业生档案转递制度、联合邮政EMS建立档案危机应急机制、加强毕业生档案转递问题相关研究等途径，实现毕业生档案安全、精准转递。

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