事业单位档案管理创新与改革探讨

杨宏云

（临沂市兰山区人力资源与社会保障局，山东临沂 276000）

科学化的档案管理不仅能够让事业单位的发展有序进行，同时也能够对单位自身的精神文明建设有着促进作用。随着改革的不断深入，事业单位档案管理的不足之处也逐渐显现出来，如何进行创新改革以提高档案管理的效率，是当前事业单位需要重点考虑的问题。

1 做好事业单位档案管理的重要意义

档案管理工作是事业单位中一项较为基础的工作，可以作为事业单位发展的参考资料，也是单位与职工权益维护中的重要凭证，同时也是提高事业单位工作质量和效率的必要条件。做好事业单位档案管理工作的意义包括以下几方面：第一，事业单位的领导可以根据档案中所记录的内容，更加全面、及时地掌握单位整体发展状况，并根据档案中的内容来调整及制定更加完善的发展策略。第二，社会各界可以根据档案来分析事业单位的发展状况，从而为选择合适的机构进行合作奠定良好基础。总之，事业单位做好档案管理工作能够提高单位自身的管理效率，让单位向着更好的方向发展，同时也能够促进地区经济的发展[1]。

2 事业单位档案管理创新改革策略

2.1 管理意识创新改革

事业单位与一般的企业不同，是国家的特殊部门，领导及工作人员对工作的重视程度直接影响到事业单位的工作效率。然而，在现阶段的事业单位中，档案管理工作没有受到应有的重视，很多事业单位的领导都认为档案管理是一个简单的文职，只是将相关档案整理归档就完成了工作，导致档案数据的丢失，而一旦需要某些资料时，工作人员会手忙脚乱随意翻找。究其原因是由于领导及工作人员没有意识到档案管理的重要性，疏于管理。

根据上述内容可见，要想做好事业单位档案管理工作，就需要加强领导及工作人员的管理意识，及时创新改革管理观念。第一，改变领导的档案管理意识。改变领导“重业务，轻档案”的思想，将档案管理纳入到日常管理中，重视档案的全面、细化管理，在领导高度重视的基础上，这种管理意识会在潜移默化中影响基层管理人员的管理意识，让基层管理人员更加注重档案管理工作。第二，改变基层管理人员的管理意识。基层管理人员应当要及时更新自身的管理观念，全面做好管理工作，主动对单位内部的各项卷宗进行整理归档，细化卷宗内容，以便后续的查找和使用[2]。

2.2 管理方法创新改革

在传统的管理方式中，很多事业单位的档案管理都非常的落后，没有及时更新自身的管理方式。由于很多单位的管理人员没有及时意识到先进的管理技术和管理手段的重要性，采取“随意管理”的方式，将档案随意堆放在管理库房中，保护措施不到位，管理方法极为落后，无法将单位内部相关档案有效整理。

针对管理方法落后的现状，为了促进事业单位档案管理效率的提升，需要对管理方法进行创新改革，以适应事业单位的发展。第一，制定合适的管理目标。制定合适的管理目标能够促使管理手段的先进化发展，同时通过不断健全的管理机制来约束管理行为和方法。第二，信息化管理方法的使用。随着信息技术的发展，各个单位的管理也逐渐向着信息化方向发展，因此，事业单位应当要以计算机技术、网络管理平台为基本管理手段，不但加强数字化管理，将档案相关内容电子备份，同时也将纸质内容妥善保存，这样，在后续查找和使用调出的时候只需在计算机中查看相关信息即可，省去了大量查找资料的时间。如：将档案卷宗及其相关目录以数字化形式处理，甚至是让卷宗原文实现数字化，便于检索和远程操作利用[3]。

2.3 监督管理方式改革

上文中已经提到，由于很多事业单位的领导对档案管理工作的不重视，导致在实际工作过程中，档案管理人员经常会被其他部门“暂借”，出现抽调人员的情况，这对于本来人员就少的档案管理部门来说，想要做好管理工作更是难上加难。此外，当档案内容缺失、丢失、被盗窃等现象出现的时候，相关管理人员没有起到良好的监督作用，也没有及时上报，导致档案管理失去了真正的意义，很多机密信息也遭到泄露，对事业单位的发展产生了严重影响。

综合上述情况来看，需要通过适当的方式来加强事业单位档案管理工作的监督力度，让整个档案管理工作更加科学化、透明化、规范化。在实际情况中，为了提高监督的力度，可以从以下几方面展开监督工作：第一，制定严格的管理制度和监督制度。对于管理人员来说，需要有严格的管理制度来作为管理工作的“后盾”，让整个管理工作能够有章可循；对于单位的领导部门来说，应当要建立严格的监督制度来对档案管理行为进行监督，对一些故意损毁、盗窃等不法行为要给予严重处理，避免资料外泄造成损失。第二，加强监督手段的实施。除了要制定严格的监督制度外，还要采取适当的监督手段来加强监督，如：在档案室安装监控器，并形成“借阅记录”，对管理人员以及平时查阅人员的行为进行严格的监督，避免一些不规范、不法行为出现，加强档案的监督和管理[4]。

2.4 管理人员综合素质提高

档案管理是一项对专业能力以及专业技术要求较高的工作，随着人事制度的不断深化，一些事业单位相关岗位的工作人员也发生了变化，有经验的工作人员被调离岗位，新人重新替补岗位需求，而且很多人员都没有经过系统的岗前培训直接上岗，管理意识十分淡薄，且管理能力相对较为低下。在这样的情况下，综合素质偏低的管理人员会产生消极的工作情绪，责任心不强，在相关档案资料的收集和整理过程中抱着松懈的态度，影响档案资料的质量，同时也影响档案管理的质量。

由此可见，要想提高事业单位档案管理的整体质量和效率，需要不断加强相关工作人员的综合素质。在实际情况中，可以通过以下方式来提高工作人员的综合素质：第一，加强人才培训。对在职的档案管理人员来说，事业单位相关部门应当要加强管理人员综合素质的培训，不仅要提高其现代化管理专业知识能力，同时也要提高其职业道德素养，使其在档案管理工作中能够秉承着先进的思想态度、采取先进的管理手段来展开档案管理工作。第二，提高准入门槛。对需要招纳新人的单位来说，应当要适当提高准入门槛，在人才招聘的过程中注重综合素质和专业能力的挑选，并以此来衡量管理人员的综合能力。第三，管理人员自我提升[5]。除了单位组织的培训外，管理人员也应当要利用闲暇时间自我提升，不断学习，站在发展的角度不断提升自身专业知识和能力，跟上时代发展的脚步以及单位发展的需求，为档案管理工作质量和效率的提升奠定良好的人力基础。

综上所述，事业单位的发展离不开科学规范的档案管理，因此，事业单位应当要根据自身发展的需求来适当改革和创新档案管理工作，在意识到档案管理创新改革重要性的基础上，从管理观念、管理方法、监督方法、人员综合能力等方面入手，积极展开创新改革工作，为事业单位的发展做好铺垫。

[1] 杨永久.事业单位档案管理创新与改革探讨[J] .办公室业务,2018(06):119.

[2] 李海燕.事业单位档案管理创新与改革探讨[J] .兰台内外,2017(06):61.

[3] 俞惠兰.事业单位档案管理创新与改革探讨[J] .宏观经济管理,2017(S1):161+163.

[4] 郝晶.事业单位档案管理创新与改革探讨[J] .好家长,2017(67):240.

[5] 于珊.机关事业单位档案管理创新与改革探讨[J] .办公室业务,2016(17):192.