浅析电子档案与纸质档案的有机结合

杨春焱

摘要：在当今社会逐渐发展的现在，各种信息化软件逐渐被开发出来，信息变得更加快距离运输。在信息传送的现代化社会中，基本是以两种形式来进行信息统计。一种是纸质档案管理，另一种是电子档案管理。这两种信息管理都可以真实的反映出信息的记录。两者都有自己独自的优势，在当前社会信息不断发展的今天，更多的人会将纸质档案管理和电子档案管理相融合来对信息进行处理，从而为企业或者单位进行相关的信息记录。本文主要针对现在的电子档案和纸质档案在管理上的区别，并提出如何在一定状态下，将这两种档案信息进行融合管理。以供参考。

关键词：纸质档案;电子档案;档案管理;融合

引言 ：随着现在社会科技的不断发展，各种信息技术不断的发展，现在很多事业单位都会进行档案的管理，一个档案的管理是一个企业或者是单位最最要的核心部分，因此对档案的管理要采用认真，仔细的态度进行对待，现在生活中，一般的事业单位或者企业大都是采用纸质档案管理和电子档案管理，但是随着时代的变迁，这两种档案管理方式在进行不断的融合，他们的有机融合，必将是事业单位和企业单位的一个大的飞跃。

一、纸质档案管理

一般来说，纸质档案室将纸张作为信息记载的一种档案形式。在事业单位中，一般是作为公文的图纸，账目管理，工作记录，会议记录等。但纸质档案不易保持，容易被损坏，保密性也不是很好，因此有关的事业领导或者是企业领导要对纸质档案管理工作以重视和认真的态度面对。

二、电子档案管理

随着社会科技的不断发展，各种新型的档案管理软件也逐渐被开发出来，这就形成了——电子档案。其主要的特点是将相关的信息输入电脑中进行有关的记录，通过计算机储存的方式来进行管理，电子档案收集的材料比较完整。现在一般采用的储存的方式大都是以U盘、磁带、光盘的形式进行储存。在现在的云计算机时期，对电子档案的管理一般是以网络储存形式，可以进行远距离的信息传输功能。

三、电子档案与纸质档案相比的优势

对于现在的互联网技术不断发展，在进行档案管理中，电子档案对档案信息容纳量比较大，没有储存空间的限制，电子容量大，并且方便携带。与此同时，电子档案室由计算机处理的，因此对于档案的分类，立卷工作就很高效，准确了。这就提高了利用的效率。同时实现远距离传输的任务。从另一方面来说，电子档案比较容易保存，具有很好的复用性质。

四、纸质档案与电子档案相比的优势

一般的事业单位或者是企业管理中，在进行档案处理时比较强调原始数据的完整性。保证原始的内容，确保其价值，并且档案数据一旦得形成，信息不容易更改，相比较而言，电子档案比较容易更改，同时，纸质档案比较方便阅读，并且其中的档案数据也比较稳定。而且，在单位领导进行审核签字的时候比较不容易更改，具有真实性较强，形成具有法律的证据。

五、档案工作者应具备的能力

电子档案的管理环节，应在纸质档案管理环节的基础上，增强电子文件形成的参与和电子档案长期保存，两者根本的区别是电子档案管理的各个环节技术含量高。电子档案管理，实质是一项系统技术工作。所以，要求电子档案管理人员必须具备档案管理基础知识、计算机应用等方面知识，还要具备一定的外语能力。但对于广大来说电子档案首先需要思考和明确以下问题：

（一）电子文件归档不同于纸质文件归档

因为电子文件是数字化的，储存在计算机外储存器上，传递在计算机网络上，它的归档是属于无纸形式，是在一定的技术环境下进行的，需要采取一系列技术保障措施，才能使归档的电子文件具有纸质档案的功能。它的归档程序、归档的组织领导、归档时间、归档范围、归档份数、归档要求、归档方法、归档鉴定等都与纸质文件归档有区别。

（二）保管电子档案与保管纸质档案的区别

对于纸质档案，人们是在防虫、防霉、修裱和加固、字迹恢复等方面下功夫。而电子档案，则需要依据其软硬件平台变更，在确保电子档案长期处于可用性、可存取性、可理解性上采取下述三种方法：一是把属于一般性的电子文件，转换成各种平台上都能适用的文本文件格式，以不变应万变，消除由于技术进步所带来的影响：二是可以将电子文件建立在多种不同的数据库平台上;三是开发相应的转换软件，当我们所应用的技术与所保存的电子档案在技术条件上的一致性发生变化时，就对所存的电子档案进行相应的转换，使其始终保持同新技术的兼营性。

（三）电子档案利用与纸质档案利用的区别

电子档案的利用一般有直接利用、提供拷贝、通过网络传输等三种方法，由于提供利用的方式和所依赖的技术的多样化，导致它的利用远比纸质档案复杂。因此，加强电子档案的利用管理显得更加重要，广大档案工作者应从建立各个工作环节相对应的措施、办法、规程、规范入手，特别是加强安全、保密方面的管理，并在工作中严格执行，有效监督，必要时可以通过行政手段或技术手段来实现。

（四）电子文件、电子档案真实性的维护

真实性是电子文件管理者面临的现实问题。电子文件与非电子文件之间最根本的区别是，前者是通过不断地刷新和定期迁移来保证其真实可靠，而后者则是通过保证它他们的事务处理中被产生，接受和归档时的原格式的状态来保证其真实性。不管它的形势如何变化，我们要从技术上其他方面采取各种措施，确保它的原始性。

（五）电子档案的保存、维护

保证电子档案载体物理上的安全，这是使其能够通过电子计算机的软、硬件平台，完整、准确并以人们可以理解的形式输出的前提。

（六）纸质档案与电子档案管理应融合

随着现在国家科技水平的不断发展，各行各业也在进行不断的发展，这就对有关的档案管理必须进行细致性的管理，现在的电子档案相对于纸质档案管理中具有的優势比较强，但是纸质档案的管理的真实性是电子档案无法比较的。因此，对于这两种档案管理方式，需要根据具体的情况进行具体的使用。在相关的企业中，可以将两者有效结合，一方面反映真实的档案依据;另一方面，延续电子档案的优点。在现在科技的不断发展中，纸质档案和电子档案的管理应该相互融合，互相利用，从而给自身带来巨大的利益。