浅谈高校档案服务现代化建设

田益萌

高校档案作为社会档案的重要内容之一，高校档案服务能力也随着社会进步发展而成长。高校是知识密集型组织，高校档案服务因其服务需求知识化，服务来源的知识化及服务价值的增值化，由传统服务向知识服务转变。在此基础上，高校档案服务能力构成为：一是馆藏档案资源利用效力，即基础服务能力。它包含服务于师生、校友、社会组织提供的档案凭证与依据服务力，为高校发展历史鉴定，为高校权益维护证明。二是档案服务增值力。通过挖掘档案信息价值，提供具有新的利用价值信息，包括高校大学精神传承力和文化教育的影响力、研究办学规律的资政力，满足具有一定特征的群体或个体对档案信息需求的专题、定题的服务，或者对具有个性特征的特殊需求的服务。

高校档案服务重要作用

高校档案在为校园文化建设服务中发挥着不可替代的作用。高校档案作为第一手资料，为校同文化提供最真实的素材。“海阔凭鱼跃，天高任鸟飞”。同时高校档案中收集了高校优秀师生的真实事迹以及师生参加挑战杯、电商大赛以及重大科研成果的第一手资料，是校园文化的重要组成部分，可以为广大师生提供真实的第一手资料，发挥文化的导向作用，激励广大师生积极提高自身的学习本领，发挥创新能力，开阔广大视野，从最真实的素材中汲取营养，传递校同正能量，塑造高尚的品格。

现存问题

高校档案在为校园文化建设服务中的存在的一些问题

（1）有的高校档案在为校同文化建设中，对于一些科研素材等并未向在校师生开放，对于一些光荣的优秀学子的事迹也只是在新生开学时以展览的形式向学生展览，宣传方式也只是单一的展览形式。

（2）传统的学籍档案管理利用模式效率低下不能适应学生需求。传统的学籍档案管理在归档方面，各院系形成的纸质档案，按学生培养层次不同，由教学秘书把从各类教务管理系统中导出打印的学生纸质学籍材料提交到各管理部门（研究生归研究生院，成教生归成教院，本专科生归教务处）盖章，再移交给档案馆归档保存并提供利用。在档案利用方面，丁作人员以手工查找纸质学籍档案，提供复印件为j三，花较长时间才能利用到档案。而随着出国留学热的兴起，学生都需要向申请高校提供符合国际交流标准的中英文成绩单和学历学位证明，但很多高校档案机构因各种原因无法提供，只能提供原始成绩单复印件。学籍档案管理利用中落后、被动的工作模式越来越不适应快速发展的高校工作要求。

對于上述学生档案在为校园文化建设服务过程中存在的问题，很大程度卜影响了校园文化的建设，不利于全方位宣传高校光荣优秀学子、老师的事迹，不利于在高校里形成一种锐意进取、开拓创新的氛围。

相关建议

（1）建立现代化的学籍档案管理利用服务系统。挖掘服务功能，拓展服务空间，提高馆藏档案资源利用效率，满足利用者快速、准确、便捷地利用学籍档案需求。

（2）开展高校档案编研业务，提高档案服务增值力。高校档案编研是档案信息开发利用的一种高级形式，是主动地、系统地、广泛地为高校和社会提供档案利用的一种有效方式，是保护档案原件和长远流传档案史料的有效措施。它对于全面、系统地回顾高校的发展历史、总结办学经验、积累保存资料、继承并发扬光荣革命传统和优良校风、学风等具有重要意义。

（3）有效利用现代化交流工具。充分利用微信公众服务平台。微信可以为智能手机提供即时通讯服务，而且是一款免费应用程序，因此，可以说，在日前的即时通讯软件中，微信是最受人瞩目、兴起最快的。其兴起的迅速主要表现在两个数字：短短三年，6亿用户。微信的强大功能为高校档案服务力的提升带来了新的转机。在高校档案工作中，微信快速的流动速度和推广力度可以被很好地利用，使微信城为一个新的档案信息发布平台。通过这个微信公众平台，可以每天给师生推送相关档案知识、档案领域的工作动态或者本高校的档案相关信息。

高校档案现代化的必要性

（1）有利于提高高校档案工作效率。传统的高校档案管理工作，对于档案的管理和服务通常都是通过人力进行操作的。档案管理人员对档案进行手工收集、整编并且管理，这种方式工作量很大，同时效率很低。随着信息化的发展，档案管理和服务也在由传统的人工化向自动化发展。对档案实行信息化管理，会大大有利于电子文件的档案管理。在档案服务中，通过信息化，授权范围内的人员就可以对档案和文件进行无时间限制以及无地域限制的远程调阅，档案工作的效率将得到大大提高。

（2）有利于提高高校档案的现代化管理水平。传统的档案管理，因为其大都是纸质文件，对这些档案的存放保管就需要占用大量的空间。不但如此，纸质文件存放的时间自然也有限制。档案信息化以后，就可以建立数字档案，方便档案信息的储存，同时还可以实现档案信息的共享。总之，信息化以后，高校档案的现代化管理水平就得到了提高。随着档案管理信息化的实施，档案管理的各个环节都能实现数字化，实现伞程监控，这将大大有利于档案的管理和服务。

（3）有利于提高档案馆的服务水平。档案归根结底还是为人服务的，高校档案管理及其服务都提倡“以人为本”，也就是在档案利用这一环节要加强其对人的服务力。传统的手工档案时代，要查档案，利用者必须得亲自跑到档案馆进行查询。同时，档案管理人员要进行手工搜索和取档。档案信息化以后，这种传统的利用方式就得到了大大的改观，利用者可以登录档案管理系统，或者利用档案信息发布系统对自己需要查询的档案进行查阅。

[1]罗学玲.高校档案为校同文化建设服务之探讨[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版），2010（04）.

[2]魏维夏.如何利用档案为校园文化建设服务刍议一一以成都工业学院为例[J].西南民族大学学报（人文社会科学版），2012（ S2）.