医院文件档案一体化管理的探究

李红

[摘要]文件档案是行政管理事务活动中所产生的记录，由通用文书转化而来，因此医院文件档案就是医院日常运行与管理过程中所产生的记录文件。医院文件档案管理能够加速医院信息化程度并解决当下存在的问题，而落实医院文件档案一体化管理的具体策略主要有提高对办公自动化的重视程度、建立健全完整的管理体系以及实现对管理制度的规范化落实。

[关键词]医院文件档案；一体化管理

[中图分类号]R197.3；G351.1 [文献标识码]A [文章编号]ISSN.2095-6681.2018.05.31.02

医院的文件档案是非常重要的信息载体，记录了医院的发展历程，也是当前卫生信息现代化建设的重要组成部分，而对于医院文件档案的一体化建设则是医院实现数字化建设的核心环节之一。当前大量的医院仍然采用传统意义上的手书方式记录文件档案，而当实行了统一的文件档案一体化管理之后，医院在文件档案管理方面的效率将大大提高。通过网络化、信息化的管理系统，将公文的处理与档案的管理结合在一起，能够使文件档案的管理工作形成有序的整体，使医院档案部门能够充分利用处理文书过程中生成的数据信息，进而减少重复工作。

1医院文件档案管理的重要性

1.1加快信息化进度

通过现代化的档案管理措施，能够加快医院文件档案管理一体化建设的速度。自21世纪以来，信息技术取得了突飞猛进地发展，社会很多行业都开始应用信息技术进行企业管理，并借助网络技术快速改进企业发展的模式，保证企业一直处在市场的有利位置。对于医院而言，引入大量具有现代化水平的设备，并借助网络技术实现信息共享。医院需要顺应目前的发展趋势，主动抓住机遇，才能提升文件档案管理的整体水平。

1.2解决存在的问题

现代化的医院文件档案管理是解决医院存在问题并提升医院管理水平的重要策略。我国医院虽然数量众多，但不同的医院发展水平及医疗水平都存在明显差距，特别是经济欠发达地区，医院的管理水平普遍明显低于经济发达地区…。很多落后乡镇地区的医院没有建立起良好的档案管理体系，管理水平落后并缺乏现代化的管理意识，很多医疗设备比较老旧，而在档案管理方面，也多采用手书方式。为解决这些存在的问题，需要采用具有科学性和高效性的一体化管理体系，切实提高医院档案管理的效率。

2医院文件档案管理存在的问题

2.1缺乏办公自动化基础

文件档案的一体化管理体系的建设，需要以办公自动化为基础。在医疗领域开始广泛利用现代信息技术的背景下，医院的信息化建设水平日渐提高，并得到了较多的重视，大量专业的信息管理系统开始投入运行，在实践当中也取得了较为理想的成效。但医院在文件档案管理方面通常忽视办公自动化系统的基础需求，一方面，医院需要花费较多成本建设专业的信息化系统；另一方面，医院的档案管理工作仍然止步于传统模式。

2.2职能部门设置不合理

文件管理和档案管理是医院的两个职能部门，长期以来都坚持各自为政的管理理念，在这样的体制下，主管文书工作的文职人员总会为了自身工作的方便，不按规定进行文件处理和管理工作。如此一来，档案部门很少了解医院的文书工作实质内容，很难做到标准化监督并同步文件管理和档案管理工作。当缺乏统一的管理体系后，容易出现收文、归档不全的问题，难以确保档案质量，给档案管理工作带来了诸多不便。

2.3标准制度缺乏统一性

医院不同职能部门的职责不同，工作性质不同，因此形成的文件格式不同意，在文件的归档类别上也有所区别。由于在文件管理上缺乏统一的标准，在处理文件信息时很难被档案管理部门直接采用，而是需要按照档案管理部门的规范，重新编排整理，在很大程度上浪费了人力物力。最关键的是，缺乏具有可操作性的详细保管期限表，使得医院的行政部门人员无法有效利用保管期限表。另外，办公自动化管理是对医院管理理念的革新，涉及众多部门和环节，难以统一协调。

2.4具体应用系统不兼容

办公自动化系统和档案管理系统缺乏兼容性，两者各自为政，使得电子文件的归档工作遇到很大困难口]。就目前的情况来看，应用办公自动化管理的医院大多采用专业软件设计公司所编制的系统，但档案管理部门则主要应用适用于档案管理部门的软件系统，因两个部门所使用的软件系统完全不一样，因此产生的数据也很难在另一个软件系统下进行转换，应用系统的不兼容问题，导致了文件档案管理的一体化事实上难以施行。

3医院文件档案的一体化管理策略

3.1提高对办公自动化的重视程度

建立现代化的医院管理体系，必须依靠现代化管理系统，而实现对档案管理的现代化建设和改进，则需要医院管理部门加强对文件档案实现一体化管理重要性的认识，重视实现医院办公自动化建设工作。在医院领导的带动下，医院各成员均应参与到办公自动化体系建设的工作中，加强对办公自动化的认识，使全员理解实现办公自动化是提高医院决策水平以及工作效率和調控能力的重要基础。为加强医院工作人员对于实现文件档案一体化管理的认识程度，医院可以组织工作人员进行培训和学习，邀请该领域的著名讲师入院开展讲座，也可以带领工作人员进入已经实现文件档案一体化管理并取得显著成效的医院进行参观和交流。办公自动化系统覆盖了医院管理的各业务流程，通过轮流培训的方式转变其观念，从而明确办公自动化系统建设的目的及意义。

3.2建立健全完整的管理机制体系

应在文书档案工作人员的观念中植入文件档案一体化管理理念，使两者整合为一个完整健全的系统，才能够实现对文件档案的高效管理，这也符合时代要求。文件档案工作人员需要对一体化管理体系的建设产生充分认识，打破传统意义上狭隘、局限的观念，树立局部与整体结合的一体化思想，转变对文件档案管理分离的情形。医院办公室是文件档案管理的主观部门，应协调统一制度，制定各流程、各职能人员的工作规范，对文件档案的统一化管理工作进行统筹安排和科学规划，将文件前后端有效连接起来，全过程统一高效管理文件档案工作，提高不同科室的管理效率，从根本上避免资源浪费的情况出现。将原本分散化管理的工作整合到一起，实现集中管理，满足医院对电子文件信息实行统一管理和高效利用的需求与要求。

3.3实现对管理制度的规范化落实

对办公流程的再创造，是对文件档案管理制度的彻底变革，并非在原来的基础上稍加修改和补充。按照医院自身对于信息化建设的要求，需要对各部门的职责予以明确，并规范处理电子文件的各个过程，同时制定适当的奖惩措施以实现对相关制度的贯彻落实。对电子文件的修改和整理更方便，其可塑性较高，因此在记录过程中提升了便利性，但也正因如此，电子文件的真实性和原始性就变得难以确保。医院可以采用专业的电子文件安全保护措施，制定相应规范，有效避免电子文件被随意修改或删除，拒绝非法访问，从而保证电子文件的安全性和保密性。另外，为保证文件档案一体化管理的正常使用，应采用严格的监控措施，并避免数据丢失或非法使用的情况出现。为有效规范对文件档案的管理工作，需要集中精力制定具有统一性的管理标准，在设计一体化管理软件时，需要设计具体方案并对各细节进行统一管理，省略不必要的操作过程。

4讨论

实现对医院文件档案的一体化管理，有助于提升医院的档案管理水平，促进医院的长远发展，为医院实现高效运作和管理提供必要保障和基础。本次研究针对目前医院档案管理存在的问题提出针对性的解决策略，通过文件档案的一体化管理实现对医院档案的高效管理，从而达到预期目标，也为今后其它医院的一体化管理体系建设提供重要参考。

本文编辑：吴宏艳