信息化背景下高职院校档案管理措施

龚彩云

(泉州经贸职业技术学院, 福建 泉州 362000)

高职院校的档案管理工作无论在教学层面还是科研层面都发挥着极其重要的作用。传统的以“你来我查”为代表的被动式的档案服务已经不适应高职院校发展的需要。因此，要结合档案管理实际特点，对传统档案服务模式进行优化和创新，全面提高高职院校档案管理信息化水平以进一步提升档案服务管理水平，这已经成为高职院校管理者以及档案工作人员关注的重要课题。

一、信息化背景下高职院校档案管理创新的意义

(一)提高工作效率

在传统的档案图文管理中，管理方法相对落后，不能充分发挥其信息优势，难以充分实现数据的收集和利用。在传统的人工管理中，档案越多，管理质量就越低。在信息化背景下对传统档案管理进行改革，可以提高档案管理的质量和效率，还可以提高文件信息的利用率，实现档案管理现代化。

(二)促进资源共享

随着互联网技术的飞速发展，利用信息技术不仅可以收集和整理档案，而且可以实现信息共享。这给相关用户带来了更方便、快捷的体验。档案管理不再需要通过传统的方法来检查和收集信息，大大提高了相关服务的质量和效率。需要注意的是，在进行资源信息共享的同时，必须加强私密信息安全保障管理。

二、信息化背景下高职院校的档案管理措施

(一)加强对档案管理系统的开发

档案管理系统的研发人员要基于现有档案管理功能集中开发预卷功能，并能够与其他业务系统对接。这样能够有效打破跨部门间沟通的壁垒，使信息资源能够在各个业务部门实现高速传播。高职院校档案管理系统可被视为一种高度集成化的信息平台。档案管理系统要注重搭建档案管理的功能模块：第一，支持档案采集的网络化。该系统能够在线上处理常见档案管理事务，如立卷移交以及审核归档等，并能够与OA共同完成收文以及签报事宜。另外，还能根据平台性质，对目标文档进行归档处理。第二，支持档案保管的网络化。要能实现远程管理库房及网络数据库，要能实时监控库房温度以及湿度变化。此外，还需精准识别用户身份并进行授权管理等。第三，支持档案利用网络化。该系统要能支持用户实现线上查借阅以及流程审批等。第四，支持协同管理的网络化。协同管理主要包括待办事项提醒和跟进，档案流量情况监测以及归档质量分析等。

(二)提高档案管理人员的能力

档案管理部门要充分调动档案管理人员学习研究的积极性，鼓励他们学习计算机技术，包括文件数据录入、网络内部链接、图像处理、网页制作等。通过继续教育和开展讲座等方式，对档案管理人员定期进行档案业务培训，进一步充实与档案管理相关的知识，提升档案管理的能力。

(三)完善档案管理应用系统

在档案管理应用系统中，学校的所有部门都可以根据自己的权限在应用系统中传输相关文件，并标注处理意见，在年终时做一份清单归档，这样可减少图文信息中心归档数据的输入工作。要确保电子文档的真实性、安全性和完整性。建立学校档案数据库，全面升级档案部门网站，在网站中介绍学校档案管理发展状况，让访问者能够通过网站及时了解档案管理的最新动态。

(四)加快制定档案信息化建设的规章制度

根据档案信息工作的要求，制定具体措施和方法，明确档案信息化建设的重点和任务，做好高职院校档案管理的指导、运行、管理和维护。高职院校档案信息化建设应遵循系统化、规范化的原则，确保档案信息向系统化、标准化的方向发展。档案信息化建设的制度一般包括保密制度、使用制度、网络安全管理制度、运营管理制度和档案管理人员的工作目标、责任制度等，要在工作实践中不断完善制度。

(五)创新档案管理手段

为适应信息时代的发展，高职院校应将信息技术建设作为档案管理工作的重中之重。随着档案资料的增加，可以建立信息化档案中心。信息化档案中心的优势在于它可以长时间存储海量信息，一定程度上提高了档案资源的利用率。

三、结语

信息化背景下，档案管理的信息化程度越来越高，网络技术的运用，使档案管理呈现出高度集中化及网络化特征。高职院校的档案管理工作要与时俱进，不断创新，使档案管理更加便捷、有效。