互联网+背景下高校网上校务服务平台构建研究

刘秀琴 李松

[摘 要] 本文在分析了“互联网+”背景下高校校务服务信息化现状及存在的问题基础上，提出了哈尔滨工程大学基于开放式流程平台构建网上校务服务平台的思路，并详细阐述了该平台的功能设计、实践经验及建设成效，以期对高校校务服务信息化建设提供有益的参考。

[关键词] 开放式；流程平台；网上办事中心；校务服务

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 01. 091

[中图分类号] G648.1 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2019）01- 0213- 04

1 引 言

随着“互联网+”时代的到来，高校校务服务信息化水平日益提高。面向师生提供多渠道、无差别、全业务和全过程的便捷校务服务成为各高校信息化建设的重点内容和主要目标 [1-2]，哈尔滨工程大学以开放式流程平台为基础，逐步建设并整合各类服务事项，优化服务流程，构建了面向师生的网上办事中心服务平台，为师生提供良好的“一站式”服务体验。

2 “互联网+”背景下高校校务信息化服务现状及问题

近年来，随着高校信息化水平逐步提高，智慧校园建设已成为高校建设发展的重要内容，面向学校校务管理及服务的各类信息系统逐渐建立并应用起来，这些独立的MIS系统在一定程度上解决了学校行政管理与服务方面的问题[3]。但随着业务数据的积累和各业务的不断变化，围绕学校主要业务（包括人事、科研、财务、学工、教务等）建设信息系统的高校信息化模式存在以下问题。

（1）系统高度个性化，开发周期长。因各高校业务存在很大的不同，同一类业务系统，各高校需求差别很大，系统可复制性低，带来系统开发周期长、成本高、风险大等问题。

（2）数据整合度低，信息孤岛现象严重。各MIS系统分别由不同的厂商建设，系统间数据整合度低，缺乏全局数据标准规范约束，数据交换共享困难，信息孤岛现象普遍存在。

（3）部门间协同不高，用户服务体验差。独立建设的信息系统，难以实现跨系统、跨部门的服务流程，无法完成部门间协同服务。同时，各系统UI单独设计，风格各异，用户服务体验差。

以部门管理为驱动的MIS构建模式已不能满足学校信息化建设的需要，各高校参考政府机关的“一站式”行政服务大厅建设模式，逐渐推进面向师生的服务统一到行政服务办事大厅或各部门的服务窗口[4]。我校在2014年建设了实体综合服务大厅，集中整合了教务、学工、研究生、后勤、信息化等部门的办事服务窗口，同步上线了涵盖各类事项办事指南及业务表单的服务大厅网站。虽然这种实体服务大厅+服务指南网站的校务服务模式减少了师生办事跑路，但师生办理大部分事项仍需要经历以下过程：①登录办事指南网站；②查找办事说明并下载表格；③填写个人信息及办理信息并打印；④请本单位负责领导审核并签字；⑤前往“四办”盖章；⑥前往服务大厅办理。这种模式并未彻底解决师生办事流程复杂、反复填表、多次跑路的问题。构建流程优化的“一站式”网上办事中心，才能让用户体验更简单，进而推进智慧校园建设。

3 网上校务服务平台建设思路及设计

以简化学校事务审批流程，建立规范、高效的网上审批工作流程为标准，以最大程度便捷师生为目标，以事项生命周期为主线，全面梳理教学科研、生活服务、行政管理等流程化的业务事项，采用“平台+服务”的应用系统建设模式，将流程开发与系统对接相结合，构建开放、易部署、适应事务流程变化和岗位调整的“一站式”网上办事中心。面向用户的网上办事中心页面如图1所示。

4 网上校务服务平台架构设计

网上校务服务平台为用户提供便捷的“一站式”服务，其架构基于开放式流程平台建设（如图2所示），开放式流程平台在面向业务部门的管理系统和终端用户界面之间增加了一层面向事项办理业务的流程服务层，使学校各业务流程模型与各系统管理的数据模型实现融合对接，从而既能基于平台开发建设服务流程，又能较为方便地整合各系统已涵盖的服务，实现各业务长期的持续改进与持续定制[5]。

（1）用户体验层：该层面向用户展示服务事项，通过流程服务中心的模式，将所有的用户体验整合起来，从而实现真正的“一站式”服务效果。

（2）流程服务层：该层是开放式流程平台的核心，将所有流程及表单的开发、运行环境统一起来，形成标准化的表单、标准化的流程图、标准化的事件响应代码，即实现流程服务的标准化和平台化。

（3）应用系统层：由管理系统的具体业务构成，即传统意义上的ERP/MIS层。流程服务平台通过事件驱动的整合服务模型，将平台与具体的系统管理功能实现全方位的整合。

5 網上校务服务平台建设内容

5.1 全面梳理面向用户的服务

以实体服务大厅涵盖的服务事项为基础，同时，通过召开师生座谈会、网上调查问卷、师生满意度调查等多种方式，调研了解师生的真实需求[6]。由校办牵头，按照大力推进“零接触”业务，使更多事项在网上办理，必须到现场办的也要力争做到只进一扇门，最多跑一次；力争实现“协同审批、一网通办、一窗受理”的基本要求。各处级单位根据用户需求及本部门提供的服务，全面梳理面向师生提供的服务事项，优化业务流程，将适合在网上办理的业务分期分批逐步实现网上办理。我校共计梳理出面向用户的服务事项200余项。由信息化处指定专人与各业务部门负责人对接，协助分析事项办理流程，并安排开发、上线事宜。

5.2 构建开放式网上校务服务平台

网上校务服务平台基于开放式流程平台建设，主要功能包括网上办事中心、流程监控中心、“云”开发中心、岗位权限配置中心、业务与数据集成中心。

5.2.1 网上办事中心

办事中心为用户提供启动事项办理流程、接受办理任务、审批任务、查询事项进展的统一入口，为了更直观、全面地展示事项进展，按事项的生命周期将平台功能分为可办事宜、待办事宜、进行中事宜、已结束事宜等模块。按用户角色分为教职工和学生两种。各模块功能如下：

（1）可办事宜模块是用户登录系统后的首页，展示了某角色能够办理的全部事项，为了便于查找，按照用户在学校所涉及的业务领域进行细化和分类，平台提供分类自定义管理，可随着事项的增加而自由扩展。我校教职工角色已上线流程类别包括：办公办文、教学教务、科学研究、组织人事、财务资产、国际交流、后勤基建、网络信息、生活服务、宣传统战、工会保卫、校友基金等。学生角色已上线流程类别包括：学生事务、学习学术、财务资助、合作交流、网络信息、图书档案、生活服务、社团实践、创新创业等。

（2）待办事宜模块涵盖需要用户审批、确认或转发的事项，该功能模块实现了基于用户的平台自身待办提醒，同时，与统一通信平台对接，可有针对性地实现部分岗位的短信、邮件提醒，为用户及时处理提供便捷途径。

（3）进行中事宜模块展示了用户参与的且还未办理完的事项，提供了事项办理的详细步骤、办理人、办理时间等，并以彩色进度条直观展示了事项进展情况。

（4）已结束事宜模块是用户参与了且已经办理完成的事项，为了方便用户查询，提升平台性能，实现了自动按年度归档，已成为用户的电子工作记录本。

5.2.2 流程监控中心

流程监控中心旨在提供管理员（或事项负责人）对事项办理过程进行有效的监控、干预管理，避免因某岗位人员变动或不及时审批而导致流程事项长期停滞。该模块包括全局的流程状态查询，任意流程实例的查询、回退、撤销、数据修改等非正常干预，流程承载的业务数据汇总查询、存储及导出管理，流程事项办理效率直观分析等，是对网上办事中心所运行的事项进行查询、统计、分析及异常情况处理的流程驾驶舱。该功能支持分级授权，即可以将不同的流程事项分发给不同的管理员进行分布式管理。目前，我校是按学校主要业务类别（例如：办公类、教学类、科研类）及实际需求将流程监控权限分发给各负责人，信息化处作为系统超级管理员负责权限配置及整体业务监控管理。

5.2.3 “云”开发中心

开放式流程平台中流程的开发完全在“云端”进行，即开发者访问部署在用户环境中的InfoPlus私有云服务，即可在浏览器环境中完成所有的开发工作[7]。“云”开发中心通过自身引擎将表单编辑器与流程编辑器整合起来，支持表单数据和流程状态的整合开发，并支持版本管理[8]。开发人员可以通过一体化的开发环境定义一个完整的业务流程，包括建立流程模型、导入业务表单、配置流程各节点的岗位、设置流程管理人员、配置流程与数据关联事件等。以我校教职国内进修（流程图见图3）为例，近几年学校进修、培训所填写的业务表单变化不大，而审核流程每年都会有所调整，通过在“云”开发中心可以方便地增删节点，更改审批步骤，发布新版本，从而快速适应学校教职工国内进修业务的变化。

5.2.4 岗位权限配置中心

在基于流程化的管理环境中，权限体系是必不可少的基础模块。流程的岗位权限体系需要结合学校组织架构、角色岗位构建，该模块支持基于角色/岗位的权限体系RBAC，以及组织架构与角色岗位的矩阵式管理[9]。实现了权限体系与流程表单数据的无缝对接。我校网上办事中心及需要接入该平台的第三方应用系统均与学校统一身份认证系统实现了对接，解决了师生办理事项身份认证问题，保障“一站式”服务入口统一。各业务办理岗管理采用数据交换+流程平台配置相结合的模式，即在人事、学工、教务等系统中设置和管理的岗位（例如：处级干部、学生辅导员、教学秘书等）利用数据交换实时更新至平台中，未在其他系统中涵盖的岗位，通过岗位权限配置中心设置和管理。

5.2.5 业务与数据集成中心

基于开放式流程平台的網上办事中心涵盖各类校务服务，其业务流程来源主要包括基于平台开发建设的流程和第三方系统对接流程。

对于在流程平台上开发的事项与数据对接方式为：平台采用事件驱动的微服务架构，通过事件触发的机制提供流程级事件、步骤级事件和字段级事件。在流程实例处理过程中，业务流程实例中某一步骤的处理过程中和字段处理过程中的每一个操作动作都能触发不同的事件用来获取所需要的数据[10]。这些事件的触发，通过Webservice或REST中间件调用触发数据。

对于从第三方系统中抽取出来的服务事项，流程平台提供标准的对接规范，第三方系统提供标准化的API接口，集成任务中心整合后，即以与平台开发的流程同样的形式显示在用户待办、进行中、已结束等模块中，真正做到任务的深度集成。目前，我校已在网上办事中心对接集成了教务、研究生、科研、财务、资产、学工等近十个MIS系统，对接事项80余项。对于因信息系统建设较早，第三方系统开发商无法提供接口开发等情况，我们的建议是在掌握系统数据字典的前提下，可以基于流程平台重构面向用户的办理流程，通过集成中心将流程业务承载的数据推送至原业务数据库中。以我校学工系统为例，因系统陈旧，开发商不再提供接口开发服务，我们将面向学生的奖学金、助学金、助学贷款、勤工助学等业务的申报和评审在流程平台上重建，将其产生的结果数据重写入学工数据库中，辅导员及学生处等管理人员可通过网上办事中心审批，在学工系统中查看、统计汇总结果。

6 建设成效

基于开放式流程平台的网上办事中心为学校校务服务工作带来的改变主要表现在以下方面：

（1）改变信息系统开发模式，快速响应学校个性化需求。开放式流程平台用标准化的流程模型描述信息服务需求，并以标准化的方法开发，彻底改变学校信息化中工作量巨大的个性化管理服务流程的开发模式。可根据业务部门和院系自身需要，快速定制符合业务部门需求的服务事项。从而将学校信息化管理服务的水平和建设能力提高到一个新的台阶，成为学校智慧校园建设的重要支撑手段。

（2）整合业务流程及数据信息，实现跨部门协同服务。开放式流程平台打破了各部门、各系统间的壁垒，以先进的流程服务理念，将分散在各领域的业务流程及数据信息有效的整合起来，使高校各部门真正协同服务成为可能。

（3）体现一站式服务理念，提高用户服务体验。对师生用户而言，网上办事中心屏蔽了各种信息系统的复杂性，统一了办事入口，师生无需关注所办事项来自于哪个系统，只需用同一种操作体验，实现各种信息服务和办事流程，真正实现“一站式”服务，提升用户服务体验，提高办事效率。

经过近两年的建设，我校现已上线各类服务事项120余项，师生访问量12万余人次，提供网上事项办理5万余件。逐步实现了让学生办事少出教室，让教师办事少出学院，学院办事少跑部门的目标。提升了学校管理和服务水平，促进事项清楚、流程简明、职责明晰、办事便捷，部门、科室之间高效协同，校院之间良性互动。让师生真正体会到了信息化的方便与快捷。

7 结 语

本文详细描述了智慧校园环境下高校网上校务服务平台设计过程和实践内容，基于开放式流程平台构建高校网上办事中心的应用系统建设模式，梳理优化了学校校务服务流程，真正实现了网上“一站式”校务服务，提高了部门协同服务效率，提升了师生信息化服务体验。

主要参考文献

[1]刘承功.面向用户的网上“一站式”服务探索——复旦大学推进互联网+校务服务实践[J].中国教育信息化：高教职教，2016（13）： 68-70.

[2]沈桂凤.“互联网+”时代高校综合学生事务大厅的构建[J].现代职业教育，2017（24）.

[3]穆荣.高校一站式服务大厅的探索与构建[J].科技广场，2016（11），96-98.

[4]赵泽宇，张凯，宓詠.高校一站式信息化服务[J]. 科研信息化技术与应用，2012， 3（3）： 52-59.

[5]辛鹏.流程的永恒之道：工作流及BPM技术的理论、规范、模式及最佳实践[M].北京：人民邮电出版社，2014.

[6]束乾倩，涂庆华，陈思，等.“以人为本”理念驱动下的网上一站式服务大厅实践探索——以南京理工大学应用为例[J].教育现代化，2017（46）：255-256.

[7]曲英涛.哈尔滨工程大学：基于BPM的人力资源信息化系统研究与设计[EB/OL].http：//www.edu.cn/xxh/media/zyyy/yyxt/201806/t2018

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[8]熊余，张绍荣，王涛.基于协同工作的平台型高校办公自动化系统设计[J].数字通信，2011，38（5）：61-64.

[9]方伟杰，程艳旗.推进高校学生信息化服务建设的几点探索[J].中山大学学报：自然科学版，2009， 48（z1）：29-31.

[10]沈丽超.流程再造视域下的高校一站式服务中心建设研究[J].吉林省教育學院学报，2016，23（3）：119-121.