ERP环境下管理会计应用的几点思考

□冯锦慧,李 征

(山西财经大学，山西 太原 030006)

2014年,财政部发布《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》,提出了全面推行管理会计的主要措施和任务。自2016年财政部颁布《管理会计基本指引》以来,已经陆续发布了22项应用指引,分别从企业战略管理、成本管理、营运管理、投融资管理、绩效管理、报告体系以及管理会计信息系统构建方面提出具体指导意见,对于切实推进我国企业管理会计的应用,建设中国特色的管理会计应用体系意义重大。

1 管理会计思想与ERP系统具有高度融合的特点

财政部“指导意见”和“基本指引”指出:“管理会计作为现代会计的重要分支之一,主要服务于单位内部管理需要,是通过利用相关信息,有机融合财务与业务活动,在单位规划、决策、控制和评价等方面发挥重要作用的管理活动。”规划、决策、控制、评价是其基本职能,终极目标是企业“提升内部管理水平,促进经济转型升级”。

管理会计在发挥其各项职能时,需要依赖于大量的数据与信息。因此说,管理会计体系是“二元”的。管理会计必须是管理控制系统和信息支持系统共同组成的功能体系(冯巧根,2018)。单一的管理会计功能,都无法充分发挥其作用,没有信息系统作为支持的管理会计思想与理论只能是空中楼阁,没有通过管理会计理论与方法处理的信息都是无用的。如片面地认为管理会计只有信息支持系统或者管理控制系统功能的一种功能,对企业管理实践是不利的,对科学性决策会产生负面影响。可见,管理会计体系的高效应用离不开信息系统的支持。

ERP(Enterprise Resource Planning)是企业资源计划的简称,最早由美国IT分析咨询公司Gartner Group Inc.提出,对其认识,不同的学者看法不同。简单来概括,是对企业的物流、资金流和信息流等各种资源进行全面集成管理的信息系统,是建立在信息技术基础上,利用现代化的先进管理思想,全面集成企业所有资源信息,并为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台(邵丽萍,2016)。由此可见,ERP系统是集信息技术与先进管理思想于一身的一种系统,伴随着信息技术的发展和管理思想的演进,ERP系统经历了从基本MRP(物料需求计划),MRPⅡ(企业内部资源整合)到现在以客户为中心,以供应链管理为核心的ERP(企业资源计划)几个阶段。现阶段的ERP系统,利用更加先进的信息技术,融合了供应链管理、客户关系管理、精益生产、敏捷制造等先进的管理思想,并且还提供了BI商务智能分析软件,将大数据分析技术融入其中,为企业进行数据分析提供技术支持与信息平台。

ERP系统以销售预测、销售管理为源头,进一步进行生产计划和生产作业管理,确定采购作业计划,实施库存管理、成本管理与设备管理等,并由业务模块将数据传输至财务管理模块,自动进行账务处理,实现了业务财务一体化。

由此可见,二者在目标、内容及要求上都是高度融合、相辅相成的,都以提高企业经济效益为终极目标,以事先的预测、计划,事中的控制以及事后的考核评价为主要内容,在“顾客创造经营”的基础上实现“业财融合”。

2 ERP环境下管理会计应用的必要性分析

《管理会计应用指引第802号——管理会计信息系统》第二条指出:“管理会计信息系统,是指以财务和业务信息为基础,借助计算机、网络通信等现代信息技术手段,对管理会计信息进行收集、整理、加工、分析和报告等操作处理,为企业有效开展管理会计活动提供全面、及时、准确信息支持的各功能模块的有机集合。”这也是管理会计体系二元论的基本要求。

随着信息技术的发展以及经济活动的日益复杂,传统的会计核算工作逐渐被计算机技术所取代,实践工作中财务会计向管理会计的转型是必然趋势,单纯依赖于传统财务会计信息为基础的管理会计信息系统已远远不能适应企业精细化管理的要求,而ERP系统恰好能够满足这一要求。

以管理会计的核心控制方法——全面预算管理为例,在预算的编制、执行、评价等各个环节中,ERP都能显示出其强大的信息采集与传递作用,为发挥预算控制职能创造条件。在预算编制环节,若采取传统的手工编制配合简单的电子表格的处理方法,各项数据的采集与汇总都非常耗时耗力,导致预算编制效率低下滞后。而利用ERP的集成系统,可以很便捷地获取编制预算的各项数据,也容易实现各部门的协调。在预算执行环节,由于涉及的数据多,信息量大,传统方式搜集信息效率低下且时效性差,导致预算的控制作用无法充分发挥,而ERP系统可以实现数据的及时传递与共享,可以对企业各部门的预算执行情况进行实时控制和及时修正,大大减少了预算执行控制的工作量,并且有助于进一步细化预算。在预算考核环节,传统财务会计提供的信息指标单一,导致预算考核难以发挥激励作用,ERP系统可提供全方位,多角度的数据信息,使预算考核指标多样化和具体化。由此可见,信息系统是管理会计体系应用必不可少的基础之一,而这种信息系统就是ERP系统。

3 ERP环境下管理会计应用的可行性分析

首先,ERP系统利用信息技术,生成了企业在经营过程中的海量数据,既包括财务数据,也包括大量的非财务数据,并且可以借助于网络,实现数据的及时传递与信息共享,为管理会计先进思想及方法的发挥提供了必要的信息支撑平台,真正帮助管理会计实现预测准确、控制到位、考评全面的职能。

其次,ERP系统包括财务管理模块,而财务管理模块又包括财务核算会计、管理会计、财务分析等多方面的内容。管理会计本身的很多思想与理论,已经被作为子模块集成于ERP系统中,ERP系统不仅仅是一个信息平台,更是一个体现先进管理思想的平台,不断出现的新的管理思想需要借助于ERP系统强大的信息技术发挥作用,而ERP系统的发展更离不开企业管理理论与方法的创新。将不断涌现的管理会计理论与方法应用与ERP系统中,有利于企业管理会计的长足发展。在实践中,ERP 系统有自行开发软件与购买系统产品两种基本方式,越来越多的企业采取购买ERP系统商品的方法,这些系统都有不同的模块,企业可以根据需求进行付费开发。采用商品化ERP系统的一个主要缺陷就是,商品软件主要基于信息技术上满足共性需求,需要在实施过程中与企业的具体情况相融合,适应企业的管理需求,存在二次开发或修改系统的需要。

4 ERP环境下应用管理会计应注意的问题

4.1 ERP环境下管理会计应用的原则

ERP环境下管理会计信息系统的构建,主要包括管理会计内容和方法的选择以及相应的ERP系统产品模块的开发应用,根据“应用指引”,企业的管理会计内容及方法共包括了预算管理等7个方面,每一部分都提出了相应的工具方法。如表1所示:

显然,以上内容和工具方法并未涵盖现有管理会计的全部内容及方法,其次随着“互联网+”和智能化的发展所带来的经济环境的变迁,企业的经济活动也在不断升级,与此相适应的管理会计工具方法必然带来创新与变革。对于企业而言,应如何应用,还需要结合自己的实际情况,有所选择有所创新地加以配合使用。这是需要在构建管理会计信息系统过程中首要考虑的关键环节。

表1 管理会计内容及工具方法

对于信息系统的开发过程,包括系统规划和建设、系统应用和系统维护几个环节。需综合考虑企业的战略规划、业务流程、组织结构、人员素质等特征,遵循以下原则。

一是在系统规划阶段遵循重要性原则,确立战略导向的管理会计应用目标。企业首先应当明确总体战略方向,制定竞争战略,明确未来发展过程中进行管理需要侧重的内容,有针对性地确定管理会计应用目标,梳理企业各项业务,明确各个发展阶段企业管理会计最重要的内容;二是在系统实施阶段遵循适应性原则,在系统实施阶段,应选择适合本企业的管理方法和ERP产品模块,使其适合企业业务流程及组织机构,并且能够尽可能满足各种信息需求;第三是开放性原则,无论是管理会计方法还是ERP系统,都不是一成不变的,要在便于未来方法创新和系统升级时能够实现无缝对接,避免信息孤岛现象。

4.2 完善ERP环境下管理会计信息系统构建的措施

首先,应转变企业管理层及员工的观念。在管理会计的应用过程以及ERP系统的实施过程中,普遍存在认识不到位问题。很多人局限地认为管理会计是财务部门的职责,ERP系统就是会计记账的系统。有些人甚至认为这些方法就是利用计算机来限制人的,而对系统采取抵制不配合的态度,这些认识都严重限制了管理会计的推广及ERP系统的实施效果。因此转变观念是首要任务。树立起领导重视,全员积极参与,全过程管理的思想。

其次,培养信息技术和企业管理方面的复合人才。商业ERP系统更加侧重于信息技术以及共性需求的开发,如何在企业中落地实施,则需要具体分析企业的业务流程,将管理思想和工具方法嵌入其中。在ERP系统实施过程中,企业基础数据、信息技术和人才素质的三个关键要素中,人的因素是其决定性作用的因素。企业应有目的地培养这方面的复合型专业人才。

最后,依托ERP环境,逐步构建管理会计信息系统。企业在ERP环境下构建管理会计系统时,应遵循确立“一个中心,两个融合,三个保障”的实施路径。围绕“一个中心”,即以企业的发展战略为中心,构建适合本企业的管理会计工具方法;促进“两个融合”,即实现业务与财务的融合、管理会计与财务会计的融合,业财融合意味着要建立财务工作与具体业务的协同机制,管理会计与财务会计的融合则意味着管理会计充分利用财务信息,同时财务机构应设置必要的管理会计岗位;营造“三个保障”,即营造构建管理会计信息系统的制度保障、队伍保障和技术保障。

总之，管理会计的应用同时体现在理论方法和技术两个方面,理论与方法为管理会计之魂,先进的管理会计理论和方法只有依赖于计算机软件系统的技术才能实现,反之,信息技术的高速发展则促进了企业生产的变革进而引发管理理论与方法的创新与进步。在当前信息技术与互联网迅猛发展的环境下,技术的创新对管理会计信息系统具有更强的推动力,更有利于管理会计信息系统的落地实施。因此,依托于ERP系统是构建管理会计信息系统的必然选择。企业应结合自身实际情况与需求,逐步构建与完善管理会计信息系统,确保管理会计的有效应用。