关于高校档案管理现代化建设

鲁娜

摘要：高校的档案管理建设对于高校的发展来说具有至关重要的作用，而传统的高校档案管理模式较为封闭，不能够满足人们对档案信息的需求，所以高校档案管理必须走现代化建设道路，本文就从高校档案信息的数字化，高校档案工作的网络化，高校档案人员素质的全面化，高校档案管理模式的现代化这4个方面进行入手，阐述了如何做到高校档案管理的现代化。

关键词：高校;档案管理;现代化建设

一、高校档案信息的数字化

众所周知，档案可以分为两部分，一是信息，二是存储这些信息的载体。在过去，信息与载体是密不可分的，要存储信息，必须有存储信息的载体。而档案信息数字化以后，这种现象就有所改变。从古至今，存储信息的载体在不断的发生着变化，历史上曾出现过甲骨，金石，竹简等。而现如今，存储信息的载体，主要为纸张，所以高校的档案，大多为纸质档案，档案的各种目录都需要人为的抄写。档案管理人员任务繁重，工作量大。并且纸质档案不易保存，易损坏，档案查找也相当困难[1]。

现如今出现的数字化档案，就很好的避免了纸质档案的诸多问题。数字化档案实现了信息与载体的分离。档案管理人员的工作量明显减少，这在很大程度上节省了人力，物力，财力。数字化档案相比于纸质档案而言更加容易保存，数字化档案不像纸质档案那样需要人为的抄写。它可以进行任意复制，并且不需要占据太大的空间。与纸质档案相比而言，可以说是非常安全。通常情况下，数字化档案都会保存三份，其中有一份还会异地保存，这在很大程度上避免了档案的丢失。对于一些历史悠久，并且十分重要的档案文献，我们可以将这些档案文献进行数字化，数字化后的档案文献可以供大家查阅参考，这在很大程度上避免了对原文献的损坏，可以使原来的纸质文献得到更好的保存。这对解决珍贵文献难以保存和利用问题有很大帮助。数字化后的档案信息，不像纸质文献那样，需要在库房内按顺序排列，而是以数据库的形式组织，存放，这在一定程度上节省了存储空间[2]。档案管理人员可以通过软件对需要的档案信息进行查阅和复制，只要數字化档案库中所需的信息存在，就可以查找到。

要实现高校档案信息的数字化，我们可以通过如下几种方法。第一是将纸质档案通过在计算机中输入，使纸质信息转化为数字信息，也可将图片，图纸，照片通过扫描存储到计算机内，并对这些信息进行管理。第二是直接搜集电子档案信息，随着现代网络化的普及，高校内部各个部门都会有大量的电子文件，通过网络，各部门可以直接将电子文件发送到档案管理中心，这些电子文件就成为高

校档案信息资源数字化建设的一项重要内容。第三是根据不同的档案信息设置专题数据库。不管是将纸质信息录入计算机，还是直接搜集电子档案信息，对于这些信息都需要进行进一步的分类和管理，将数字化的档案信息有序的存储到不同的专题数据库，这对档案信息的查找有很大的帮助。

二、高校档案工作的网络化

档案馆的修建面积和档案馆的收藏量，一直以来都是评价档案馆水准的重要指标。许多高校的档案馆都出现以收藏档案为重要工作，而很少利用档案，这就是所谓的“重藏轻用”的现象。在传统档案管理模式下，人们查阅档案需要很繁琐的步骤，这也导致了很多高校的档案多年没有人查阅，成为了所谓的死档案。档案已经失去了它原先的价值。高校收集档案的初心是为了供大家查阅信息，实现资源共享，而传统的档案管理模式并没有达到这种要求[3]。

现如今， 信息技术得到了快速的发展，档案服务也顺应信息技术发展的趋势得到了提升。通过利用信息技术，使我们更大程度上可以开发档案信息资源。将数字化档案存储到数据库中，可以让世界上任何角落， 任何人通过网络中任何一点、任一终端即可查阅到自己需要的档案信息， 从而实现了真正意义上的资源共享。各个高校的档案馆可以借鉴数字图书馆的建设经验，将网络充分融入到档案信息的管理当中，这在很大程度上提升了档案信息的利用率，使档案信息真正成为人们可以查阅的，有利于人的共享资源。从而满足人们对现代信息资源利用的真正需求。

网络化的档案信息不仅可以供大家查阅，还可以直接进行收集，和整理。在高校中，每位老师和学生都有自己的一个账户，他们成为了网络化的档案信息的提供者，这在一定程度上丰富了高校的档案信息。老师和学生可以通过账号和密码进入自己的账户，对自己的情况进行反应和更改。学生的入学、毕业及学业情况， 教职工的进入、退休、调动及教学科研情况等，都能得到及时准确的反映。这些信息通过高校档案管理人员的审核后，可以进入高校的档案，这也在一定程度上加快了高校档案信息的更新速度。

三、高校档案人员素质的全面化

人员素质是高校档案管理的关键因素，它甚至直接影响着高校档案管理效率。通常情况下，高校档案管理人员的文化程度普遍不是很高，他们的专业素质都还有待提高，并且对档案管理的知识结构框架还需完善，所以要实现高校档案管理现代化建设，档案管理人员素质的全面化是势在必行的。

要提高档案管理人员的素质，首先要从准入与淘汰机制入手。多年来，档案管理人员多为教师家属或学校冗余人员，学校领导没有正确认识档案管理人员的重要性，所以导致档案管理人员的素质普遍不高，也直接导致学校档案信息服务水平低，档案工作的作用得不到强有力的体现， 使之进入边缘化的恶性循环。一个合格的档案管理人员，不仅仅需要有扎实的知识储备，而且需要有高度的敬业精神，并且具有较强的档案查询能力以及计算机应用能力。为了提高档案管理人员的整体素质，高校需要对档案管理人员进行能力评估，实行优胜劣汰 。

其次，要对档案管理人员进行专业培训。随着时代的进步，信息化技术也得到了快速的发展，为满足高校档案信息的数字化以及档案工作的网络化，高校需要对档案管理人员进行专业的培训。其内容主要包括：计算机应用知识，档案管理规章制度，信息数字化处理技术，档案管理方法等等。其目的是为了快速实现高校档案管理的现代化建设，达到现代化管理的要求。

四、高校档案管理模式的现代化

实现高校档案管理模式的现代化，是档案信息有序流通的重要保证。只有建立统一的档案管理模式，才能使档案信息在查找，上传等方面更加高效。建立数字档案资源在标识、描述存储、查询、交换、管理、使用和检索等各个方面的统一标准， 以及档案收集、整理、归档上网和档案系统建设等各个环节的统一规范。这为高校档案信息的相互交流，资源共享提供了有利条件[4]。实现高校档案管理模式的现代化，就要建立统一的信息化标准，只有这样才能真正实现信息的相互交流与共享，能在很大程度上节省人力，物力，财力，也才能够提升高校档案管理水平。

要实现高校档案管理模式的现代化，首先要对高校档案馆进行规模评定，根据不同的规模，提供不同的软硬件支持。在全国高校档案建设规划的指导和协调基础上，各高校应该结合自身的特点和需要，合理选择相应的建设标准，建立现代化档案信息系统， 避免盲目的低水平重复建设。其次，建立数字档案资源在标识，查询，管理等各个方面的统一标准，以及档案收集，整理，归纳等各个环节的统一规范。使高校档案信息能够真正做到安全保密，资源共享。

简而言之，档案信息的有效开发和利用在促进教育、科学研究和学校管理方面具有非常重要的作用。提高档案馆的服务能力，有赖于现代技术装备的配置，掌握现代信息技术人才队伍的建设和科学规范管理的现代化。只有做好这三个方面的工作，才能把信息化建设成为现代档案信息管理体系的核心

参考文献：

[1]丁士华.新时期高校档案专业队伍建设的研究[ J] .档案天地，2004，（6）.

[2]全面推进档案信息化建设[ C] .国家档案局中央档案馆， 2002-11-25.

[3]高颍.试论高校档案信息资源数字化的建设[ J] .煤炭高等教育，2005，（5）.

[4]金银海.浅谈高校档案信息化的建设[ J] .延边大学学报（社科版）， 2004，（3）