高校档案管理数字化发展研究

爱如娜

摘 要 随着信息技术和教育改革的不断深入发展，数字化管理已经广泛应用于各领域。高校档案管理属于信息量较大的知识密集型系统化工作，内容非常繁杂，资料保存须更加持久而完善，需要相对稳定而先进的信息系统支持。高校要充分发挥现代信息技术优势，结合自身实际情况，不断进行档案管理数字化创新探索。本文简要分析了新时期高校实施档案管理数字化的时代意义，针对当前高校档案管理工作中需要重视的一些问题，提出发挥信息化技术优势，强化实施高校档案管理数字化的相关措施。

关键词 高校档案；信息技术；数字化管理

1 高校实施档案数字化管理的时代意义

随着计算机信息技术的发展，实施高校档案管理数字化，确保档案建设的现代化水平，便捷实现多种媒体信息存储和传递，充分发挥高校档案数字化管理的先进性和系统化。电子档案可同时将文字、声音、影像等内容集成保存，并可借助计算机实现任意组合编辑，极大增加了档案的编辑性、可读性、可视性，丰富了档案的内容。信息存储容量大，电子档案体积小但存储容量大。一张CD-ROM光盘可存储650 Mb，相当于30万汉字的图书1000册、35万张A4打印纸上的文字信息或10万张图形信息。便捷实现检索浏览，电子文献由于具有全文数据库的结构和相应的按自身，逻辑关系组织成相互联系的网状结构，通过数据库、检索软件等技术，借助某些关键词，能够便捷的查找所需要的资料，大大方便了用户检索，提高了检索效率，免除了翻阅、查找实体档案的烦琐。在高校档案管理网络平台上，档案管理人员还可通过网络完成档案的收集、整理、归档和提供利用，利用者亦可以足不出户地远程访问档案材料，网上下载档案信息，或远距离、高速度的传输，真正实现了信息资源的共享。在网络环境下电子档案可被多人在不同地域同时访问、浏览、下载，同一份电子档案可同时为不同的用户服务，大大提高了档案的利用率[1]。

2 重视数字化档案管理工作中存在的问题

计算机和网络技术的广泛应用和发展，为人们带来前所未有的新希望、高效率和不断创新的前景，但是，在享受便利的同时有一些问题必须高度重视。由于电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹，高校档案管理必须高度重视文件资料的保密性工作。人们在通过计算机形成电子文档和文件材料的过程中，只能以统一的形式出现，撰写者很难留下自己的笔迹，无法体现出具有个性化标识的文件资料。另一方面，由于计算机出现问题很可能导致一些宝贵的原始资料丢失或被部分删除，若干年以后，该材料的真实性和权威性还需要重新推敲考究。加入有别有用心者将已经保存的资料作了删改，也不容易被发现，用网络的任何终端设备，都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面，一个终端上的電子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁。由于近年来各单位趋向无纸办公，将所有的工作情况、管理决策、实用信息都存储在网络中，人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用，然而网络只要出现各种各样的故障，电子档案资料就有可能在瞬间消失，造成无法挽回的损失。由于各高校都致力于扩大招生规模，提高知名度，提升办学水平，彼此之间客观上存在着较为激烈的竞争，一度有档案管理的信息外漏、内部文件泄密等现象发生。所以规范电子档案管理程序，加强工作人员思想道德修养，确保档案整理内容的高度保密性工作至关重要[2]。

3 充分发挥现代信息技术优势强化档案管理数字化建设

充分发挥现代信息技术优势，建立健全电子档案的数字化管理系统，维护档案管理的真实性和安全性。在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能性，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。确保档案管理部门依法管理电子文件和电子档案。依据信息技术制定科学、合理、严密的电子档案工作程序。随着电子文件的大量产生，迫切需要建立一套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范。将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式，用标准和规范确定下来，使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理，这是摆在档案部门面前的一项重大课题，也是迫切需要解决的基础性工作。研制开发数据格式标准统一、可以互相兼容的档案管理软件。办公自动化的广泛实现，信息技术高速发展，对传统的档案工作是一次巨大的冲击，必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。档案部门要尽快认清形势，采取有力措施，从工作重点和方式上来一次大转变，从人才和技术力量上来一次大储备，以勇敢地应对信息时代的挑战。高校档案工作也逐渐被各高校所认识和重视，很多高校档案馆的办馆条件得到改善，如新建独立的馆舍，更新设备，加大经费投入，注重档案人才培养，档案馆应充分利用收集指导、培训和展览等各种途径宣传档案意识，充分利用较好的办馆条件，扎实做好档案基础工作，努力开发档案信息资源，为学校的管理建设服务，为社会服务。如此则高校的管理建设与档案工作构成良性循环，二者之间的关系越来越密切，相互促进，最终达到提升高校办学水平的目标。根据学校发展要求和社会发展趋势，加强高校档案管理工作，使之成为对外宣传学校的窗口，对内加强联系沟通的重要阵地。强化信息化建设，用现代信息技术手段高效地完成传统手工服务的方法难于应付的大量的查询服务工作，确保档案服务在促进高校发展和现代化管理过程中的有效性。

4 结束语

高校实施档案管理数字化改革，是时代发展的需要，在档案现代化管理中逐步向信息化、规范化、智能化方向发展。随着信息技术的不断发展，档案管理软件系统的创新开发利用必须跟上时代发展的步伐，高校要加强档案管理人才培训和继续教育工作，尽可能让他们掌握最新专业技术和现代管理理念，确保数字化档案管理在高校整体管理工作中发挥应有的促进作用。

参考文献

[1] 王小洁.信息时代背景下档案管理创新与发展的必要性及其意义[J].财会学习，2017，（14）：194.

[2] 刘凤珍.高校档案管理创新体系的构建研究[J].现代交际，2015，

（02）：88.