关于医院人事档案管理工作如何适应新形势的需要

■薛 影/郑州大学第三附属医院

新形势下，中国的国民经济在不停地迅速发展，社会上的不同企业对其自身的人事档案管理工作也越来越重视，通过对科学技术的使用不断地提高自身人事档案管理工作的科技含量，不断创新管理方法，达到内部人事档案管理工作的完善，适应新形势下的工作变化。医院的进行人事档案管理工作的最终目的是让医院的人事工作者能够对医院的人事资源进行充分的利用，为医院其他工作更好的进行提供有效帮助。

一、现今医院人事档案管理工作的不足

（一）档案管理方法比较老旧，存在不足

医院的人事档案资料里包括了医院内部的所有工作人员的个人经历以及当前所拥有的各种成就以及其私人信息，因此在医院内部需要安排人员对人事档案进行专门统一管理，防止信息资料的外泄。而随着医院的不断发展，资料信息的数量越来越多，在进行资料信息的收集过程中，管理人员的工作量逐渐变大。往常在进行资料信息的收集工作是采用的是比较传统老旧的人员手工收集方式，对资料信息进行管理，随着医院的发展，医院人事档案资料数量的增加，这种传统牢记的方式已经不能满足医院的工作发展。与此同时，采取这种老旧的方法进行档案资料的管理，不能对资料进行信息化的管理。少数医院因自身信息化水平较低，对计算机网络的应用能力较差，仍然采用手工收集管理资料信息的方法，然而，这既不利于医院人事档案管理工作的发展，也不利于网络信息化的发展。除此之外，采用手工收集的管理方法还容易导致出错。这一方面的不足是由于医院的领导突入资金较少造成的，因此在管理手段上比较落后。

（二）资料的真实性以及完整性仍存在缺陷

上面讲到，由于医院的领导者还不足够重视人事档案管理工作，在这一方面的投资比较少，因此医院的人事档案管理者只能采用比较成就的管理手段进行资料的收集与整理，而在此过程中，收集的范围包括了医院所有工作人员的全部信息，范围数量较大，同时还涉及到每位工作人员来到医院之前的所有资料信息。在实际收集过程中，对于收集到的信息的真实性无法得到保证，同时还由于收集方式的老旧，没办法保证收集到的资料信息的完整性。现阶段而言，医院人事档案资料的记载和保存大多是以一些比较陈旧的资料为主，主要记录的是医院工作者的经历和历史成绩，并不能完整客观地反映出工作人员最新的情况。譬如，工作人员来到医院之后的工作能力、服务态度等信息的记载有所缺乏，造成了医院人事档案资料的完整性不足。

（三）医院人事档案管理的工作人员素质较低

在进行医院人事档案管理工作时，管理工作者的个人素质对工作的完成效果有很大影响力。不少管理者由于不能够准确地认识到人事档案管理工作的重要性，认为人事档案管理工作仅仅只是对医院工作人员的信息进行收集整理和保存，不会涉及到技术性的东西，因此医院领导者在进行人事档案管理人员的选择工作时，往往会选择低学历或是年龄较高的女性。这一错误的认知导致医院的人事档案管理工作不能高质量完成。实际上，进行人事档案管理工作要求工作者要具备一定水平的计算机基础，能够对档案信息进行信息化的整理，而由于医院领导者的忽略，导致医院人事档案管理工作大多只是重视一些表面的工作，十分不利于医院人事档案管理工作的进行。

（四）档案管理系统制度落后

在社会不断进步发展的情况下，社会各个行业对于人才的要求不断提高，对于应用型人才的需求在不断增加，社会人才的流动性也在不断增强，社会新形势下，这样的变化有利于帮助医院引进人才，改变自身传统的管理制度模式，促进医院的发展。而受到医院传统制度的影响，医院人事档案管理系统制度也比较古旧落后，导致医院的人事档案管理工作不能很好地适应社会新形势的变化需要。在传统的管理模式中，由于缺乏完善的制度建设，造成管理流程不规范，工作落实不到位。有些由于奖惩机制不完善，无法有效促进管理手段的创新，出现工作效率低下、信息归档不及时等现象。这些因素使得当下的管理工作不规范、不科学、没有系统的管理机制，使得传统的管理机制在医疗改革中无法发挥应有的作用。

对医院的人事档案管理系统制度进行创新，能够在很大程度上提高管理工作的工作效率，但是一些医院不仅不能够实现管理制度的创新与改善，在进行人事档案资料的整理保存过程中还存在随意修改档案信息的情况，使得医院人事档案管理工作不能顺利进行。除此之外，医院的档案管理工作在实际进行过程中由于考核系统不够先进，并没有很重视人事档案管理的考核工作，不够重视医院人事档案管理制度的创新以及实施，阻碍医院人事档案管理工作的进行。

二、医院人事档案管理工作适应新形势的举措

（一）加深医院人事档案管理工作信息化程度

人事档案里面所包含的资料信息是医院珍贵的信息资源，在现代化的管理工作中，可以对其进行科学合理的运用并在互联网快速发展的时代中充分显现出它的信息化价值。随着社会信息技术水平的不断提高，为医院人事档案管理工作的进一步发展提供了新的机遇，同时信息技术的发展为医院人事档案管理的管理手段、管理流程等提供了强有力的技术支撑，有利于帮助医院深化人事档案管理工作的信息化程度，以适应社会发展新形势。加强医院人事档案管理工作的信息化程度可以从管理工作的程序、人员、管理的实施三个方面出发，科学、规范地进行人事档案管理工作。首先可以借助微机对历史档案中的信息进行管理，节省人力与时间，在提高管理工作效率的同时实现信息化管理；其次，可以扩大对网络信息技术的使用范围，及时准确地对医院内部工作人员的信息进行收集、整理和保存，为医院领导者的人事调动提供有效的信息依据。

（二）提高医院人事档案管理工作的科技化水平

信息科学技术的发展对医院人事档案管理工作的影响不仅仅是能够帮助其提高其信息化管理水平。为适应新形势，医院还可以借助信息科学技术，提高自身人事档案管理工作的科技化水平，以满足医院发展的需要。深化医院人事档案管理工作的信息化水平与提高医院人事档案管理工作科技化两者相互影响，不可分割。由于人事档案资料的重要性以及特殊性，为了保证其能够被完好无损地保存，可以通过利用一些现代的科技产品，做好资料的防损工作，为档案资料的保存建造一个安全良好空间环境。除此之外，还可以借助网络信息技术，进行档案资料的入档保存、调取查阅，节省医院人事档案管理者的工作时间，提高工作效率，还能减少因为人工的工作方式而出现的工作失误，提高档案管理工作的准确性、安全性。提高医院人事档案管理工作的科技化水平主要是通过网络信息技术实现的，是新形势下医院人事档案管理工作所做的反应举措之一。

（三）深化医院人事档案管理工作的程序化水平

新形势下，需要对医院人事管理制度进不断地创新，不断完善人事档案管理制度，深化医院然是档案管理工作的程序化水平，为其设定严格的考核目标，通过制定严格的考核制度来实现对医院人事档案管理工作效率以及工作质量水平的提高。在尊重人事档案管理工作特殊性的同时，实现管理工作的程序化、信息化管理。为了达到这一工作目标，首先需要医院的人事档案管理人员认真研读医院关于历史档案保管所制定的工作条例规定，提高自身对于医院人事档案管理条例的执行能力以及工作过程中的时间能力；其次还需要医院建立起一个比较完整规范的人事档案管理体系，提高整个医院人事档案管理工作在历史档案的保存、资料的查阅以及分类上的程序化水平。与此同时，加强对医院人事档案资料录入流程的规范性，完善档案资料考查验证的执行程序和保密程序，提高医院人事档案资料的保密性和程序化水平。

（四）加强培养医院人事档案管理团队成员的素质

在科学技术快速发展的情况下，医院人事档案管理工作想要更好的发展进行下去，离不开一支拥有高素质人才管理队伍的支持。加强医院人事档案管理团队成员的素质水平，增强管理团队成员自主创新好独立时间的能力，是医院人事档案管理工作实现现代化，适应新形势变化的举措之一。科学技术水平的发展，计算机被越来越广泛地应用在社会工作之中，在为工作提供便利的同时也要求工作者要具有更高的职业技能水平和职业素质。

培养具备高素质和高能力的工作人员是做好档案管理工作的基础，因此在工作中要注意以下三点：（1）提高档案管理人员的专业素养。在不断地提高自身政治思想水平的同时，还要加强自身的专业素养以及卫生行业职业道德建设。另外还需要加强信息化建设，不断提高自身的计算机操作水平和保密意识。（2）增强医疗行业相关的专业知识。在医院人事档案工作中需要涉及大量的医疗行业的专业知识，没有相关医疗基础知识工作很难开展，只有医疗基础知识的普及，才能使他们对医院人事档案管理产生全面丰富的认识，进而提高档案管理工作的工作水平和工作效率。（3）建立完善的培训管理机制。医院要定期组织人事档案管理工作人员接受省市及各类档案协会相关的档案管理培训，例如对档案进行分类保存、人事资料的收集、整理、归档、档案的保管和信息安全，增强专业技能知识。

三、结语

科学技术以及经济的发展，计算机网络行业不断发展并渗透到各个行业的发展过程中，社会信息化水平也在不断提高，因此对人事档案进行信息化的管理是当代社会新形势下的要求。医院在进行人事档案管理的工作是要学会利用计算机网络技术对档案资料进行信息化管理，增强医院人事管理工作者的信息化工作能力，以此更好地适应新形势的发展需要。同时，医院强化人事档案管理的信息化建设水平，提高管理工作者的信息化管理能力，能够实现人事档案作用的完全发挥，从而在适应新形势的同时实现医院的发展。