高校学生学籍档案的数字化管理模式研究*

王磊

（河南工业大学 郑州 450000）

对当前我国教育事业的发展进行分析可知，素质教育已经成为教育的核心关注。对于高校而言，在对学生进行教育的同时，需要做好对学生档案的管理。其中学籍档案作为重要的组成部分，在进行管理时，也要充分予以重视。学籍档案管理工作存在的传统弊端较多，包括工作效率低、常见数据错误和丢失等。基于此，在现代化的发展视角下，对于高校学生学籍档案的管理工作，管理人员要积极应用先进技术，建立学籍档案管理信息化系统，完善电子档案体系，设置用户访问权限，提高资源共享性与安全性，最终促进高校学籍档案管理成效地提高。

1 高校学生学籍档案管理现状

对我国高校学生学籍档案管理的整体现状进行分析可知，其存在的问题首先体现在思想重视层面，其次体现在行为层面。

在思想重视层面，由于部分高校还缺乏对学生学籍档案管理进行数字化建设与管理必要性的认知，导致没有形成规范性和强制性的发展文件，由于科学管理意识的相对欠缺，则进一步导致部分管理工作人员出现工作怠慢、无法对数字化技术进行充分应用的现象。

而在行为层面，部分高校在进行学生学籍档案管理时，缺乏完备的管理制度，对高校学生学籍档案管理细节指导与管控不到位，管理人员也就无法明确自身职责，导致管理工作出现混乱局面。而从数字化管理角度方面来看，我国部分高校在进行学生学籍档案管理时，存在数字化程度低的问题。虽然高校已经开始积极应用数字化和信息化学籍档案管理系统，但是与国外先进高校相比，国内整体的学籍档案管理工作的数字化程度还偏低。而在具体的档案管理工作中，则体现出数字化工作范围受限的问题，即仅仅进行了将书面档案转化为信息档案等的简单工作。而对我国引进的数字化管理系统的过程进行分析可知，我国大部分高校都存在对数字化管理理念贯彻不到位的情况，且没有结合高校实际情况，导致数字化学籍管理系统与高校的日常学籍档案管理工作需求不相匹配。

最后需要强调的是管理人员的综合素质，我国部分高校在进行学籍档案管理时，都缺乏较为专业的管理人才队伍，导致在数字化管理的过程中，无法开发出符合高校自身要求的学籍管理信息化系统，而在具体管理过程中，也不能科学地维护与改进系统，最终将出现由数据量过大而导致的系统崩溃等问题。

2 高校学生学籍档案数字化管理的价值

在数字化管理模式下，高校学生学籍档案管理将变得更加符合现代化的学籍管理要求。由于在进行数字化的高校学生学籍档案管理时，管理人员会深入研究和设计校园学籍管理系统，从而能够在了解高校管理实际需求的基础上，使得设计出的系统具备更加完善与可行性高的流程模块，因而系统也就能够具备更高的运行速率；在数字化技术支持下构建起的校园学籍管理系统能够将学籍管理的工作流程全面展示出来，并提高学籍管理的自动化程度。而在对先进的系统模块进行利用的基础上，能够满足各种模块的科学设计，包括学生信息模块、学生公共管理模块、系统管理模块和学生成绩模块等。在这种数字化程度较高的管理系统中，管理人员能够更加便捷地进行各项操作，包括录入、修改、查询、添加和删除等。通过对数字化学籍档案管理系统的应用，可以对传统的学籍管理模式进行改进，降低其出现问题的概率，同时可以实现对学生学籍档案信息的跟踪管理，能够实现更高程度的信息共享与更深入的信息交流与利用，减轻管理人员的工作负担，并为实际的学生管理工作提供强大的支持。

3 高校学生学籍方案数字化管理模式的多维度构建

3.1 内部环境——从完善制度、提升人员素质出发奠定数字化管理根基

对高校学生学籍档案进行管理时，管理人员需要重视对管理的内部环境进行完善，内部环境具体是指管理制度、管理内容以及人员素质水平等。基于这些要素，在进行管理时，应首先对管理制度进行完善，要在具备现代化管理理念的基础上，在日常的管理工作中将数字化管理技术与管理活动充分结合，基于这一目的，在制定管理制度时，应从管理的实际需求出发，对管理信息化系统的应用以及细节调整等提供制度向导。在进行具体管理时，管理人员要关注对学籍概念和学籍内容的调整，以提供更加科学的基础管理概念。要对诸如是否将高考检录表录入、是否将毕业离校信息录入、是否将生源地变化信息录入等进行调整。此外，在对管理制度进行完善时，还要关注对管理职责的明确，将不同专业和不同类型学生的学籍管理归属进行明确，避免出现交叉管理现象；其次，要针对管理人员的素质提升采取相应的措施。学校要有针对性地开展管理人员的培训活动，包括计算机技术培训、档案管理技能培训等，要使管理人员具备较高的创新意识，使其能够具备更高的工作活力与创新能力。

3.2 信息收集——采用多种技术手段实现学籍信息的高效对接

在对学生学籍进行管理时，管理人员需要重视对学籍信息的收集，而在信息化背景下，在收集学籍信息时，可以采取多种更加高效的路径。当前大部分高校都已经建立起了自动化程度更高的办公系统，这对于实现对学籍信息的收集与整理而言较为有利。在对高校学生的学籍信息进行搜集和整理时，应对以下两种先进的信息采集和处理方法进行应用：

3.2.1 扫描图片存储法

在收集好档案之后，需要对档案信息进行整理，需要将纸质档案信息转化为电子档案。此时，工作人员就要使用图片扫描法，在进行扫描时，要选择符合要求的扫描方式，并对相关的参数进行设置与进一步的调整。在设置参数时，应关注的是图像的成像情况，要保证能够获得更加真实和全面的图像，并尽量使其与档案原件相一致。基于当前各个高校基本都安装了专业的档案管理系统，且在设置存放窗时，都会设置三种形式，即全文、图片和视频。当收集来的档案文件为电子文件时，可以直接将其粘贴至相应窗口；而在上传其他文件时，则要根据文件的不同特征采用相应的路径将其上传至信息化平台，并建立完善的子目录。在扫描纸质档案时，要将其扫描成分辨率较高的图片，并对图片进行简单的修饰，提高图片的清晰度和整洁度。在选用扫描仪时，工作人员要根据实际需要选择相应的扫描设备，确保成像质量过关。当前较为常用的扫描设备包括中晶科Microtek扫描仪、虹光AV830C Plus扫描仪和爱普生DS一60000扫描仪等，不同的扫描仪适用的扫描场合不同，能够满足不同的档案信息收集和处理要求。

3.2.2 数码相机拍摄法

对档案进行管理要求档案内容的真实和完整。在数码相机拍摄法支持下，能够将档案信息更加直接地反映出来。学生在校期间会形成相应的学籍档案，学生在校的个人信息和学习成果都会展示在学籍档案信息中。但是在对档案进行收集时，部分人员缺乏相应的归档意识，因而在进行填写时，可能就会出现用圆珠笔填写、随意填写等问题。而在学生学籍档案中，可能会粘贴有学生照片，而通过扫描则无法还原照片效果，因而此时，就需要使用到数码相机拍摄技术。该技术操作较为简单，且拍摄速度快，适用性较强。且数码相机的内存较大，能够存储较多的照片，因而可以在收集档案信息资源时发挥出强大的效用。在数码相机拍摄法支持下，可以节约档案存储空间，且能够提升档案信息的上传速度。但是在使用数码相机拍摄法时，档案管理人员需要关注的是相机照片的传输需要与电脑相连接，因而具有一定的操作局限性。在进行拍摄时，也要关注拍摄技巧，追求对原件的1：1还原。

3.3 管理系统——充分利用信息网络开展学籍档案管理

对高校学生学籍档案进行数字化管理，关键就在于要能够积极地搭建学籍档案管理的数字化系统，以此来提高学籍档案管理的数字化程度。在构建数字化管理系统时，管理人员要能够具备先进的管理理念，要将创建以毕业生个人为单元的虚拟档案袋为基础，通过计算机技术对学籍档案的信息资源进行高效整合。

在高校学生的整个在校过程中，会形成相应的学籍变动和奖惩记录等情况，学籍档案就是对上述情况的完整和真实的记录。学籍档案管理人员要能够在日常的管理工作中，关注学生在学籍方面出现的变动情况，对学生出现的休学、复学等学籍变动情况进行记录，及时更新学籍档案信息，为后续的查找和打印提供支持。在对学生的毕业信息进行整理时，要对学生进行毕业和学位审核，而信息管理系统则能够结合档案信息进行高效的审核。在学生毕业之后，要按“届”对学生学籍档案进行整理，档案管理人员则应要求辅导员等掌握学生个人信息的人员或机构上交学生录取名册、学籍卡、成绩单和异动申请表等纸质档案。档案管理人员要对其进行电子信息录入，当做可以被永久保存的档案资料。在对学生进行学籍档案管理时，还要关注对其成绩档案的管理。档案管理人员要联合学校相关机构收集学生的成绩信息，并对其进行录入，形成学生成绩信息库。通过对学生成绩的信息化管理，可以便利辅导员对学生成绩的管理行为，能够在评优等活动中提供参考。信息化管理系统是一种智能化程度较高的管理系统，因而在对成绩进行录入与审核时，系统都会对每一步的操作进行记录，若出现后期的成绩报送问题，检索人员就可以对问题进行快速的原因查找与分析，并对问题进行解决。在学生毕业之后，学生的学籍档案也是可以永久保存的，已经毕业的校友若有相关需要时，也可以回学校打印自己的学籍档案信息。作为学籍档案的管理人员，则要关注对学籍档案的周期性报表报送，要在系统中统计并导出各类数据，并找出可以快捷保存数据的方法。

3.4 软件兼容——提升数字化技术在档案管理工作中的应用匹配度

计算机技术经过长年的发展已经相当成熟，且形成了较多适应性强的软件系统。在高校的学籍档案管理活动中，对计算机软件的应用频率较高。学生在校期间，会产生大量的档案资料，通过对计算机系统软件的应用可以将学生信息更加高效地录入。但是在实际的档案录入和管理过程中，会出现档案系统与常规办公软件不兼容的现象，此时就需要对软件系统进行兼容设置与管理。档案部门的管理人员应关注软件系统的兼容性问题，要基于提高档案存入档案系统有效性的角度，构建更加畅通的档案资料的数字化传输渠道。对当前的档案管理系统进行分析可知，其存在的主要问题在于缺乏较好的兼容性以及扩展能力，因而会影响档案信息的处理效率。在了解全球高校学籍档案管理现状的基础上，管理人员可以了解一种更加先进的学籍档案管理模式，即构建相对独立的学籍档案数字化管理系统，并且要重视对档案数据的有效管理。在我国大部分高校中，也已经开始应用电子学籍档案，但是在管理过程中却常出现数据录入错误、学籍档案资料更新迟缓、电子档案改动较为随意等现象，因而会出现档案信息泄露的问题。高校在进行档案管理时，由于缺乏统一的档案软件格式，各个高校就需要采用校内网站链接的方式解决这一问题，由此才能保证资源的共享性。而从软件开发阶段来看，学籍档案信息管理系统的开发人员，应重视软件的兼容性，可以对现有的管理软件进行升级维护，并对相应的功能进行优化改进，提高系统运行质量与效率。档案管理部门在这一环节中，也要出台统一的规范，为高校内部上下级档案部门的系统对接提供支持，确保档案移交与存用工作顺利，使软件能够发挥出最大的效益。

3.5 专项管理——建立学籍档案数据库

在数字化理念下对高校学生学籍档案进行管理时，管理人员要认识到计算机这一设备的重要性，同时要借助大数据技术构建专项学籍数据库。在对学籍档案数据库进行构建时，应从以下四个方面进行：一是要关注学籍档案的数字化加工。该模块的作用主要在于对纸质学籍档案进行数字化扫描，通过对纸质档案的扫描，可以将其转化为数字化资源平台。该平台能够对学籍档案进行有效的收藏、保护与利用；二是要关注学籍档案的基本信息数据库模块。学生的基本信息涵盖的内容较多，档案信息录入人员需要将学生的姓名、学号、性别、出生年月、籍贯、院系、专业、身份证号、入学年月、毕业年月等进行收录。学生自注册入学时起，学籍档案管理人员就要开始对学生进行信息跟踪管理，要对学生的信息进行导入，确保学生的各类信息如姓名、考生号、专业、学制等信息准确和完整，在录入之后，还要对其进行审核。学生可以在网络平台中查看个人信息，因此可以对信息进行精准的校对，确保信息齐全、准确。基于此，可以生成学生的学号，并对新生建立学籍电子档案，建立学生的基本档案，并确保同时形成纸质档案和电子档案两种形式，为后续的学籍档案管理活动提供支持；三是建立学籍档案查血数据库模块。在构建该模块时，要对学生的学籍信息进行分项管理，要便于档案查询和使用，并且要确保提供的查询方式灵活，为有关部门和学生提供更加便利的材料使用途径。同时要了解不同层面的查询要求，提高查询界面的设计灵活度，当查询人员输入学生学号时，就可以直接浏览学生的全部档案，并且可以满足打印需求；最后针对学籍档案数据库的建立和维护工作而言，管理人员要重视档案数据的安全性。要针对档案信息的安全管理建立专项方案，构建更加完整的网络系统，要积极采用访问控制技术、数据加密技术等对档案数据进行安全管理。尤其要重视对访问控制技术的科学应用，学籍档案管理人员要能够针对档案信息的不同保密等级控制访问权限等级，当涉及到数据修改环节时，必须严格控制权限，并且要求数据修改人员提高获准书面报告，由此才能保障学籍档案的数据安全。

4 结语

信息技术时代的到来为高校学生的学籍档案管理工作提供了全新的思路，高校在进行学生学籍档案管理时，应更加关注管理成效的提升，要认清当前高校学生学籍档案管理工作中存在的问题，基于高校学生学籍档案管理的数字化发展趋势，更新管理模式。在将数字化技术与学生学籍档案管理工作相结合时，管理人员需要积极应用，从构建完善的管理制度、采用多种技术进行数据信息收集、构建信息化管理系统、组成专业的学籍信息数据库等维度，帮助实现高校学生学籍档案的全面现代化。