信息化环境下如何创新文书档案管理工作

◎常淑玲

（内蒙古自治区水利规划设计研究院 内蒙古 呼和浩特 010020）

随着以计算机为核心的信息技术快速发展，各级各部门对于文书档案的重视程度显著提升。在当前信息技术广泛应用的环境下，将信息技术与文书档案进行创新结合，不仅丰富了文书档案的基本内容，而且还更好地推动档案所属单位的发展建设。

一、信息化背景下文书档案管理存在的问题

文书档案管理是一个较为复杂的系统工作。目前在信息化背景下存在着许多问题，限制了文书档案管理在信息化背景下的全面展开。

（一）管理观念有待更新

对于任何一个机关企事业单位而言，文书档案都是其自身档案材料的重要组成部分，透过文书档案可以对机关事业单位的基本情况、发展动态等进行全面把握，尤其是通过信息化技术对文书档案进行管理，可以很好地提升档案管理的整体水平，实现了短时间内大批量档案整合管理的有效进行[1]。但从实际来看，当前很多单位的管理层对于文书档案的信息化管理没有给予足够的重视，在信息化管理上较为滞后，文书档案还主要停留在纸质层面，不利于整体档案管理工作的信息化推进。

（二）管理流程过于复杂

以往文书档案处理主要是分类整理、存档等，机械化、程式化特征较为明显，对于专业人员的要求不是特别高。但是，在信息化背景下，文书档案管理人员在使用各种类型的信息化技术设备时，存在着自身信息化技术不够、缺少经验、认识不强等情况，一定程度上限制了信息技术在文书档案管理中的应用。按传统的理念对文书档案进行管理，不仅导致各种信息技术设备资源的浪费，而且还严重制约了文书档案管理工作效率的提升，对于整个单位的信息化管理都不利。

（三）管理保密性有待提高

从实际操作上看，电子文本资料在分类上非常多，不同的文本资料在管理上存在着不同的形式要求，这就导致了信息泄露的可能性，不利于重要文书档案保密性的增强，也在一定程度上降低了文书档案对信息技术的深层次应用。与传统的纸质材料相比，电子化的文书档案容易被人为修改，在海量的文书档案中，这种修改很难被发现，不利于文书档案真实性的体现，一旦这些修改是不正确的，那么文书档案在后续的指导应用上就容易出现问题，导致工作失误或者相关问题的发生，从而也容易降低档案资料应有的价值。

二、信息化背景下文书档案的创新管理工作

文书档案信息化成为发展趋势。通过信息化技术的应用，可以更好地提炼文书档案中的重要信息，以更好地服务于所在行业的发展建设。

（一）增强管理基本认识

无论是管理层还是普通文书档案管理人员，都应当充分认识信息化的重要性，努力将信息化技术应用到文书档案管理中，即通过信息化技术的应用来推动档案管理工作的开展。为此，应突出信息化的基本地位，注重创新思维，将信息化技术与文书档案的每一个环节紧密结合起来，通过信息化技术的广泛深入应用，强化文书档案管理人员的信息化思维意识。还应围绕着文书档案管理加大信息化资金投入，多层面引进各种信息化技术设备，满足各个领域文书档案管理的需要，这对于文书档案信息化科学分类、有序整合具有重要意义。

（二）加快科学化管理平台的建设

之所以重视文书档案的信息化，是因为文书档案当中包含着非常大的价值，其中很多数据信息对于当前工作具有重要指导作用，可以减少相关人财物力等的重复性投入。相对于文书档案的海量化，通过对档案信息的挖掘，可以更好地体现文书档案自身的价值所在，对于文书档案信息的再丰富再完善具有重要促进作用，能够更好地体现文书档案的服务性特点[2]。应充分认识科学化管理平台对文书档案的重要性，依托科学平台，可以更好地对文书档案规范搜索、整理、分析与应用，除此之外还可以满足不同需求方在线阅读等方面的需要，使文书档案的内在价值更好地体现出来。

文书档案信息系统需要从三个层面切入，主要体现在档案加工系统、存储系统以及保密系统。通过加工系统，可以将文书档案进行整合，让文书档案以更加鲜活丰富的形式体现出来，对于后续不同类型信息的查询、形成完善都起着重要作用，还有助于让文书档案工作人员从以往繁重的工作中解放出来，进行精细化管理。存储系统，通过数据库系统的建立，可以将海量的数据信息存储起来，满足后续查找等的基本需要；依托于数据库系统，更好地满足了快速查找的需要，有助于文书档案规范化、标准化建设。通过对相关软件的创新设计，可以将文书档案进行科学分类。对不同的文书档案进行查询、阅览的权限设计，能够确保文书档案信息的完整性、安全性，更有助于文书档案满足需求方的需要。

（三）加快高素质人才队伍建设

随着社会的发展，各个行业文书档案资料会不断增多，很多单位文书档案管理人员年龄偏大，影响了文书档案管理工作的开展。当前，“互联网+”深层次融入到了文书档案管理领域当中，各种新的信息技术手段、设备不断应用到具体的业务开展中，为此要高度重视高素质人才队伍建设，切实满足文书档案管理信息化发展建设需要。一方面，推动年轻专业技术人才引进，将年轻人才充实到文书档案工作岗位上，逐步改善文书档案管理人员年龄结构，进一步活跃文书档案管理环境氛围；另一方面，对现有文书档案管理人员结合行业不同情况，制定详细的教育培训计划，定期开展各种形式的信息化教育培训，确保文书档案管理人员对各种信息化技术、设备等都能够熟练掌握、操作；还可不定期开展各种形式的交流学习活动，促进文书档案管理人员的自我成长与进步。

三、结语

新的发展形势下，文书档案管理的重要性不断凸显。但是在信息化环境下，文书档案管理上还存在着不少问题，需要引起足够的重视。应通过各种档案信息化平台建设，将文书档案内容进行全面整合提升，提升整体工作效能。