ERP在会展企业中的应用

四川天府国际会展有限公司财务金融部 朱琳

随着我国社会经济的蓬勃发展，国内国外的交流氛围日渐浓厚，我国会展企业的发展上了一个新台阶，会展企业举办会展活动的频率越来越高，规模上也在不断扩大，越来越多的会展企业开始崭露。会展企业中的财务管理是会展企业发展的核心管理，互联网时代的来临也给企业财务管理带来了更多信息技术上的支持。目前ERP系统是在会展企业财务管理中应用最为广泛的，通过ERP系统的应用，可以将企业的人力资源管理系统、OA系统结合起来，为企业建设一体化平台提供良好的基础，进一步提升企业的内部管理效率，ERP系统的应用可以降低企业财务管理人员因为人为错误导致的风险，信息化工具的使用提升了数据处理的速度，也保证了信息的准确性。ERP系统的建设和应用需要很多工具的支持，这样就可以将企业的各项财务数据进行有机地结合，进一步推动会展企业的财务管理水平。

1 ERP在会展企业应用中的问题

1.1 会展企业在应用ERP时环境建设达标率低

从目前会展企业建设ERP的情况来看，很多ERP建设不到位都是由于环境建设不达标造成的，主要是有以下几方面原因：第一，会展企业的管理者对于ERP的建设还缺乏正确的理念。部分会展企业建设ERP获得成功之后，后面的会展企业很容易形成跟风的趋势，一味地模仿已成功的企业经验，而忽视了本企业自身的财务状况，导致制定出来的ERP系统同企业发展不匹配，无法实现企业的目标。第二，ERP系统建设独立于企业整体制度建设中。对于会展企业而言，ERP系统的建设并不是独立的系统，而是需要同企业整体的管理系统相适应，互相配合和融入才能实现更大的收益，并且现在普遍存在的现象是ERP系统制定出来了，实施效果却不佳，没有通过人、财、物将其落到实处。

1.2 会展企业ERP系统功能不够全面

ERP系统的建设是目前会展企业实现管理上改革的重要步骤，但是从目前企业搭建的ERP系统来看，在功能上不够全面，很多关键的功能都无法得到有效的实现。目前系统不完善也是大部分会展企业面临的主要问题和普遍存在的问题，主要体现在以下两方面：第一，会展企业在建设ERP系统时，更多的是从财务管理的角度出发去做，因此重心落在了财务管理上，对于其他模版的深入程度相应地就会比较浅，ERP的价值无法发挥到最大。ERP系统最大的特点就是集成性，可以将企业涉及到的各个功能模版进行有机地结合，也是目前很多会展企业建设ERP系统的核心理念。第二，会展企业在设置功能模版时考虑不够周全、功能上不够完善。企业发展瞬息万变，系统的设定也不会一成不变，企业要接受ERP系统功能模块的不完善，但也要根据企业的实际发展和业务开展对系统模块进行及时优化，将财务管理系统中涉及的几个功能串联起来。

1.3 建设ERP系统时，前期工作不够深入，后期完善不及时

会展企业在建设ERP系统时，必须做好扎实的前期准备工作和后期的完善工作，这是ERP系统体现价值的重要步骤。但是从目前会展企业应用ERP系统的实际操作来看，不管是在前期准备工作上还是后期收尾完善上都存在着很大的问题：一是前期工作不够深入。企业在前期阶段没有对财务管理的现状进行分析，也没有对环境进行调查，导致了ERP系统在执行的过程中，无预期目标、无参考对象，只体现了ERP系统的形态，没有将形态落实成一个实体，缺乏足够的立足点和目标，减弱了ERP系统的建设和能够体现的价值。二是后期完善不及时。企业应当时刻关注ERP系统的执行情况，及时发现问题、解决问题，但是由于后期工作没有进行完善或者完善得不够及时，错过了很多需要企业进行及时修改和完善的点。

1.4 在配备ERP系统时，系统选型缺乏合理性

选择合理的ERP系统是会展企业进行财务管理的重要步骤，也是ERP系统建设过程中的核心问题，系统选型的科学性、合理性、适配性将导致ERP系统是否能够发挥出最大的作用。例如，相比而言国内ERP系统价格普遍偏低，但是从售后服务上优势明显，但国内做ERP系统的专业性划分不够明显，单独为会展行业做的ERP系统并不多，因此企业在选择ERP系统时面临的困难较多。但总体来看，会展企业要结合自身的实际情况和发展作出决定，也要考虑到企业的资金承受能力，不能盲目追求好，平衡需求才是最重要的。系统选型如果出现了较大的失误，不仅不能将ERP系统的功能发挥到最大，还会影响会展企业的发展，给企业留下诸多隐患。

1.5 会展企业在应用和实施ERP系统时不到位

不同规模和大小以及不同发展阶段的会展企业应用ERP系统的水平也是有很大区别的，目前国内的会展企业正在大力实施ERP系统。从目前的实施情况来看，还存在以下问题：第一，ERP系统不仅是一个财务系统，也是企业整体的应用系统，现在很多企业仅仅是将其作为财务核算的软件，发挥的功能很少，没有将企业的流程都整合到ERP系统上，缺少对于全局的把控和整体的分析。第二，ERP系统没有配备专业化的维护人员，特别是对于政府类、事业单位类的会展企业，企业的规模和涉及的范围都比较广泛，必须配备专业的人员进行管理。

2 会展企业ERP应用的完善对策

2.1 进一步落实外部环境建设

首先，会展企业管理层需要提升对于建设ERP系统的意识。信息化时代的来临给ERP系统建设提供了一个非常好的平台，通过建设ERP系统，可以有效地提升企业的管理效率，强化企业的管理水平，管理层的意识直接决定着ERP系统的应用强度和实施进度。其次，配备专业性操作人员，提升员工积极性。不能将ERP系统只作为财务人员的核算系统，搭建整体管理系统，让企业所有人员都参与到这个系统的建设中来，共同促进系统的建设和实施。最后，完善制度建设。ERP系统的实施必然不会是一个轻松的过程，企业可以通过在制度上进行约束，将制度作为企业管理的一种规范，完善ERP系统执行流程。

2.2 企业需要明确完善系统功能

目前会展企业在使用ERP系统时，并没有将其所有可开发和利用的功能都利用起来，因此很多企业在配备ERP系统时就会选择性地进行搭配，这也是从成本的角度上考虑的。但信息化时代的来临已经让会展企业感受到了ERP系统将会给企业整体管理带来的巨大优势，而不单单只是一个财务管理系统的建设。因此，企业需要进一步完善ERP系统的功能：第一，凸显出ERP系统的集成性。ERP系统可以将企业的财务管理、人力资源管理、业务层面管理，包括展览项目、服务、展位分配等多个模块的内容进行统一管理，体现企业管理的一体化。第二，优化财务管理模块。财务管理模块始终是企业管理中的重中之重，在系统功能不够完善时，财务模块的核算也是不够健全的。因此企业可以在财务模块上辅助加入业务模块的内容，体现ERP系统的全局性。

2.3 加强前期调查工作，加强后期系统完善

为了进一步优化ERP应用，会展企业需要加强对事前阶段的调查工作，也要对事后阶段的系统进行修复和完善。从事前阶段来看，首先，需要了解企业本身的管理状况，通过ERP系统对财务状况进行深入分析和优化建设；其次，加强财务管理信息化建设，信息化技术可以有效地促进ERP应用的建设，降低了ERP应用的难度，给企业增加信心；最后，把控外部环境建设，给ERP应用营造一个良好的发展条件。从后期阶段来看，企业在后期对ERP系统的追踪和完善可以有效地提升ERP系统的改进，也会进一步促进和企业的融合。首先，根据实施结果对ERP系统的功能进行优化。企业的发展和所处环境都不可能是维持不变的，因此ERP系统也应当随着企业和环境的改变作出及时的更改，对旧模块进行优化，加入新的功能；其次，加强对ERP系统的整合。在这点上主要是通过信息化技术来实现，互联网发展给ERP系统的发展带来了很多机会，通过信息化技术，可以实现ERP系统的全信息化管理，打造更加系统和舒适的信息化管理平台，提升企业的使用体验感。

2.4 选择适合会展企业的系统软件

不同的行业和不同的企业在选择适合本企业的ERP系统时侧重点不同，所选择的ERP系统也不同，可从以下三点予以考虑：第一，了解ERP系统的功能。不同的ERP系统所配备的功能肯定是有差别的，就以我国国内目前比较流行的金蝶和用友来说，使用者对于两者的感受还是有所不同的。具体来讲，金蝶软件的操作比较灵活，适用于规模小或中等规模的企业使用，用友在划分核算模块时比较细致，专业性上更具有优势，适用于规模较大、核算较为复杂的企业使用。因此在选择ERP系统时，企业要先考虑自身的情况来作出选择。第二，专业化服务。目前的ERP系统基本上都可以满足大部分企业的需求，但在会展企业的适用性上就显得有些不足。一般的ERP系统都比较适用于工商业企业，对于会展企业这样较为特殊的企业适用性上还存在着一些缺陷，企业可以通过定制化服务，请ERP系统商提供更加专业性的开发服务，匹配会展企业的实际需求。第三，要注重售后服务。ERP系统一旦在企业开始运行，将对企业产生非常大的影响，如果ERP系统出现了问题，对企业来说会造成很大的风险和损失，因此保证ERP系统配备了及时专业的售后服务也是企业选择ERP系统的重要元素。

2.5 做好ERP系统的实施与应用

在实施ERP系统时，会展企业可以通过以下四个方面的内容来进行优化：第一，做好ERP系统的岗位配置。ERP系统的操作难度并不简单，且每一个操作步骤都会影响到ERP系统的实施进度和具体应用，配备专业化的人员可以提升ERP系统的管理效率，提升数据的准确性。第二，做好流程设计。ERP系统已经不仅只是一个财务系统，更多的是从企业的整体层面来进行管理和流程设计，优化ERP系统流程管理，可以加快ERP系统的实施和应用。第三，加强业财融合。通过ERP系统的数据管理与分析，实现对会展业务的分析，支撑企业经营决策。例如会展企业的市场部需要将业务信息录入，运营等相关部门将成本相关信息录入，财务将资金、税费等信息录入，同时在ERP分析端得出分析结论。例如，对于会展业同比电费分析、人员经费分析、展位收入分析以及参展单位性质、观众人流量分析等，以改进工作。第四，注重ERP对决策的支撑，例如通过ERP的应用及历史数据的积累，企业可以对不同类型的展会进行归类，如车展、房屋交易会、区域性交易会、节日交易会等进行成本利润率分析，得到合理的收入、成本、费用比率标准，作为企业长期经营的基本参照，实现会展企业的精细化管理。

3 结语

时至今日，ERP系统已经被广泛地应用于企业的财务管理中，在提高财务管理效率、强化企业管理水平中发挥着突出的作用。会展企业在ERP的财务管理应用中，既取得了显著的成绩，也暴露出了一些问题，因此，会展企业需要从落实外部环境建设、明确完善系统功能、加强前期调查工作、科学选择系统软件、加强系统应用等角度出发，充分发挥ERP系统对会展业发展的促进作用。