实现档案管理工作规范化、科学化、法制化的路径

◎马滕飞

单位不断进行扩建，改革工作的持续开展，使得档案资源数量持续增长，对于档案的管理要求也逐步提高。档案内包含着重要的数据信息资源，具有极高的社会价值、科学价值和经济价值。为了使档案资源能够切实对单位发展起到积极影响作用，必须要对传统模式进行创新，探索出新的管理策略和理念。因此，如何更好的落实档案管理创新改革工作，已经成为档案管理人员的重要研究内容。

一、加强档案管理工作质量的重要性分析

档案是单位重要资源，档案管理是单位管理工作中的重要组成部分，档案管理水平可以从侧面反映出单位整体水平。加强档案管理工作质量，一方面可以推动单位的良好发展，使单位能够深挖档案内部信息资源，积极提高自身的社会服务水平和学术水平，这样才能提高单位的社会影响力和群众满意度；另一方面，高质量的档案管理工作，可以为单位的发展和建设提供决策支持，同时实现资源的合理分配，推动单位的升级与改革，进而提高经济效益，实现单位的战略经营目标。

二、实现档案管理工作规范化、科学化、法制化的路径分析

1.建立健全档案管理制度，是实现档案管理规范化的必经之路。

传统模式下的档案管理制度与新时代的档案管理工作存在比较明显的不适性，暴露出了一些制度思想观念老旧、一些制度管理欠缺等问题。新时期的档案管理模式想要完成创新优化，必须要在健全的档案管理制度的基础上，实现档案管理的规范化发展。首先，单位应当根据自身实际情况，制定出详细全面的档案管理制度，落实到档案管理中的收集、整理、归档、保存、调阅、销毁等工作方面，并要求相关人员严格遵守规章制度；其次，档案管理部门应当统一档案的形式和样式，根据档案的不同类型设计相对应的档案模板、格式，例如人事档案、科研档案、病历档案等，这样不仅有助于档案的收集与整理，同时也使档案管理更具规范化特征。

档案管理部门不仅是档案管理的主体部门，同时也是档案管理制度的制定、监督与执行部门，因此在档案管理过程中，档案管理部门要能够充分发挥出自身职能作用。在执行管理制度过程中，应当做到全面监督，发现问题要及时处理，功过赏罚分明。此外，档案管理部门应当确保制定的管理制度具有比较强的实践性，这样才能使制度更好的落实到位，避免出现管理制度与实际档案管理工作不匹配的现象，这样才能全面提高档案管理工作质量。

2. 积极推进档案管理信息化建设，实现档案管理工作的信息化发展。

传统档案管理模式已经无法满足新时期的档案管理工作实际需求。随着科学技术的不断发展，信息化技术已经被广泛应用在各个领域中。从整体上来看，档案管理采取信息化管理模式，走科学化发展道路，是档案管理发展的必然结果。档案信息量比较大，涉及到的内容比较多，如果仍然采取人工管理模式，不仅不利于档案管理的规范化、科学化建设，还会影响档案的利用效果，因此必须要将档案管理与信息化技术相结合，这样才能提高单位的档案管理整体水平。档案管理部门要积极完成信息化硬件设施的建设工作，例如电子计算机、基础性硬件工程等设施，还要积极构建档案管理系统平台。这样可以使档案的收集更快速、完整，档案的整理更方便，档案的保存更安全，档案的利用更高效，从而节约了大量档案管理人力资源和物力资源，控制了单位档案管理成本，起到了事半功倍的作用。

为了保证档案的安全性，可以在档案管理系统中加入防火墙和密钥系统，这是档案管理规范化的重要体现之一。在电子档案收集后的整个流转过程中，都需要实现信息化追踪管理，确保档案不会丢失。在查阅档案过程中，要采取严格的分级登录措施，不同级别的单位人员所拥有的登录权限不相同，这样可以起到保护档案安全的作用。而且在防火墙的保护下，可以防止出现非法人员入侵档案管理系统的行为，一旦发现在档案管理系统中有违法操作时，系统可以自动关闭并发出预警。如果单位人员在调阅档案过程中出现违规行为，需要视情况追究其责任，必要时要追究其法律责任，这样才能保证档案调阅行为的规范性和合理性。

3.加强档案的有效利用，充分发挥出档案的内在价值。

档案管理的主要目的并不只是保护和监管，而是要通过档案管理，保证档案的完整性，进而更好的挖掘档案内潜在信息，对信息进行分析再加以利用，转化为实际成果，这是档案管理科学化发展的集中体现。部分档案具有保密性特征，这类档案资源通常比较珍贵，例如一些文字学术档案、声像档案等，档案管理人员可以对这部分档案采取备份并保密管理，这样可以避免由于档案遗失或损坏而造成的资源损失。管理人员要对档案做好目录编排工作，这样不仅可以提高档案管理质量，同时也提高了档案有效利用率。

此外，要全面提高档案管理队伍整体素质，要让档案管理人员有比较强的责任意识和创新精神，确保在日常工作中，能够遵守相关规章制度并积极探索出新的管理模式，推动档案管理工作向科技化、现代化、信息化的方向发展。同时也要在档案管理队伍中贯彻法制观念，要保证做到严格遵守档案管理规章制度，不泄密、不做违法行为，严格按照相关制度完成档案管理工作，所有档案管理涉及到的工作内容全部按照程序进行，不违规操作，这样才能提高档案整个环节的管理质量。

结语：档案管理是一项长期性工作，新时期的档案管理工作应当积极走电子化、信息化的发展道路，真正做到与时俱进，与时代发展要求相吻合。档案管理部门应当积极完成管理理念的创新，要认识到档案管理实现规范化、科学化、法制化发展的必要性。要建立健全档案管理制度、积极推进档案管理信息化建设、加强档案的有效利用，这样才能提高档案管理质量，确保档案价值作用的发挥，并推动单位的可持续发展。