博物馆学术会议质量管理与评估初步研究

王开 高霄旭

摘 要 博物馆学术会议是促进馆际学术交流、提高科研水平和业务能力的重要途径之一。通过对2019年博物馆领域112场学术会议的基本分析，发现博物馆领域学术会议具有主题丰富、规模大型化、时间冲突明显、地点相对固定、与社会合作不紧密等特征。针对会议组织中存在的各种问题，建议博物馆学术交流管理部门积极关注行业动态，降低会议冲突，将会议质量作为重点考察指标，探讨博物馆学术会议的管理方式，并提出建立学术会议组织管理标准化流程和行之有效的会议质量评估体系的建议，以期将博物馆学术会议打造成有深度、有广度的行业交流平台。

关键词 博物馆学术会议 会议管理 质量评估

0 引言

近年来，博物馆开展学术研究的业务属性与文物保护和展览相比较为薄弱。拥有几千万文物藏品的博物馆，在常规的文物保管、保护方面依旧沿用传统方式，展览、宣传、教育等核心业务缺乏前沿的学术支撑，在成果转化方面往往滞后于考古学、历史学等方向的专业研究内容。由于博物馆自身的学术研究实力弱于高校和科研院所，而高校和科研院所又囿于文物的难以触及，所以对藏品的研究也只能依托于博物馆出版的图录或馆内学者有限的研究成果，大量文物的历史价值、艺术价值还有待深入挖掘。在当下文博事业蓬勃发展的大背景下，博物馆要突破学术研究的短板，鼓励员工积极组织和参与行业内高水平的学术交流活动，是开阔视野、了解学术前沿有效途径之一。

博物馆的学术交流活动主要针对两个层面，一是博物馆与公众的交流，目的是实现科普教育，以学术讲座、报告为主;二是博物馆与研究人员之间的交流，围绕博物馆核心业务、学术前沿中的重大问题，为专家学者搭建学术交流平台，为研究人员了解学术动态、展示研究成果、推动成果创新性转化和创造性发展等构建重要的联系纽带，以学术会议为主。博物馆因自身特性，开展的学术会议涵盖专业十分广泛，从博物馆学、考古学、历史学等基础理论，到信息技术、观众服务、安全设备等实际应用，要如何根据不同目的设置清晰的学术会议主题，保证论文和会议报告的高水平，提高参会人员体验，通过学术研讨会及时了解国际上文物研究领域的最新信息并将自身的研究成果推向世界，是博物馆会议管理部门需要思考的重要问题。

1 研究背景

学术会议是研究人员开展学术交流的主要方式之一，国内外学者对学术会议进行过广泛研究，主要聚焦在学术会议质量影响因素、评价方法和评估指标等方面。

1.1 关于学术会议定义

一般意义上的会议指至少3人参加的、就某个（些）问题的认识或解决所进行的探索、研讨和沟通活动。结合国际大会及会议协会对会议的定义，会议是以讨论、求实、解决问题或协商为目的的参与性集会，会期至少6小时、出席人数至少25人且具有固定日程或程序。

学术会议作为会议的一种，国内外学者对其界定做了系统性理论研究。柳洲和陈士俊将学术会议定义为以一定的物质设施和活动经费为基础，围绕知识共享和创新的具体目标，由处在特定时空和自由、平等文化氛围中的学术研究人员组成，通过彼此的信息服务，形成的复杂动态系统。吴丹和曹桂华认为学术会议是指具有同样专业知识背景的人为研究问题、交流信息、获取知识、统一思想等目的在特定的时间和地点聚集，按照一定的规则所进行的交流、讲解、讨论等活动。周娟在总结前人研究的基础上，将学术会议定义为特定学术专业领域的有关专家、学者及科技人员参加并提交学术论文，以面对面的互动沟通形式共享学术信息的各种形式的研讨会、报告会、交流会和论坛。

结合博物馆的实际情况和专家学者的研究结果，本文对博物馆学术会议作出如下定义：博物馆学术会议是由博物馆主办或承办的，以促进博物馆事业发展、生产与传播博物馆藏品知识、解决博物馆业务问题为主要目的，以面对面互动沟通为主要形式，在特定时间按照特定规则进行的学术交流活动。

1.2 关于学术会议分类

学术会议分类比较复杂，按照学科性质、召开周期、参会国别、会议采用的交流技术、信息传播方式、会议规模等划分方式，有不同的分类结果，如一次性学术会议与系列学术會议、国际学术会议与国内学术会议、传统学术会议与视频学术会议、单向传播会议（学术报告）与双向互动会议（座谈会）等。

博物馆的学术会议应主要结合博物馆业务的特殊性，从规模上可以区分为小型前沿热点专题学术研讨、大型跨领域综合研讨;从组织周期来看，也有独立召开的单次精品会议和每年举办的品牌系列学术会议;在主题方面则可划分为博物馆管理与博物馆学专题论坛、文史研究论坛、展览专题论坛、文物保管与保护修复专题论坛、社教研学专题论坛等多个领域。

1.3 关于学术会议质量和评估体系

李小萍认为提高学术会议质量需要高度重视对学术会议的策划和管理、用改革和发展的办法消除体制性障碍、创新办会模式、制定客观定量的学术会议考核办法、用好有限会议经费、积极推进学术会议成果的转化。游媛提出宏观上学术交流质量评价标准体现在学术交流是否适应时代进步、经济社会需求，微观上最终交流成果能否直接促进科技进步，两者共同体现学术交流是否务实与高效。李新杰提出利用改进的ACSI模型，通过从微观上测量参会者对学术会议的组织水平、论文水平、能否解决领域内待定问题等指标的满意度，来评价会议质量的高低。中国科学技术协会学会学术部长期关注学术交流活动的质量，组织开展“学术交流与学术生态建设研究”“学术会议过程对学术会议质量的影响研究”“在华召开国际会议选用语言及其效果研究”等研究课题，编写《学术交流质量与科技研发创新研究》等研究成果。博物馆的学术会议要保证会议效果、提升会议质量，也应该建立具有行业特点的学术会议质量评价体系。

2 2019年全国博物馆学术会议组织情况分析

学术会议的举办情况能够较好地反映博物馆领域的动态发展。国际大会及会议协会作为全球国际会议最主要的国际组织之一，每年都对符合要求的国际会议进行统计和信息发布。中国科学技术协会每年对全国学会、地方科协及其所属学会组织的学术会议情况发布报告。博物馆领域学术会议目前没有统一的官方渠道发布统计信息，因此本文基于网上公开的会议新闻和资料，共搜集2019年博物馆领域相关学术会议112场，数据来源主要为国家文物局、中国博物馆协会和各大博物馆官方媒体平台，这里对“博物馆领域相关”的判定标准有两条，一是会议由博物馆主办或承办，二是会议主题与博物馆业务紧密相关。如表1所示，本文主要从主题分类、会议规模、举办时间、会议目的地城市与组织方式等五个基本维度进行定量分析，以期在一定程度上客观反映国内博物馆学术会议组织的基本偏向。

2.1 会议主题丰富多样

如图1所示，112场学术会议在主题上几乎涵盖了博物馆业务的各个领域。可以明显看出，博物馆领域相关学术会议的关注点依然在文史研究、文物保管、保护与展陈等博物馆核心业务上，博物馆管理与博物馆学逐渐进入讨论视野。博物馆业务的复杂性决定了每个领域都可能诞生值得深入研究讨论的科学问题，因此博物馆的学术视角必须多样化，才能够满足行业发展进步的实际需求。

2.2 会议规模普遍较大

根据中国科协学会学术部（2018）提出的会议规模分类标准：邀请人数在200人以上为大型会议，500～200人为中型会议，50人以下为小型会议，本文将参会人数20人以下定性为小型会议，20～49人定性为中型会议，50～99人定性为大型会议，100人以上则为超大型会议。如图2所示，剔除13场参会人数未知的学术会议后，剩余99场学术会议中，小型会议仅为3%，最少参会人数10人;大型会议为33场，占34%;超大型会议数量最多，占36%，其中两场学术会议参会人数更是达到了400余人。会议规模的大型化趋势利弊参半，一方面参会人数众多时，人员构成趋于复杂，有利于形成多领域、多视角的学术观点。另一方面，过多的参会人员容易导致会议交流的不充分，不利于加强专业问题的讨论深度，同时有限的参与度也会降低参会人员的积极性，影响会议实际效果。

2.3 举办时间不平衡

如图3所示，112场会议的举办时间整体来看明显失衡，上半年会议数量较少，下半年会议频率明显增加。2019年1—7月，全国每月举办博物馆领域相关学术会议均低于10场。其中受元旦、春节等影响，第一季度会议数量最少，共4场。第二季度数量明显增加，共20场。第三季度7月份会议数量保持稳定，8月进入拐点，会议数量大幅增长。全年53%的会议集中在第四季度，3个月共举办会议60场，其中11月会议数量最多，达26场，分布在10个省份11个城市，会议时间的冲突表现得十分明显。月度会议数量的明显浮动一方面受到节假日和年会性质等外部因素影响，另一方面也凸显了各单位倾向于年底集中组织会议的突出问题。学术会议的密集召开对组织者、报告者和参与者都会造成一定困扰。

2.4 会议目的地城市本地化

根据周娟的研究，城市对学术会议的影响主要反映在交通便利性、交通及住宿成本、城市形象、气候、安全等方面，学术会议反之能够为会议举办城市带去显著的学术效益、社会效益和经济效益。由表1数据分析可知，2019年的112场学术会议分布在23个省份38个城市，其中北京的学术会议数量远超其他城市，多达38场。从数据结果来看，由各大博物馆主办的学术会议通常以博物馆所在地为会议目的地城市，會场设在博物馆内。而由中国博物馆协会主办的学术会议则明显对会议地点进行过考量和选择，20场学术会议中，除2场在北京、3场在上海、5场在省会城市举办外，其余10场均在中小城市举办，一定程度上起到了以学术会议推动城市发展的作用。

2.5 跨行业跨领域社会合作较少

在113场博物馆领域相关学术会议中，博物馆、科研院所独立组织学术会议31场，由多家单位合作举办的学术会议82场，其中公司参与主办、协办的学术会议仅有12场。从数据和日常了解到的情况来看，目前大部分学术会议没有借助社会资源，也基本不向与会者收取会议费用，基本由政府出资，尚没有达到“以会养会”的成熟状态。这些基本情况一方面反映了博物馆行业学术会议的特殊性，另一方面也凸显出博物馆领域学术会议管理的相对不成熟。

3 博物馆学术会议管理模式探索

博物馆领域学术会议起步相对较晚，大量博物馆还没有将学术会议作为大规模、常态化的学术交流业务，因此缺乏具有针对性的管理和组织方法。根据前文的论述，总结出博物馆学术会议的特点，具体表现为：

（1）学术领域的专业性与多样性。博物馆的学术会议主要从文博领域视野出发，探讨博物馆定义、功能、管理等理论问题或与藏品研究、保管及保护、展览策划、观众服务等核心业务相关的重要实践问题，涉及博物馆学、考古学、历史学、教育学、新闻传播学、心理学、管理学、信息技术等多个领域，充分反映博物馆行业兼容并包的特点。

（2）主题实用性与前沿性。博物馆开展的学术会议是由博物馆各部门结合实际工作需要和行业发展态势展开，主题通常与博物馆正在或即将开展的业务紧密相关，以深入研究馆内藏品、解决业务问题为主要目标。因此通常学术会议的主题在设置时要求兼顾学术前沿的同时也要具有可操作性，使学术会议成果不仅停留在学术研究层面，而且能够实现一定程度上的转化应用。

（3）组织国际化。博物馆在充分发挥“一带一路”文化建设重要作用的同时，积极参与全球博物馆发展建设是机遇也是责任。目前已有多家博物馆建立或加入了国际和区域性博物馆组织，既“走出去“积极参与国际会议，“带回来”前沿交流成果，又希望组织和承办高质量的国际学术会议，扩大学术影响力，打造学术会议的国际品牌。

3.1 博物馆学术会议目前存在问题

（1）会前审核不严格，主题论证不充分。博物馆学术会议的主题和分议题设置虽然与业务密切相关，但承办方对于希望通过会议解决的实际问题或达到的学术目的缺乏全局性的考虑，同时管理部门尚未对会议主题建立完善的专家论证机制。

（2）会议筹备时间有限，论文质量把控不到位。博物馆各类会议的主持人和报告人以定向邀请为主，其他参会人员通常不做规定，与科技类会议相比，在发言或论文质量上都没有充足的时间进行审核和筛选。

（3）会议交流不深入。目前开展的学术会议以报告居多，讨论较少，与会专家学者缺乏充分的交流时间和多样的交流形式。

（4）会议过程缺乏统一管控。学术会议缺乏标准化的过程管理和质量控制规范，同时会议管理部门的监管通常停留在会前申请和会后信息上报环节中，会议过程处于监管的真空期。

（5）会议缺乏及时有效地质量效果评估。学术会议结束后，会议管理部门通常会安排内部信息归档和新闻报送，但对会议质量和预期效果没有进行量化评估，同时对会议成果的传播缺乏有效推动。

（6）会议影响力有限。会议主办博物馆的研究人员参与学术会议发言、报告、讨论的积极性较低，非报告人员旁听会议参与度不高，学术会议没有对博物馆自身人才培养起到应有作用。同时，会议形成高质量成果较少，且形式单一，限制了学术会议影响力的持续性和广泛性。

为解决这些问题，规范博物馆学术会议行为，合理利用学术资源，使学术会议能够切实有效的为博物馆业务和人才培养服务，博物馆会议管理部门应对会议全流程进行标准化、精细化管理，通过深入有效的调研和迭代研究，形成适合博物馆学术会议特点的质量评估方法。

3.2 博物馆学术会议管理方式探讨

博物馆学术会议分为不同的组织层级，科研管理部门牵头举办的学术会议侧重于满足博物馆整体的战略规划和需求;各业务部门组织的学术会议主要关注学术前沿、藏品研究和解决实际问题;馆属企业承办的学术会议，则应该注重为博物馆提供服务的技术水平和跨界交流。博物馆三个层级的学术会议彼此间相对独立又相互影响，在组织实施、效果评估等方面与科研项目存在很多共性，要在保持学术会议定期定量开展的同时提高会议水平，可以参照科研项目管理模式，将每个学术会议作为独立的项目个体进行统筹管理和独立评估，明确会议管理部门的责任边界，对会议申报、筹备、实施、总结和成果推广等各个环节制定清晰合理、符合实际且可操作的标准要求。主要管理措施包括：

（1）制定完备的学术会议申报与审核制度。以学术会议规划为主，减少临时学术会议数量。在学术会议申报中，参照科研项目管理制度，会议管理部门每年应定期发布年度学术会议集中申报流程和会议指南，由部门或个人发起会议申请。制定合理的评审规范，对拟举办学术会议在时间、形式和内容上进行审核，按照博物馆整体战略规划，对学术会议主题、内容、目标、预期成果、预算金额等进行统一调整，在申报初期打通层级壁垒，减少时间冲突、主题重复、目标模糊等问题，为学术会议筹备留出充裕时间。

（2）建立标准化的会议筹备流程规范。发布会议筹备工作指南，针对不同类型的学术会议，明确筹备过程中需要注意的各类工作事项和执行标准，拟定会议邀请函模板、会议手册格式规范、会议论文遴选标准及会议专家邀请原则等内容。通过申请的学术会议应根据申请书制定详细的会议目标和筹备方案，会议筹备部门需在会议开始前提供完整的学术会议资料，由管理部门对会议筹备环节是否达标进行评估。

（3）严格控制学术会议上的交流质量。参会人員从定向邀请转向定向邀请与自主参与相结合，对不涉密的会议，扩大信息发布渠道和受众。建立完备的参会论文、报告规范和专家团队审核机制，保证会议报告质量。加强学术会议中的交流部分，提供多样化途径。学术会议应为专家的深入讨论提供客观条件，除线下的会上讨论和茶歇时间外，利用即时通信工具（微信群）和官方会议网站等线上渠道加强参会人员的交流互动。

（4）做好会议全过程效果评估。采用定性与定量相结合的方法，通过筹备期间对主办方的调研、会议现场对参会人员的调研等途径来评估会议目标与实际效果之间的吻合度。会议管理部门应有专人参与会议的全过程，对会议现场的学术氛围、会务安排、报告质量、交流深度等进行客观记录并作为后期评估依据之一。

（5）建立学术会议成果管理规范。博物馆的学术会议在深入讨论基础上，应增加成果形式、扩大成果传播范围。成果形式不仅限于内部刊物、正式出版论文集，还应考虑与博物馆刊物结合，遴选质量过关的会议报告组成专题发表在行业期刊上，也可通过移动端、网上媒体运营平台等途径发布，以扩大学术影响力，吸引更多同领域研究者的参与。同时可以促进与参会优秀研究人员的合作，将学术会议成果进一步转化为博物馆能够应用的技术和方案。

4 博物馆学术会议质量评估维度探讨

学术会议质量即是学术会议所创造或体现出的价值，在博物馆学术会议管理过程中，学术会议质量一方面体现在组织、交流、学术、成果、影响层面，另一方面也体现在主题、内容、信息获取等层面，建立全面系统的质量评估体系是复杂且必要的一个部分。博物馆的学术会议地点相对固定、着重关注自身发展，笔者认为目前会议质量评估的主要维度体现在会议主体（人）、会议过程（事）和会议成果（物）三个方面。

4.1 会议主体

中国科学技术协会学会学术部杨文志副部长在“全国精品学术会议”培训班上指出，对称的交流主体是学术会议成功的关键要素之一，学术会议的主体包括会议管理者、组织者和参与者。

对会议管理者和组织者而言，博物馆领域相关学术会议能够带来的价值主要为：探讨和解决特定问题、交流博物馆相关业务、推动博物馆行业发展、扩大博物馆学术影响、建立博物馆领域学术共同体、促进博物馆研究人员成长，以及传播及转化文博领域研究成果。

博物馆学术会议的用户按照实际情况通常包括三种：一是直接参加会议的博物馆主办/承办方研究人员，二是接受邀请或自主报名参会的其他单位研究人员和社会公众，三是因各种原因无法参会但关注博物馆领域会议成果的研究人员和社会公众。对前两种到会的参会者而言，博物馆领域学术会议的价值一般在于了解博物馆领域热点动态、探讨和解决博物馆领域相关问题、发表个人研究成果、扩大个人学术影响、学习和掌握新的研究方法、加入特定的研究群体等。第三种无法到会人员则更多期望从会议成果中获得博物馆领域的相关动态和研究进展。

因此，会议组织者与用户预期目的的匹配度、专业背景的交叉性是学术会议质量的评估维度之一。按照三类用户关注点的不同，在会议举办期间通过调查问卷、预备会议等形式了解他们对会议的需求和预期，能够帮助提高会议质量。

4.2 会议过程

学术会议的筹备和实施过程工作繁杂琐碎，细节影响会议的整体呈现效果。笔者认为会议的筹备和实施过程工作应做到：

（1）清晰的会议目标和恰当的会议主题。会议主题要满足单位内部科研人员的研究和工作需要，同时应对领域内的专家学者具有一定的吸引力，围绕专业领域内的前沿热点或制约行业发展的重点问题展开。

（2）会议交流的深度、广度和充分度。学术会议的特邀报告和发言水平是影响会议交流深度的重要因素。会议组织者应根据会议目的和专业方向确定参会人员的定向邀请范围，除博物馆行业外，专业相关的科研院所和高校应是重点邀请对象，应用性较强的学术会议还可遴选已有优秀成果的公司发送参会邀请。会议邀请的发放时间一般应提前3个月以上，为报告人和参会者留出充足时间思考会议主题相关内容。同时建立完善的会议报告、论文审核标准，组建专家委员会对论文质量进行严格审核。学术会议讨论的充分程度主要依赖于主办方的环节设置。会议组织者应预设时间充裕的讨论交流环节，并提供多样的交流方式，来保证学术会议交流的充分度。可以通过会前通过微信、网站等移动平台建立与会者的线上交流沟通平台、会中开展分主题小组讨论或自由讨论、在茶歇地点集中展示精彩的会议论文概要等方式，构建报告人和参会者之间的讨论空间，促进学术观点的交流和碰撞。

（3）会议目的地的体验和会务工作的完备情况。博物馆未来可考虑与非本地城市开展会议合作，并针对会务工作的各个环节建立筹备规范，通过标准化的会议举办要求来保证会议质量。

4.3 会议成果

学术会议的成果是扩大博物馆学术影响力、推动博物馆行业发展的重要途径之一，也是会议质量的直接体现。博物馆学术会议成果的评估维度应主要在于成果形式和传播方式的多样性。成果形式不仅局限于传统的论文集、专著，高质量的会议综述、成果转化应用等方式也是有效的成果表现方式。成果的传播既可以借助公开出版物，同时也应该充分发挥互联网的作用，在微信公众号、博客等平台择优推广。

总体而言，博物馆学术会议的质量评估有着独立特性，还需要在实践中不断探索和磨合。通过对博物馆学术会议的质量管理，能够极大的推动博物馆的学术研究和专业人才培养，是博物馆重要的科研管理举措。

5 结语

通过对2019年全国博物馆领域相关学术会议基本情况分析，梳理了博物馆学术会议组织过程中的一些问题，为今后博物馆学术会议的举办提供了数据支撑。博物馆在学术会议主题拟定和时间规划上，在结合自身业务发展的实际需要的同时，应积极关注行业动态和其他相关技术领域的交流平台，建立多单位联合机制，尽量减少会议内容与时间的冲突，避免学术资源的浪费。同时，对于博物馆学术交流管理部门，建议根据本馆情况拟定学术会议组织管理标准化流程，并建立行之有效的会议质量评估体系与制度，保证会议交流效果，扩大成果传播范围，真正将博物馆的学术会议打造成有深度、有广度的行业交流平台。

参考文献

[1]Lawson F.Convention and Exhibition Facilities： A Handbook of Planning Design and Management[M].London：The Architectural Press，1981.

[2]柳洲，陈世俊.试析学术会议及其知识创新机制[C].烟台：学术交流质量与科技研发创新——中国科协第三届学术交流理论研討会，2008.

[3]吴丹，曹桂华.国际学术会议的组织与管理[J].学会，2009（12）：43-47.

[4]周娟.学术会议目的地评价因素研究[D].上海：华东师范大学，2011.

[5]中国科协学会服务中心.2017学术会议质量报告[M].北京：中国科学技术出版社，2018.

[6]李小萍，李正墨.提高省级学术会议质量的探讨[J].科协论坛，2005（6）：8-10.

[7]游媛.学术交流质量评价指标体系的构建研究[D].重庆：重庆大学，2012.

[8]李新杰.基于改进的ACSI模型的学术会议质量评价实证研究[J].中原工学院学报，2017（4）：66-72.

[9]中国科学技术协会学会学术部.学术交流质量与科技研发创新[M].北京：中国科学技术出版社，2008.

（2020-02-26收稿，2020-04-01修回）

作者简介：王开（1987—），女，中国国家博物馆馆员，研究方向为科技考古、博物馆管理、博物馆信息技术，E-mail： 675672139@qq.com。

A preliminary study on quality management and evaluation of museum academic conferences： Taking the academic conferences data of 2019 for example// WANG Kai， GAO Xiaoxu

First-Author's Address National museum of China， E-mail： 675672139@qq.com.

Abstract The academic conference of the museum is one of the important ways to promote the inter- library academic exchange and improve the level of scientific research and professional ability. Through the basic analysis of 112 academic conferences in the field of museums in 2019， it is found that academic conferences are characterized by abundant themes， large scale， obvious time conflicts， relatively fixed locations， and weak social cooperation. In view of various problems existing in the conference organization， this paper discusses the management mode of the museum academic conference， and puts forward the establishment of the standardized process and effective conference quality evaluation system of the museum academic conference organization management， in order to build the museum academic conference into a deep and wide-ranging industry exchange platform.

Keywords museums， academic conference， conference management， quality evaluation