关于档案馆智慧化建设发展创新思考

2020-09-14 11:58:30 理论观察 2020年7期

刘海波

关键词:档案馆;智慧化;智能化;新时代;信息化

中图分类号:G270.7文献标识码:A 文章编号:1009 — 2234(2020)07 — 0172 — 03

进入新时期,整个社会各行各业发展如雨后春笋般势头强劲。当然,档案馆建设与发展不例外,其发展水平直接影响到档案馆事业的成就,影响到全面建成小康社会的进程。人类进入文明时代以来,档案作为历史文化的重要组成部分,与人类的文明进步密不可分。档案,是经济、政治、社会、文化、生态乃至全方位人类社会发展的记忆载体,在人类历史文化发展的长河中,其意义和作用愈加显现,其文化价值、应用价值和历史传承价值逐渐为我们所认知,并在推动经济社会发展过程中起到不可比拟和低估的作用。

档案馆作为档案保存、使用、研究的场所和空间,是不可或缺的。档案馆发展也经历了由简单到复杂、由单项到综合、由低级到高级发展的历史过程。总体来看,档案馆经历了古代档案馆,近代传统档案,现代数字档案馆、绿色档案馆,以及新时代智慧档案馆的发展历程,是渐次提高的过程。当然,这里的传统档案馆、数字档案馆、智慧档案馆、绿色档案馆有交叉内容,但无论如何档案馆发展都是经历由低到高的发展轨迹,每一次的社会变革和进展,都相应地推进了档案事业的建设和发展,反过来,档案事业的发展进步,又极大地推动了社会的进步,二者是一个相辅相成、互为促进的关系。

一、牢固确立档案馆智慧化建设发展理念

进入新时代以来,智慧档案馆建设便被提到日程中来,不同地区都把智慧档案馆建设纳入到经济社会发展的总体规划当中,并把智慧档案馆建设作为智慧城市建设是一个重要组成部分,統筹协调,科学计划,牢固确立档案馆建设的智慧化理念,创新发展模式。实践中,一些地方档案馆(室)建设大都是以智慧化、智能化发展为出发点,并且确立以促进经济社会更快、更高发展为目标,深入挖掘其历史文化价值,并把信息技术、超前理念贯穿于档案馆建设和发展的始终。

当下,智慧档案馆建设理念的确立以及实际应用建设迫在眉睫。智慧档案馆,顾名思义,简言之就是档案馆的智慧化、智能化建设、管理和服务。智慧化表现在云计算、大数据、物联网、互联网等高端信息技术的植入和引进,使档案馆的管理、应用等都处于现代互联网及大智慧的体系之中,并使这些档案馆(室)所等处于现代智慧化、智能化的空间领域,这也就为人们使用、利用、研究档案提供了极大的便利条件。智慧档案馆有广义和狭义之分。广义的智慧档案馆概念是指,凡是涉及智能化、数字化、信息化范畴的档案馆都称为广义智慧档案馆,这里所谈及的是全部信息的档案馆。狭义的智慧档案馆指的是,涵盖多元档案资源的档案馆建设诸多方面的内容,这里面包含传统档案馆和新型档案的内容信息以及载体信息,我们所讲的智慧档案馆多指狭义的智慧档案馆建设。

档案馆的智慧化建设是一个大的系统工程,涉及人力、物力、技术、资金等等方方面面,非一日之功。社会大发展迫切需要档案馆建设与管理更加快速融入智慧化、智能化的复杂大趋势,这就要求把档案馆信息化建设推向更高而且更新的阶段,并要求各级党委政府及相关部门在档案馆智慧化建设方面齐心协力并且精准发力,瞄准智慧馆的发展目标积极努力且有所建树。坚决摒弃档案馆“无关紧要论”错误思想,避免档案馆被“边缘化”的不当做法,在档案历史文化价值为地方经济社会发展起到强力助推方面下功夫。

未来社会,所有事物的流程、运营、管理等都需要智慧化、智能化。智慧档案馆建设应该积极跟进新技术,以实现大发展、赢得大繁荣,为可持续、跨越式发展创造条件。我们即将进入5G时代,这一时代的到来,其服务范围更大、业务支持更广泛,可以讲,5G在智慧档案馆中的应用将是一段时期之内智慧档案建设的最佳形态。可以设想,有大数据和云计算是适时介入和应用,会对海量的档案资源分类、管理、研究产生深刻而且直接的影响,可以使档案的现代化管理、广泛应用等效能和速度超幅度提高。

智慧档案馆建设是现代乃至未来档案事业发展的大势所趋,智慧档案馆建设是“智慧地球、智慧中国、智慧城市”建设与发展的重要构成要件。新时代,网络充斥社会生活、生产的每一个角落。与时代发展同步,未来档案馆建设就要树立明确的发展目标,就是要逐步建设高端、绿色、智能、智慧化的档案馆,这样才能适应全面建成小康社会的迫切要求。在这里,还要重申档案馆建设智慧化理念确立的极端重要性。“认识来源于实践”,而“理论又是实践的先导”。先进的理念和正确理论又会快速指导实践,所以,我们就要牢固树立档案馆智慧化建设与发展理念,以实现档案事业大发展。

二、档案馆智慧化建设发展存在的问题

(一)认识误区

一直以来,人们对智慧档案馆建设存在一定的认知误区。比如,有人认为,数字档案馆就是智慧档案馆。也就是说,按照要求安装几台电脑,把一些档案的图片以数字或数据形式植入计算机程序就是智慧化管理了,这种认知是极其肤浅的,也是片面的。档案馆的智慧化建设是一个复杂的综合体,要在多方面努力才能实现。比如,不仅需要芯片、数据、云计算、互联网+等高端信息技术支撑,还要有智能化高端管理,集约节能的绿色环保场所空间,更要有人性化服务保障。再有,一些地方的领导认为,档案馆建设无关紧要,与经济社会发展指标相比无足轻重,档案事业“被边缘化”问题严重,把智慧档案馆建设放在低端从属的地位。根本认识不到档案的历史文化价值及其重要性。实践表明,对档案的重视程度,直接涉及到档案的历史文化价值展现,直接影响经济社会发展中的推进力度和水平。实现上,真正的档案管理智慧化发展是全方位、高水平地对海量档案资源的梳理、分类、管理和深挖,用各种先进手段研究、分析并提取智慧信息,并将其运用到实际中,进行管理、决策及服务社会。智慧之“智”与“慧”可理解为智能的感知与应用。

(二)制约因素

新时代为传统档案馆的工作带来了历史性的变革。但从一定定义上说,从古代档案馆、近现代传统档案馆、数字档案馆,乃至当今和未来的智慧档案馆发展经历了渐次提高的过程。在发展过程中,也必然存在一定的制约因素和局限性,比如,理念、技术和资源等。数字档案馆尽管是在传统档案馆建设方面有了突破,但档案信息与档案实体信息没有很好的结合,数字档案资源结构难以突破传统档案馆既有的局限性,不具备开展业务工作以及辅助档案信息用户思维的功能。另外,数字档案馆建设在技术、信息管理、安全体系、服务设施方面都存在薄弱环节。相比之下,智慧档案馆就有着信息感知和服务对象和内容的广泛化和普遍性,可以通过“三网融合”,实现城乡间档案信息服务的全覆盖。

(三)投入不足

由于对档案管理智慧化的认知不足,一些地方领导对智慧档案馆建设发展的投入显得特别不力。这里有主观因素,也有客观因素。主观方面,档案馆建设实际见效慢,不能快速实现GDP的增长,参与经济社会发展的指标競争力不足,故而主动付诸于档案馆智慧化建设的动力严重不足;客观方面,由于地方财力不足,尤其是一些边远地区或者是欠发达城市对智慧档案馆建设的投入更是力不从心,无力投入档案馆智慧化建设,这也是一些地区智慧档案馆建设发展滞缓的重要原因。

(四)人才匮乏

由于人们对智慧化档案馆深层次作用存在认识误区,便导致从事此项专业人才和研究人才匮乏,落后或边远地区的档案馆专业人才更是少见。现实中,地市级以上档案馆各类人才构成还算合理,县(区)级档案馆人才结构不合理,专业人才少之又少。一些档案馆工作人员多数为兼职状态,专业技能明显较差。再者,由于待遇不高,重视程度不足,有些人才也被挖走。由此可见,智慧档案馆建设中的人才问题已成为智慧档案馆建设的制约瓶颈。

三,智慧档案馆建设与创新发展思考

(一)提高认识并确立档案馆智慧化发展理念

认识是实践的先导。智慧化的档案馆建设是档案馆建设的一种相对高级形态,比传统档案馆和数字档案馆更高级、更先进,智慧档案馆是人们对档案内容的智慧化管理,是人工智能的重要组成部分,是将档案资源和档案内容变成人工智慧,也就是说,是把诸多纸质档案数据化、智能化、便捷化。比如,我们应该把传统纸质图片转化为数据的数据,并进入到大数据的系统,主动推送、深度挖掘,变成人工补脑式人工智能。由档案从文字、图片识别和输入继而达到智能化处理是一个量大而难度高的工作过程,但也是我们必须完成的历史重任。为此,我们各级领导及所有档案人、社会关注者要提高认识,树立档案馆建设智慧化的先进理念,把这项工作落到日程和实处,把这项工作任务一个目标、一个方向、一个任务,或是一个风口。要认识到这项工作将要依赖于企业去完成,这将是一个企业及社会经济发展的一个新的增长点。故而无论是企业还是档案馆要把这项工作抓牢抓实,从档案的数字化向数据化转变,从档案工作在智慧管理到档案内容的智慧管理。

(二)实施档案馆智慧化建设基本方略

一是依据《档案馆建设标准》之规定,现代化智慧档案馆建设应当满足档案长期储存和长期增长的需求。随着社会的快速发展,新的档案资源将与日俱增,各级各类档案的信息量也在不断扩充和膨胀。为此,依照这一现状及档案馆建设标准规定,新建档案馆规模应当符合并满足现有和今后30年应进馆档案、资料的数量之和的需求。依照这项需求,档案馆的智慧化建设就成为我们的必然选择,也必将成为档案事业未来发展的方向和重要战略目标。

二是符合并满足档案储存环境安全需要。安全无小事。在一些档案馆藏,档案资料多为孤本,稍有不慎就会造成重大损失。《档案馆安全风险评估指标体系》指出,要本着安全第一、突出重点、重在防范的原则,从档案馆(库)安全、设施安全、档案实体安全、档案信息安全、档案人员安全等多方面多角度着手,确保档案全方位的安全,这项工作至关重要。三是符合并满足发展绿色档案的需求。智慧档案馆是现代化档案馆的集中表现,是智慧城市建设背景下档案馆进化和发展的高级形态。智慧档案馆建设不仅是技术融合与支持,还要与智能、绿色、节能化的楼宇馆(室)相融合为一体。绿色档案馆,即档案馆的节能环保,是更集约化的档案馆实体展现。绿色档案馆建设是智慧档案馆的重要组成部分,也就是说,智慧档案馆是与物联网、云计算、大数据、互联网的结合,也是与绿色楼宇建设的融合,是馆舍空间与现代搞技术的高度融合。

(三)创新档案馆智慧化建设的基本内容

智慧档案馆建设是一个复杂的系统工程,任何一个环节都不可缺失。一是在档案库房的建设方面,智慧档案馆建设的基础是实体档案,实体档案不可缺失,为此,在实体档案储存空间、环境、保障体系建设要从以下几个方面入手,如库房类型、空间大小、档案装具、档案库房防护建设、监管平台及保障方面开展工作,库房建设要必须做到安全可靠、空间充足、在温湿度、污染灾害、防霉防盗防火防震等各方面精准发力。二是在数字化档案系统建设方面,要基于“三网平台”的数字化档案收集、存储、管理、利用业务体系建设,依据系统评测办法,从主机房、三网平台、管理体系、数字加工、数据加工、档案资源总量等方面入手,着力打造可以满足人的多方面需求的档案信息资源管理,利用需求和高效数字化档案系统。三是服务体系建设方面。比如,在服务用房方面加大建设力度。在公共场所方面,搞好服务大厅、接待室、 查阅室、登记室、休息室的建设。在阅览服务方面,包含开放、未开放、微缩、音像等档案阅览室,还有现行文件阅览室、现行文件保管室等;展览区域有展览厅、报告厅。业务和技术用房是智慧档案馆建设的技术核心领域,展会中心控制室、接受档案用房、整理编目用房、保护技术用房、翻拍洗印用房、微缩技术用房、音像档案技术用房、信息化技术用房、数字化用房等等。上述这些内容都需创新发展,这些都是新时代档案馆智慧化建设的基本内容。

(四)集聚档案馆智慧化建设的各方力量

档案馆智慧化建设非一日之功。一是各级领导要高度重视这项工作,要积极谋划,制定科学、务实、有效方案,狠抓落实,使这项工作落地生根。二是动员全社会的力量,积极投入到该项工作之中。鼓励社会投资,积极寻找战略投资者,全面完成这项公益事业,造福于民,回馈社会。三是加大宣传力度,让社会各界感知档案馆智慧化建设的极端重要性,深刻了解档案馆智慧建设的积极作用,如采用3D动漫等以及实地模拟示范、感知、体验等方式,让人们感觉如身临其境,感知其超前之魅力。四是加强人才培养。人才是决定事业成败的关键。档案馆智慧化建设需要诸多人才支撑。要实施人才培养战略,从人才引进、自我培养、定向代培、人才共享等几个方面入手,把人才培养落到实处。五是加大投入力度。建设智慧档案馆需要大量投入,各级政府及相关部门要积极筹措资金,尽快搞好智慧档案馆建设,加快建设步伐。

〔参 考 文 献〕

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