科研部门档案管理数字化建设路径探析

2020-10-12 14:16:17 理论观察 2020年8期

刘海波

关键词:档案管理;数字化,科研单位

中图分类号:G270.7文献标识码:A 文章编号:1009 — 2234(2020)08 — 0171 — 03

随着信息时代的来临,将数字化技术应用到档案管理中是必然的趋势。科研单位以科学研究为主,其成果多、数量庞大,且很多都具有重要的价值文件资料数据等,需要长期保存,这给档案管理带来越来越繁重的工作,传统的手工式管理方式已经很难适应现在的科研单位档案管理的多重性需求。科研单位档案管理部门如何从传统的档案管理模式向现代化档案管理模式过渡,是摆在面前的重要难题。档案管理的数字化建设是对传统管理手段的革新和优化,契合了档案管理的信息时代特征,不仅是必要的,更是紧迫的。

一、科研单部门档案数字化建设的必要性

(一)提高档案管理的效率。

传统的档案文件都是以纸质文档的方式保存,容易受到潮湿、虫蛀、火灾等破坏性影响,且管理方式主要依赖于手工操作,还需要占用一定的空间,时间成本,经济成本和人力成本都很大。被储存的档案还不定时多次地被查询、借阅和复制。人工档案管理模式下,多次查询、借阅和复制会对纸质档案造成一定的磨损,不利于以后的保存和使用,也增加了本身的不便利。尤其是科研单位的档案管理,牵扯人数众多、内容较广、数据庞大,加大了管理难度。“科研单位的档案工作以服务科研为宗旨”,〔1〕档案管理数字化会大大提高档案的利用效率。在档案管理数字化建设中,打破原先人的手工管理的时间、空间限制,通过建立统一的数据库或相关的档案管理平台,利用计算机与服务器来展开工作。档案管理智能化、自动化之后,档案在管理、查询、使用的过程中,能够及时查询到所需要的档案资料,简化了其复杂的流程,节约成本的同时提高了档案管理效率和利用效率。另一方面,应用传统方式进行档案管理,一旦出现问题,整个档案运行管理效率均会受到影响,可是数字化档案管理技术就避免了这种现象的发生。

(二)加强对“孤本”档案的保护。在一些科研单位中,由于时间久远,一些储存时间较长的档案有的已经破损,有的纸张变色,墨迹变浅。一些具有重要价值的档案文件如果不加以数字化保存,很可能损毁,造成不可估量的损失。如果制成电子数据,就省去了保存实物的麻烦。电子数据可以被多次复制和重复性利用。所以,科研单位档案数字化管理的发展,能够将传统档案转换为电子档案进行保存,并加强对传统档案的实际利用率,避免档案原件因无限制的借阅使其受到损害,对科研单位存在的“孤本”档案进行了保护。

(三)提高档案管理的安全指数

将传统的纸质档案转化成电子档案,不仅利于查询,还利于档案的保存。传统的档案管理模式下,纸质档案受外界影响因素较大,且因为纸质档案众多,不管是保存还是查询起来,难度都比较高。而将纸质档案转为电子档案,可以采用数据库的形式进行保存和备份,有效地减少了档案的遗失和损坏现象,实现了档案保护。另外可以通过设置关键词的形式进行检索,有效地提高了档案的利用率,与传统的人工查询方式相比,不仅保护了档案的完整,还提高了档案查询的效率。

二、科研部门档案管理数字化建设中存在的问题

(一)缺乏足够的重视程度。任何新生事物的接受都需要有一个过程,数字化档案管理作为新技术的应用还没有被足够重视起来。相较于以往,科研单位确实提高了档案管理工作的重视程度,但在新信息技术的冲击下,一般的重视程度还远远不够,根本原因就是对档案管理工作的认识不高,管理观念落后,缺少与时俱进的眼光。科研单位的主要工作是进行科学研究,“科研单位的主要职能职责和业务范围,界定了其核心工作是承担基础性、重大关键技术研究,研发科学技术成果,向社会提供科技性公益活动。”〔2〕所以科研单位更加侧重于项目的申请、实验室的建立、试验设备和试验试剂的购置等,而档案管理工作往往被忽视。档案管理中往往存在着办公环境差、档案室破旧,软件和硬件都老旧等现象。但档案管理作为科研单位管理的一部分,记录承载了科研实验的整个过程,很大程度上关系着科学研究的顺利进行,在同样实验或者类似实验中,档案的审阅可以避免重复失误,也可以通过对比审视来提高科研效率,所以必须要加强对档案管理工作的重视程度。我国大部分科研单位,简单地将档案管理工作等同于档案整理工作,其中存在较大的缺失性,严重影响档案管理向着数字化建设的方向发展,档案管理不仅仅是整理,也可以通过影像记录科研的过程,这样更具有立体既视感。现如今,科研单位数字化管理实践实施情况还存在档案建设意识不足这一现象。

(二)管理人员缺乏较高的综合素养。在科研单位,档案管理工作往往被边缘化。档案管理人员很多都是非档案专业毕业人员或者是搞科研工作的人来兼职,在档案管理上本身就欠缺基本的知识和技能,加之档案管理工作可能只是众多工作的一部分,必然会影响工作的质量和积极性。再加上分工不明确、责任不清、人员流动变化大的现象,会影响档案工作的准确性和安全性。在新信息技术的发展下,档案管理也需要与时俱进,及时学习档案管理的新技术,提高业务水平,但是各科研单位很难组织规模较大的培训,致使科研单位很大程度上不能及时对档案管理人员进行新知识和新技能的培训。在管理数字化建设过程中,许多档案管理人员由于知识技能缺乏而无法开展专业化的数字化管理,导致档案管理中存在着信息流失、被泄密、被窃取等安全隐患。所以在实际的管理工作中,需要重视对管理人员自身综合能力的不断提升,为档案管理工作的高效开展提供可靠保障。

(三)设施和技术水平的滯后。在档案管理数字化建设过程中,硬件设施、软件技术水平对档案管理工作有着重要影响。但是大部分研究院所因为受到资金来源的限制,在档案管理方面缺少有效投入,十分不利于档案管理信息化的有效建设。科研单位在档案数字化管理期间,数字化管理设备不够完善属于较为显著的问题之一,而数字化管理设备运行情况则会直接与管理质量紧密相关。同时科研单位的档案管理在资金投入方面的不足,导致传统档案容易受到潮蛀危险,新的数字化档案管理又缺少资金,部分科研单位若没有按照实际需求来购置相应的数字化管理设备,迟迟不能落实,最终使档案管理工作中出现了众多问题。科研人员不能及时获取以往的经验,浪费时间金钱,经济成本增加。加之现如今数字化技术更新换代比较快,部分科研单位需要及时进行设备优化,以有效提升整个档案数字化管理安全性。后期投入的增加,让这些部门望而生畏。在应用期间也容易出现一些问题,最终容易引发信息档案丢失、泄露等现象。

三、科研部门档案管理数字化建设的策略

(一)完善档案管理基础设施建设。制定档案管理规范,信息的录入、检索、更新和共享都需要计算机等相关的硬件与软件来完成,所以完善基础设施的建设尤为必要。硬件包括计算机、打印机、扫描仪等设备的购置和维护。软件包括调度软件、语言翻译软件、安全系统等。只有确保软件平台的科学性、合理性,才能够使系统功能得到充分发挥。根据科研单位自身情况,对较为适用的软件进行研发,以减少资金投入。因为科研单位档案管理工作较为繁琐,每天都可能有大量的档案信息需要进行录入、保存、上传等。所以在实际工作中可以对高效扫描仪、文字采集仪、双向服务器等进行引入,以显著提升信息的录入速度,并为档案信息的精确归档以及安全提供确切保障。同时对相关的查询系统进行构建,以对档案信息进行有效核对与查询,显著提升档案信息的利用效率,推动档案信息资源的充分共享。

(二)建立档案管理标准化水平体系。在科研单位档案管理数字化建设过程中,标准化与规范化是管理工作开展的重要基础。2014年国家颁布了《关于加强和改進新形势下档案工作的意见》,2016国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合颁布了《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894——2016,以下简称“新标准”)以代替2002年的旧标准。档案管理标准化水平体系的建立首先需要对国家已有的相关法律法规以及信息化体系进行遵循,同时还需要对自身的实际情况进行充分了解,从而制定出既符合国家标准又符合实际情况、现实操作可行的档案管理标准。其中包括:信息的分类、信息的处理、信息的录入、信息的传播、信息的搜索等多个方面。通过对标准化、规范化系统的构建,有利于提升对档案资源的利用效率。这样可以对数字化档案管理所具备的科学性与权威性进行充分体现。因此,必须把标准、规范置于首位,以此促进高校档案管理数字化建设的健康、持续发展。技术的快速发展,使得原来的档案管理标准远远低于目前数字化建设的需求。要想建立现代化的档案管理体系,必然要有科学、权威的管理标准,用以保证档案管理业务的合理性和规范性,所以制定标准的档案管理规范势在必行。有了高效的档案管理标准并在管理工作中严格落实,才能让数字化档案管理工作变得现代、高效和创新。

(三)重视对人才的培养与储备。科研单位档案管理工作具有复杂性高、工作量大的特点,档案数字化也对档案管理人员的综合素养提出了新的挑战。所以,科研单位首先要重视适应新时代的档案管理人才的引进,为档案管理工作注入新的血液和活力。可以通过校园招聘和向社会招聘的形式来满足人才的需求。同时,现有档案管理人员的业务能力必须也得到提升。重视对相关人才的有效培养,一方面是对档案管理知识的更新和补充,充分吸收现代化管理理念进行管理内容的更新。可针对性开展培训工作,如聘请档案数字化管理专家开展讲座、指导,以此保证档案管理人员更深入理解数字化档案管理流程与方法。为避免管理环节问题影响科研单位档案管理工作发展,还应借鉴国外档案管理办法,并设法提升管理人员的管理责任意识。具体实践应结合国外优秀的档案管理策略和制度,总结相关优点和不足,以此将相关优点融入档案数字化管理,科研单位档案数字化管理的基础可由此夯实。另一方面是对相关人员计算机相关技术和技能的培训。数字化档案管理是个系统工程,除了需要档案管理的专业技能外,还要对他们的计算机技术、现代信息技术、网络技术、数字化技术等技能进行培训,保障他们掌握并能熟练运用,进而使档案管理数字化所具备的优势与功能得到充分发挥。此外,还要注意对档案管理人员责任意识和工作态度的培养。通过对相关人才的培养与储备,能够为科研单位档案管理数字化建设的发展提供一批合格的管理工作人员,来促进科研单位档案管理工作的高效、持续发展。

(四)加强网络系统安全管理。网络系统安全对于档案管理是非常重要的,尤其是对于数字化的档案管理,它的功能的发挥需要依托在网络系统。但网络存在的无中心性、开放性、交互性、阶段性、广泛联结、任意联接等特性,使档案网络安全管理存在很大的风险,既要防止人为泄密也要防止黑客盗取,尤其是科研单位档案管理,核心数据的泄密或盗取将是科研单位乃至国家的损失。因此,为确保档案信息的安全,需要从自身做起,设置多道防护屏障,将核心和非核心,公开和非公开要分类管理,设置相应的管理或浏览权限;网络系统也要设置安全防护屏障,利用防火墙、病毒防御阻止黑客、病毒入侵,使用浏览级也需要使用加密技术确保信息传递过程的安全,如果被黑客攻击数据丢失,可利用容灾技术对信息进行有效备份和还原等。通过相关技术在档案管理中有效应用,能够在一定程度上确保档案信息数据库的安全性,为档案管理工作的安全开展提供可靠保障。

四、结语

档案管理数字化和信息化是时代发展的必然。随着网络信息化技术的应用越来越普遍,档案管理工作的效率和质量会越来越高,给科技成果的分享、转化与应用提供了方便与快捷。根据档案数字化建设的必要性,各科研单位能有针对性地进行数字化建设和管理创新,这也为科研单位在国际社会中进行科学研究的竞争奠定了良好的基础。通过对当管理工作的不断探索和实践,科研单位的档案管理工作定会朝着良性发展的方向迈进。

〔责任编辑:杨 赫〕