基于大数据、云技术、人工智能等新技术发展的档案信息技术发展与创新

文/高玉梅

随着现今互联网技术的快速发展，诞生了大数据、云技术以及人工智能等多种现代化的新技术，将新技术应用到各个行业的发展中，能够很好地促进企业的管理工作质量与效率提升，对于档案工作的开展来讲无疑也能够起到很大的促进作用。随着时代的不断发展，传统的档案管理方式已经不能满足现今的企业发展需求，所以对新技术进行应用，能够促使基于信息技术发展基础之上的档案管理工作得到更好的发展，档案的服务与利用功能得以最好的展现。本文对现代化新技术发展与创新进行研究与思考，其目的就在于此

企业在不断的发展过程中，会产生大量的数据信息，企业中的档案记录发展中所有的事物与人员变动的情况。伴随着大数据、云技术以及人工智能等新技术的诞生，越来越多的企业认识到了使用先进信息技术的重要性，并且逐渐地将其应用到企业的自身档案管理中。但是在实际进行运用时存在着较多的问题，所以本文对相关技术在档案信息技术的应用中进行相应的分析与研究。

一、新技术与档案管理

1.基本概念

概念之一：大数据是现今互联网行业快速发展的一种专业术语，指的是一种规模较大的具备能够获取、存储、管理以及分析等功能，大大超出了传统数据库软件工具能力范围的数据集合，具有海量的数据规模、快速的数据流转、多样的数据类型以及价值密度低四大特征。

概念之二：云技术是在基于计算机技术发展之上的网络技术、信息技术等多种技术的总称，可以将其所有的资源按照需求进行使用，具有比较灵活的特点。

概念之三：人工智能也被人们简称为AI，主要是将理论与实践进行结合的一种技术科学。人工智能的出现为人们的生活带来了更多的可能，将人们的活动范畴也进行了优化，在人类的文明发展史上也是一种标志[1]。人工智能的发展能够在较广泛的领域中进行独立的思考，实现与人类之间良好的交流与互动。根据我国现今的技术发展水平，人工智能已经具备了人类的思维与行为，可以对图像进行分析，数据进行识别以及对信息的采集等简单的操作功能，带动了我国信息化技术的快速发展。

2.新技术的特点

对新技术进行使用能够提升数据分析能力，数据分析是大数据信息技术发展的重要组成部分，将大数据技术应用到档案管理中去，能够有效地将企业档案管理工作中的数据分析处理能力全面提升；并且增加对档案信息的存储量，因为大数据技术在使用中具有着较大的存储空间，所以将其应用在档案的管理中去，能够更好地满足企业的海量数据存储需求。

想要提升企业的科学决策与管理，那么首要的前提就是先对大量的真实数据进行掌握，当企业在进行决策时缺乏全面的信息资源，也会造成出现偏差、失误以及效率低下的问题。所以将云计算的强大计算功能与大数据的分析方法进行结合使用，能够促进企业的档案管理工作开展，从而为企业管理者提供更加全面的信息，促使决策与管理更加科学化。

人工智能的发展是现今世界上的三大技术之一，可以用机器人代替人类进行工作，通过对人类智慧的使用促进科学的不断发展，在人工智能的研究中主要是通过语音识别、图像识别开展的[2]。通过对人工智能技术进行使用，能够更好地帮助人类进行各种文件、数据的处理，能够达到档案管理的共享化与规模化。

3.档案管理中的数据处理

随着计算机技术与互联网技术的发展，加快了对数据进行处理的效率，促使工作的便利性得到提升，但是在现今的发展中面临着海量且无序的数据，通过对计算机软件进行使用，能够快速地实现采集、存储以及查询等功能，从而将存在的问题进行解决。在档案管理工作的开展中，随着新技术的不断出现，档案的存储基本上都是通过计算机与网络进行存储的，在对不同的计算机设备以及工作原理的使用基础之上，将其进行时间与空间的分布分析，对文件、数据以及信息进行编辑，这些都是通过相应的硬件与软件共同工作完成的。

二、新信息技术应用在档案管理中存在的问题

问题之一：档案管理人员的数据化信息水平有待提升

在现今社会的发展中档案管理信息化已经是一种趋势，但是在各个企业的实际应用中，还有部分企业在对档案进行管理时，采用的是一种传统管理方式。这种方式选择不仅仅对工作开展的效率、质量等起到一定的影响，对于档案管理人员的自身专业技能发展来讲也有一定的影响。所以各个企业对新技术进行应用时，先要将档案管理人员自身的新技术水平进行不断地提升，才能够将档案管理人员的管理理念进行转变，更好地将各种新技术应用在档案管理工作中。

问题之二：档案信息缺乏统一的管理

就我国现今的发展情况来看，每一个地区或者不同的企业之间，对档案管理工作的开展还缺乏统一的管理标准，在实际开展工作时，企业要将工作开展与实际情况相结合，从而实现档案信息管理工作的开展。正是因为每个企业的管理规范性不够统一，所以不便于对档案进行区域性管理，影响各个企业之间的档案信息实现共享，对于档案管理工作的质量与效率起到了影响。

问题之三：档案管理工作的安全性需要提升

尽管在现今企业的发展中，将大数据、云技术以及人工智能等新技术进行使用，有效地将档案管理的质量与效率进行提升，但是使用互联网技术非常容易受到黑客、病毒等多种破坏因素带来的侵扰。这些因素的存在对于企业的档案工作开展起到了很大的影响，不利于档案管理工作开展的完整性与安全性。所以在将新技术应用到企业的档案管理工作时，对于互联网技术的安全性要多加重视。

三、新技术在档案工作中的相关应用

应用之一：促进对档案的资源信息共享

将大数据、云技术以及人工智能等新技术应用在档案管理工作中，可以实现档案信息的网络化、数字化以及社会化发展，能够更加便于档案管理者快速地找到相关档案的位置[3]。在对档案进行归类放置时，需要按照我国的相关法律法规将所有的档案进行分类整理，档案管理人员自身要对档案分类法中的细则非常熟悉。可以在基于人工智能的发展之上，对相关的分类进行参考，对其重要性进行了解，并且还可以使用字段加权混合的一种索引方式，将搜索获得的结果排序更加准确。还能够对人工智能的自动语言加工系统进行使用，方便用户使用语音进行提问，根据用户的言语表达找到信息库中的相关档案。所以说将人工智能应用到档案的管理中，能够将传统的搜索方式进行改变，通过对相关的环境进行使用，从而将信息提取到学习的系统中去，而在学习系统中完成对信息的知识库相关操作，最终将人们需要的信息进行反馈，满足人们生活中的需求，促进档案信息的推送与搜索，实现对档案信息共享工作的开展。

应用之二：有利于科学决策与科学管理

促进企业进行科学决策与科学管理的实现，就要掌握到大量的详细且可靠的信息资源，在企业发展中出现信息资源的缺失，就会导致企业管理者的决策效率出现偏差，不利于企业的健康发展。因为在电子档案的发展中具有非常丰富的数据信息，通过对云计算的强度按计算功能与大数据分析方法进行使用，根据电子档案的特点进行有目的性的选择与使用，从而为企业的发展提供更加全面的信息，促进决策与管理发展的科学化。

应用之三：健全档案信息化管理体系

将档案管理的信息化体系进行建立健全，能够为企业的档案管理工作开展提供更加充足的制度保障，所以就需要企业在不断的发展中结合自身的实际情况，将档案信息化管理体系进行完善。要将大数据技术融入到档案管理工作的开展中，企业制定出科学合理的制度，促进监督工作开展的力度提升，保障所有的档案工作人员能够按照规范来执行工作。并且企业要及时建立起档案管理信息化的安全防范机制，在将大数据技术应用在档案的管理工作开展时，比较容易受到系统漏洞、病毒等影响，不利于档案管理工作开展的安全性与完整性，所以就要求企业不断地加大对档案管理工作的信息系统进行安全防护。通过将相关的系统进行优化与升级，实现对档案管理的安全性发展，也能够通过对杀毒软件的使用保障信息的安全性与完整性发展。

应用之四：人工智能的使用提升档案信息管理效率

在我国现今的发展中人工智能的出现是符合档案信息管理的需求的，将档案管理工作由实体的保管转向网络信息化的保管，为更多的用户提供了优质的服务，促使我国的档案管理向着数字化、信息化以及规范化的方向发展[4]。我国的档案信息管理工作开展最主要的就是促进档案进行信息数字化的转变，从而在网络的发展中进行使用。随着近些年的不断发展，档案的数字化发展也逐渐成为了高速扫描、数据库数据压缩等技术，实现对传统纸质文件进行改革，作为一种新的存档方式。通过对人工智能信息化技术的使用，实现对档案的电子归档，从而构建出一个有序的档案信息库，将档案管理中的信息化效率与准确性进行提升。

应用之五：推动档案数字化的管理

档案数字化管理是现今使用新技术进行档案工作开展的基础，为档案工作开展奠定了坚实的基础。伴随着各种新技术的不断发展，想要将数字化管理进行推广就要建立在比较完善的技术发展之上。首先将人工智能与大数据的技术价值进行发挥，并且建立起完善的深度学习体系，通过对计算机进行使用促进对档案数据知识与规律的识别，更好地将人工智能对档案进行管理的经验进行积累，更好地将人工智能的辅助作用进行发挥。海量的数据信息存在是使用大数据、云技术以及人工智能进行档案管理的必要条件，将档案进行数字化与电子化能够更好地促进在档案管理中将自身价值进行实现。

四、互联网新技术应用在档案工作中解决问题的方法

1.存在的问题

1.1 设计问题。在档案工作的开展中，将大数据、云技术以及人工智能进行使用，最为基础的问题就是设计。在进行设计时要从最为原始的系统开始进行分析，要将设计、实施、运行以及结果进行全面化的分析。在对档案管理工作进行工作模式的设计，在各个流程的开展中都需要有专业的人员以及档案管理者参与其中，才能够更好地实现设计的完善化发展，保障开发出的系统能够符合实际工作开展的需求。但是在设计的过程中会出现较多的问题，不管是进行分析还是设计，对问题分析得不全面都会导致出现系统设计的差错。

1.2 资金问题。在将大数据、云技术以及人工智能与档案管理工作进行融合时，还存在着一个资金的使用问题，在现今的社会中科技的发展与经济之间是密不可分的。所以将大数据、云技术以及人工智能等新技术应用在档案管理工作中，就需要对现今的技术与设备进行引进，并且定期对其进行维护与保养工作的开展，从而不断地将各种新技术在档案管理工作中的服务效率与水平进行提升。但是就需要对大量的人力、物力以及财力进行使用，所以大量资金的安全使用也是一个比较大的存在问题。

1.3 安全问题。将各种网络新技术应用到档案管理工作的开展中，最大的突出问题就是安全问题，我国对于档案管理工作的开展有着一系列的标准，在对新技术进行使用时也要一一与其相适应。要积极顺应国家政策促进对人工智能技术的开发，档案管理工作的开展是否有着比较安全的网络开放系统，以及人工智能在使用中防火墙是否能够对较多的恶意破坏进行抵御等，都是需要进行考虑的安全问题，所以要不断地将技术进行提升促进防范水平的提高。

2.解决方法

在档案管理工作的开展中，相关的工作人员要重视档案管理的原则与规范，在工作中严格遵守相关要求。对于一些开放的档案信息内容更是要加强管理，将各种新技术应用在档案管理工作中，要有着明确的使用目标以及规划，在对新科技进行发展使用的同时，也要将自身的素质进行提升。工作人员要在管理过程中加强对源文件原始性的管理，将所有的职责进行明确的划分，建立健全档案的电子管理制度，不断地将档案管理工作者的素质进行提升，促进档案管理工作开展的安全性。除此之外，还要对我国要求的相关标准进行严格的遵守，例如使用较多的电子印章相关法律法规等。在针对事物类的档案进行管理时，可以将现今比较先进的3D打印技术进行使用，通过该技术实现对文档的备份保存，防止原件丢失无迹可寻。在运用新技术时，还要保障技术的简单使用与可操作性，从而更好地将技术应用到档案管理工作的开展中。

毋容置疑，随着大数据、云技术以及人工智能的迅速发展，各个行业也逐渐认识到将新技术进行应用的重要作用。档案管理是在企业进行管理工作开展时的重要部分，通过对相关新技术的使用，能够提升档案管理的工作质量与效率。笔者通过本文的论述，对现今新技术在档案管理中应用存在的问题进行分析，并有针对性地提出了相关应对策略，期望能够为本单位以及社会有关方面后续的档案管理工作开展提供更多的参考价值与借鉴作用。