对事业单位档案管理创新思路的探讨

文/邹善英

随着社会全面进入经济高速发展的阶段，信息的附加价值急剧增长。由此，档案管理成为事业单位工作的重点环节。为了满足社会发展的条件，事业单位需不断创新档案管理的工作方法来适应社会发展对信息化建设的新要求。综合本单位档案管理的优势和劣势，从多个角度探讨档案管理创新思路，借以提升事业单位档案管理工作的创新管理水平

档案管理工作在事业单位运行中处于基础核心的地位，其档案管理的质量决定着事业单位相关工作是否能顺利完成。随着事业单位业务的发展升级与改革创新，档案管理工作模式出现了更多的发展方法与创新管理理念。因此，加强对事业单位档案管理创新的探讨，实现管理理念与方法的创新，档案管理工作的优化，才能迎接与应对时代的考验。

一、事业单位档案管理要求思路

1.制定与执行相匹配

事业单位档案管理体系不是单一的办公室管理，而是以部门为单位，根据档案文件体系的发展特点，结合工作人员的经验整合，科学制定文件管理应用体系制度，并且严格按照规章制度贯彻施行。事业单位通过制定科学严谨的制度，调动员工的积极性，在落实各项制度的同时，凸显出制度的人性化与合理化。

2.规范与灵活相统一

事业单位档案管理工作制度总体是遵照国家标准制度贯彻执行。但基于事业单位的规模与工作内容的差异，事业单位的档案工作制度不存在固定模式，其管理方式与制度规范会随社会意识形态的更新而变化。因此，事业单位需根据自身特点探索和总结，形成一套符合本单位实际的、内容更加全面的、结构趋于完善的制度体系。

3.职责与权益相兼顾

档案管理制度制定过程中，职责与岗位标准、职责范围及权限要严格落实执行。明确工作责任，档案部门分管领导负责档案管理工作目标的制定以及对归档档案的检查和指导；下属人员严格遵照领导安排执行工作任务。同时也要充分激发工作人员的工作热情，将明确职责与保护权益作为事业单位档案工作执行的重要准则。

4.动态与静态相结合

事业单位发展的稳定性，决定了档案管理制度存在一定的相对稳定性。但社会形式与环境不断发展，事业单位的各项制度随意识变化而变化。尤其是全球经济化进程的覆盖发展，事业单位业务逐步与世界接轨，因此，档案部门应积极探索国际化档案管理办法，进而助力国家事业单位档案管理发展向国际水平阶段推进。

二、事业单位档案管理的现状

1.领导与管理人员档案管理工作的认知不充分

档案管理工作是事业单位工作管理的基础，但是，档案管理的重要性却在事业单位整体中未获得足够的重视。因此，造成其监督管理所需的资金投入和软件硬件设备严重不足。另外，从档案管理者角度来看，由于对档案管理重要性的认识不足，使得其工作态度不够端正、责任感欠缺，造成工作效率与质量低下。从领导者角度来看，监督和指导工作严重缺失。

2.档案管理人员工作能力参差不齐

档案管理是一个文件整理搜集与归档保存的工作。因此，它不仅需要管理者具备基础的文字工作能力，也需要有专业的文字组织与处理的能力。由于事业单位存在一定的人事改革，会出现人员的调整和改组现象，导致专业能力强、素质高的档案人员调离原工作岗位，而新进工作人员对档案管理工作不熟悉，缺乏及时的专门培训和指导。产生消极的工作态度，使得档案管理人员的业务能力的发展受到极大的阻碍。

3.对现代档案管理信息化技术的应用不够

网络技术的快速应用，使得现代信息技术高速发展，现代化档案管理工作应运而生。但事业单位中信息技术融合现代文件管理实践程度不深，忽视了文件管理的现代化发展。因此，最大限度地开发和应用归档信息管理软件来实现纸质文件的信息化和数字化管理是当前创新的要点。此外，运用信息技术分析文件信息能力与改善决策的能力不足，使得现代档案管理工作的发展进程缓慢。

三、事业单位档案管理创新策略

1.提高档案管理意识，增强软硬件配置

从档案管理工作自上而下的工作安排模式为切入点，增强档案管理意识。第一，将明确的档案管理工作要求贯彻执行到事业单位日常培训中，提升档案管理与操作人员的重视度与关注度。可以增强档案管理部门的档案管理工作实践能力，通过档案管理实务的培训与指导，增强工作人员的业务能力。通过切身指导增强工作人员工作责任心的同时，激发其创新管理的积极主动性。第二，从完善档案管理制度、健全监督体制出发，完善软硬件配置。为了确保各部门涉及档案管理工作内容的合理规范性，可按照档案制作规范形成的制度，构建清晰的、系统的、成套的档案质量标准，并结合档案管理工作需求，逐步确认和完善各步骤中的软硬件设置管理。通过增强档案管理在现代信息技术环境下的硬软件的设置，完成档案管理各个环节的资源的优化与更新，进而获得档案管理便捷与系统的特性，实现档案管理资料从传统纸质转为信息数字化输出，管理工作从人员职责化转为虚拟高效化。

2.改变工作管控方式，合理界定管理者权责范围

事业单位的档案文件是严格按照相关规章制度要求编制的，因此，可设置相应严格的管控方法强化文件的规章管理制度。首先，在档案管理工作进程中，定期开展文件的审查、整理工作，并安排每年度年末阶段的文件的验收和归档与文档管理工作经验交流工作。事业单位存在编制工与临时合同工，因此，要构建科学合理的档案管理工作监督与管理约束机制，需要移交的档案文件，要在其文件质量要求、文件制作归档时间、套数、案件材料数量无误的前提下，形成职责互补、操作统一的档案管理模式。确保档案管理工作的管理者权责明确，人员到位就可以接任档案管理工作，进而也能更好地出检验工作人员的岗位胜任能力。然后，也应明确划分档案管理相关部门的岗位协调关系，促进各部门日常持续、有效的沟通。以相关的档案法律规章为基础，重新梳理认知各个岗位职能与管理要求，更新档案管理工作人员工作考评的辅助方案及考核内容。

3.档案管理多样化发展，提高信息技术应用水平

随着社会服务工作形式的升级，档案管理工作催生出许多新的要求。新时期的档案管理需按照全面高效管理的操作标准与要求，增设多种档案登记方式，而方式选择以操作便捷性、信息时效性、及时全面掌控工作进程、准确定位工作问题为目标；在管理模式的选择方面，结合相关部门的建议和管理办法，借助信息技术的有效辅助，增加信息的分类处理和归档、保存设置选择的不同途径。在大数据管理时代，互联网技术的快速发展，使得事业单位的信息技术管理与大数据实现了无缝衔接，信息技术的融入使档案的整理和汇总功能逐渐强大，从而向着档案管理的人工智能化与专门化发展。因此，事业单位的档案管理系统的建立面向现代化发展要求，构建高效、便捷和完整的文件信息连接网络。利用网络信息发展的巨大潜力来更新与换代档案管理工作的编排与存储能力。使得档案管理工作可以随着时代发展、项目进程的推移，领域专业的跨度实现个性化管理。进而档案管理部门可以依靠一个强大的系统就可实现有效运转。

4.发挥组织领导能力，提高人事档案管理水平

事业单位是国家的重要工作分配部门，是国家工作与地方工作之间协调与部署工作的重要枢纽。因此，事业单位应发挥组织领导能力，合理组织安排档案工作。第一，各级事业单位要强化档案管理工作核心地位的工作意识。建立档案管理工作的总体领导架构，并且对文件实行分类、定期的抽检与追踪，完成监督与指导工作；第二，要全面掌握档案管理架构层次，结合管理工作实际，建立档案管理分级达标与升级考核机制，对档案工作人员实行定性、定量考核，按照分级分类指导与定级定量考核的原则，实行档案管理科学动态管理管控，进而形成对档案文件的分级监控与整体掌控的双重效果。第三，在总体管理框架科学有效的基础上，升级量化本单位档案各项工作的质量评价标准，按照国家相应对策文档管理标准，融合本单位工作特点，形成独特的组织领导管理风格，调动单位工作人员的积极性，进而顺利推行组织领导计划，提升档案管理质量。

5.加强档案保密管理，提高档案管理工作质量

档案管理文件中包含着事业单位的单位运行的大量关键信息与基础数据。因此，档案的保密管理工作十分重要。事业单位档案文件的特殊性，使得其需要按照国家有关规定建立档案库进行放置保管。为了加强档案的保密力度，应将档案库设置在办公楼监控方便与隐蔽性强的位置，安装特殊处理的高科技防盗门窗。实行资料的搜集、查阅、保管过程独立分离。另外，档案库指定专人负责管理，多人分岗。库房管理制度人性化与规范化并行。其次，做好档案的保管期限与保密期限的管理工作，使得工作人员能正确分析和鉴别档案内容的重要历史与现实意义，可以依据本单位的工作性质和对国家、社会的财富与安全需要的考虑，正确认识档案的保存价值，严格制定档案的保管期限。进而通过档案文件的保密期限与保管期限管理，使文件中涉及的国家秘密信息在有效的期限内，获得国家保密法律、法规的保护。

如今，事业单位的档案管理模式因根深蒂固的制度残留限制，档案管理水平的发展缓慢。另外，事业单位在档案管理的创新构想和方法的研究还处于探索阶段，使得档案管理工作的发展还有很大的进步空间。因此，事业单位在日常管理工作中积极探索档案管理的理念的创新和合理尝试创新管理方法，可以在使其档案管理在发挥本职工作作用的同时，创造出更多的发展活力，进而推动档案管理工作与其他工作的协同健康发展。