纸质档案管理与电子档案管理的融合

郭喜萍

（铁岭市城市发展服务中心，辽宁 铁岭 112000）

引言

随着信息技术在各行各业的渗透，许多企业和事业单位开始重视档案信息化建设，传统的纸质档案与电子档案相结合的档案管理方式已成为必然选择。基于这样一种现实背景，本文将纸质档案管理与电子档案管理作为研究对象，在论述两者内涵的基础上，分析其异同之处，并对两者的融合路径进行探讨。

一、纸质档案、电子档案概述

正如其名称所示，纸质档案是指以纸张为载体的档案管理方式，它是从我国古代延续下来的一种传统的档案管理模式，主要以贮存某些重要材料和文化为目的，同时，又为我国的历史研究留下了宝贵的资源；电子档案的管理是借助现代数字化技术，利用先进的设备和扫描仪器，将纸质档案转换成可存储的电子文件，操作简单，保存方便。

从两者各自的优势分析，纸质档案的优势有：保存年限长，存储直观等；电子档案的优势有：载体多样，可以实现即时传输和共享等。

二、纸质档案与电子档案管理的异同

1.不同之处

1.1 管理方式的不同。一般情况下，纸质档案管理程序繁多，所涉及的步骤复杂，要完成档案的收集、分类、编目、归档等工作，在准备好所需资料后，才能实现统一的分类管理。比较起来，电子档案管理比较简单，可以省去分类、编目等步骤，只需轻轻一点，就能实现自动分类，在强大的数据库支持下，能实现针对档案信息的全自动排列、整合。此外，纸质档案的管理受时间和地点的限制，有一定的存储条件；电子档案不受时间和空间的限制，电子档案简化了人们的阅读渠道，方便人们预览；电子档案适应能力强，一旦出现档案变更的需要，操作人员只需要很少的时间就能完成变更。虽然电子档案具有很多优点，但是其缺点也是不容忽视的。电子档案的缺点主要表现为：电子档案的载体虽然具有储存空间大的优点，但是容易存在不稳定、寿命短等问题，并且在长期存放过程中，导致载体受潮损坏、最终导致文档资料损坏。电子档案需要在有计算机等相关设备下使用，人们无法从载体中直接获得档案信息，因此，电子档案依赖计算机。一旦计算机遭到病毒或者黑客入侵之后，电子文档的信息安全就会受到影响，电子档案容易遭到破坏。

1.2 利用方法的不同。一般情况下，纸质档案对鉴定时间有严格的要求，必须在确保多个审核工序核算无误后才能进行价值鉴定；但电子档案在这方面没有提出严格的要求，这主要是由于电子档案的生成比较方便，而且随后的核算或修改也更容易实现。前一种是以阅览展示为主要价值表现方式，电子档案的利用随时随地，只要有网络，就可以进行办公。

2.相同之处

2.1 信息载体的寿命。利用传统的手工方式进行纸质档案管理，将相关内容记录在纸张上。对纸张的储藏环境要求更高，假如湿度、温度控制不当，就会引发纸张发霉、发亮、变质，造成文字无法识别，从而损坏档案资料；但是电子档案不同，它使用了先进的数字化技术，以磁性材料为载体，虽然受外界环境因素影响较小，但很可能因磁场的干扰而造成数据的损坏，而且以磁性材料为载体，虽受外界环境因素的影响较小，但也会失去功能等。因此，对信息载体的使用寿命进行分析，虽然两者的影响因素不同，但对保存方式都有一定的严格要求。

2.2 管理模式的共性。利用相关技术，纸质档案与电子档案可以相互转化，这可视为两者的共同特征，具体而言，纸质档案向电子档案转化后，可以使档案的查询、分析变得更直接，而纸质档案向电子档案转化后，可以在一定程度上减轻档案的“重量”，便于查阅。

三、纸质档案管理与电子档案管理的融合路径

1.管理模式的融合

当前，虽然许多企业和单位都在自觉地进行档案管理信息化建设，但由于诸多因素的制约，纸质档案与电子档案的融合现状不容乐观，使两者仍处于相对独立的状态。从功能上讲，电子档案无论在信息传递、处理方式上，还是在开发应用上都实现了方便快捷和高效，但随之而来的网络安全问题也使管理人员苦恼不已，因此，对管理人员来说，还是要采用纸质档案的管理方式。为此，首先需要将管理模式进行整合，实现两套制度和两条轨道的结合。双轨制是什么？具体地说，就是为了实现档案统一管理，将电子档案转换成纸质文件，并备份，这样就使纸质文件具有数字化的特点。而在双轨制的基础上，可以简单地理解为纸质文件与电子文件的关系，这种关系随着档案的有效利用而发生变化，从而促进纸质档案与电子档案的融合过程。

2.管理流程的融合

目前，我国已进入稳定发展的阶段，电子商务、电子政务等在企业管理中占有重要地位，办公网络系统日趋完善，为纸质档案与电子档案有效融合提供了有力支撑。为了促使两者更好地融合，还需要改进和优化管理流程。对档案管理全过程的分析，涉及了较多的工作内容，包括档案的鉴定、综合、归纳等，要求管理者能做到形式上的统一管理，这不仅要体现在后期的归档中，而且要落实到原始鉴定工作、整理环节中去。

3.在实行各项管理的时候都需要制定一个互相交流、相互连接的方式

电子档案和纸质档案在管理方面基本上是互相交流、相互连接的，一种方式就是充分运用了纸质档案和电子档案管理的内容固定性，解决了电子档案管理中的易变动、易修改等问题，确保了它们的法律效用。二种方式就是纸质档案转换成相应的电子档案时，进行了完善的著录标引，附上了背景资料信息及原来的数据，通过彼此著录资料信息，可以准确地查找得到各自的存放地点，互为备份[1]。

4.坚持扬长避短

档案事业发展过程中，在准确地充分把握了纸质档案与电子档案各自的基本优势与存在不足的基础上，对于纸质档案与电子档案的各种基本优势及其要求进行合理地统筹整合与充分利用，并及时性地采取有效的管理措施，彻底消除了我国档案管理服务工作过程中的各种弊端，推进了我国档案管理服务工作的健康有序顺利开展，在彻底实现电子化的档案管理目标方面，应当做到能够坚持充分发挥它们的各种科学化、信息化管理功能。在档案纸质凭证的办理方面，我们应当注意保持档案印章及签字生效凭证的主要优势不变，在此基础上将二者的主要优势地位加以有效的优化融合，全面地提高了纸质档案的办理工作效率。

5.遵循“双套制”原则

在档案事业的发展中，所谓“双套制”的管理原则，就是档案泛指共同使用各种电子档案和纸质档案一起共同提交或者共同归档，以此方式来有效保证其档案管理信息的完整准确性和档案信息的真实可靠性，当前在我国社会主义市场经济发展形势下，数字化信息技术和移动互联网等现代信息网络技术的不断完善，“双套制”的管理原则有效推广运用，有助于促进当前档案管理信息工作的健康发展，这就必然地也要求对档案的业务管理工作，从业人员在准确地把握了电子档案和纸质档案的实际管理优势与自身不足之处的基础上，不断地认真学习新的管理知识、新的管理技术，明确“双套制”的基本特点及其具体适用范围，依据各级档案管理信息工作的实际具体情况，合理地设计选择“双套制”档案，最大限度地实现了对各级档案管理信息数据资源的合理利用，优化资源配置和有效综合利用，全面地提高了各级档案的管理工作效率。

6.职工能力的强化

档案管理人员作为档案接触的第一人，其能力和素质直接影响到档案管理的质量，因此，为保证两者的有效融合，加强档案管理人员的素质建设是当务之急，必须引起高度重视。具体地说，新时期的档案管理，要求有关人员在充分利用纸质档案管理的优势的基础上，保证电子档案的长期保存。如果能弄清两者的区别，就要积极地学习先进的信息技术、数字化技术。档案工作者必须切实转变自身思想观念，加强对电子档案与纸质档案的管理，为档案管理工作营造外部保障和良好的内部环境。

7.制度标准的完善

要实现纸质档案与电子档案的有效融合，必须以现代化的新型档案载体为基础，积极引进计算机技术，使其达到智能化管理状态，完善相关制度和标准，以更好地适应新时期档案管理的需要。因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，避免放置在分散状态下信息丢失。同时，电子文件形成后，因载体转换或格式转换而不断的改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件管理和提供利用情况。对管理人员的行为进行约束，为他们的归档、整理等工作制定切实可行的标准；纸质档案与电子档案在现阶段各有优势，在经济建设及服务中各自发挥超特殊的作用。因此，我们要做好电子档案与纸质档案的长期并存工作，逐步完善档案管理手段，进一步促进档案事业的发展。

8.两种档案的管理互动

两种档案各有其优点和缺点，这需要管理人员进行管理时分清主次，充分发挥两种档案的优势，补足其短板，让两种档案相互促进互为补充，并一同趋向完善。电子档案能够简化纸质档案管理的流程，推动了档案一体化的进程。通过电子档案的快速检索功能能够快速确定纸质档案位置，让用户根据自己的需要查阅两种档案。纸质档案能够证实电子档案的真实性，两种档案相得益彰，对档案管理的建设与发展起着非常重要的作用[2]。

结语

总之，纸质档案和电子档案的融合可以使档案管理更高效、更优质，对此，档案工作者需要在分析两者异同的基础上，在实践工作中不断探索两者有效融合的途径。以促进档案事业的发展，更好地为社会服务。