2006—2020年EPC模式下档案管理理论研究综述

李盼 薛微

EPC英文全称为Engineering-Procurement-Construction，可译为设计—采购—施工。这种模式自20世纪80年代在美国诞生，由于其具有节省投资、整合资源、缩短周期、保证质量等优势，在国际工程总承包市场中广泛推广使用。改革开放以来，特别是21世纪加入世贸组织后，我国经济在大范围内和深层次上融入全球市场，EPC工程管理成为我国建筑行业发展的一个重要趋势。在EPC模式快速推广之下，我国档案工作也得到进一步的发展，档案管理的理论探讨和实践探索相继问世。为便于全面深入了解国内研究现状，文章采用文献分析法，对EPC模式下的档案管理研究进行梳理，以使档案工作更好地服务于总承包工程项目建设。

一、2006—2020年EPC模式下档案管理研究的文献统计分析

文章以“主题”和“篇名”为检索项，以“EPC+档案”为检索词，对2006—2020年间发表在中国知网上的有关EPC模式下档案管理的文献进行精确检索，剔除无关及重复文献后剩余71篇。

从图1可知，学界对于EPC模式下档案管理研究总体呈波动上升趋势，特别是在2014年出现了一个小高峰，其主要原因是住建部于2014年印发的《关于推进建筑业发展和改革的若干意见》中明确表示要加大工程总承包推行力度。此后，国务院、住建部大力支持全国各省（市）开展工程总承包试点工作，并在政策上加以指导。随着建筑市场EPC项目的实施，传统工程模式下的档案管理工作方式已经无法适应新形势下的要求。在国家政策与现实需要的双重作用下，档案界对EPC模式下档案管理的关注度持续增加，研究热情大幅增涨。

图1 文献年度—数量分布折线图

由表1（见下页）可知，发表在其他期刊（比如《四川水力发电》《工程建设》《石油工程建设》）上的论文有47篇，占66.2%，说明我国企业在推进工程建设的同时也在积极改进档案管理工作，而与档案学刊物有关的论文共有24篇，北大核心期刊占7篇，主要刊发在北京市和浙江省的刊物上，表明当前研究成果的发表是以其他刊物为主体，论文可改进与提升的空间很大。

表1 文献期刊来源分布表

图2 文献集中的主要行业饼状图

从市场的运用情况来看，工程总承包涵盖的行业由最初的石油、化工逐步扩展到机械、水利水电、公路、电力、轻工、市政、建筑等领域。由图2可知，当前学者对EPC模式下档案管理的研究主要集中在水电、核电、火电等电力行业，占整个饼状图的74%；其次是石油、化工、天然气等领域，占20%；再次是钢铁行业，仅占4%；其他行业占2%。

二、2006—2020年EPC模式下档案管理研究的主要内容

1.EPC模式下档案管理的现状分析。我国最早对EPC模式下档案管理模式进行探究的学者是吕洁，她从宏观与微观层面对项目档案工作进行初步探索，但未超越传统管理模式的基本框架。接下来几年，相关研究成果主要体现在档案管理的微观层面，涵盖主体职责、档案特点和业务流程三大内容。

（1）在主体职责方面，由于业主将原先承担的档案工作全部转移给总承包方，总承包方成为档案管理的主体。因此，大多数论文主要从总承包方的角度进行讨论。黄齐明、刘勇指出：“总承包方有两方面的职责：一是对分包方的档案工作进行监督、检查和指导；二是收集、整理自身形成的过程文件和接收分包方的归档材料以及向业主的移交。”[1]

（2）在档案特点方面，王红娟从工程建设的全过程考虑，认为：“EPC项目文档除了具备档案的真实性、原始记录性等基本特征外，还附加了工程的某些特性，如：种类繁多，数量巨大；文件形成单位较多，保管分散；专业性强；载体多样性。”[2]其他学者与其论述的核心内容基本一致。

（3）在业务流程方面，EPC模式下档案业务流程大致关注三个方向：档案实体管理、档案信息管理、档案知识管理。相关研究对于档案实体业务流程的探讨主要集中在档案的收集及归档范围的确定，学者在工程建设实践中普遍认为EPC建设项目档案的收集归档范围应按设计（设计文件）、采购（采购文件）、施工（施工文件）等工程的全生命周期进行。档案信息管理时期，依托于强大的管理系统，电子档案可以更好地进行数据的归档、保管和利用。马哲文以核电工程为例指出：“核电工程电子文件在接收过程中应用‘前端控制’思想，将参建各方的系统对接，在工程电子文件形成后，系统会自动给每份文件赋予归档标识。同时运用一定的内部控制机制对电子文件的形成、收集到移交、编研与利用等各流程环节有序控制，使归档、鉴定与著录等各个环节预置在电子文件的产生或流转阶段进行，确保电子文件的真实性、有效性和完整性。”[3]如今，社会发展进入知识经济时代，王红娟、张慧敏认为：“知识经济时代的文档管理，更侧重于对档案信息资源的开发利用，实现档案实体管理向档案知识管理的转变。”[4]

直到2019年，黄巧芳在对湄洲湾第二发电厂的调研中指出：“在电力公司的主导下，总承包商首创了覆盖项目建设方、监理方、总承包方、施工方的‘四方’一体化的档案管理模式。”[5]米彪则从“纵横两条脉络构建了基于业主、总承包方、分包方的三级化项目档案网络管理体系。就业主单位而言，横向上明晰了业主与总包方的管理权限与职责，纵向上厘清了业主单位后方与业主单位现场管理机构、第三方检验检测单位的档案管理界面”[6]。

2.EPC模式下档案管理存在的问题。由于EPC模式下的档案管理尚处于起步阶段，各方面机制都不健全，存在的问题较多，众多学者从多方面阐述了档案工作应注意的问题。通过对71篇文献的总结，论述存在的问题较多围绕人员素质、管理制度、重工程轻档案、信息化程度等展开。

（1）档案人员主观认识不足，专业素质不高。EPC工程项目档案存在时间紧、任务重、数量多、工地人员流动性强等特性；同时，总承包方对EPC模式下档案管理缺乏系统的认识，停留在传统的管理经验基础之上。田沁的观点最具代表性，她对EPC模式下档案管理人员的整体情况进行概括，认为：“企业在档案管理中一是项目管理人员主观意识不强，认识不到自身岗位职责；二是在档案业务管理方面，存在缺少较稳定的专兼职文档人员的问题；三是档案管理人员缺乏工程管理相关的专业知识。”[7]

（2）档案管理制度有待完善。在新的形势之下，我国少部分企业在项目建设的过程中制定了适用于本公司实际工作的档案管理办法，如：在国投湄洲湾第二发电厂EPC项目建设中，总承包方出台了《国投云顶湄洲湾电力有限公司档案管理办法》；在华能长春生物质热电厂项目中，总承包方编制了《华能长春生物质热电厂新建工程总承包项目文件材料立卷归档办法》等文件，明确参建单位各方职责，规范了档案流程与业务标准，保证档案的“三率”。但从整体研究情况来看，大部分企业的总承包商由于片面强调工程建设，导致档案收集不齐全。国兆峰认为：“档案管理部门对工程文档未形成规范化的制度管理体系，并且已颁发的档案制度缺乏执行力和落实度。”[8]王红娟指出：“项目各方未制定统一化的工作标准，也没有提前对覆盖整个工程建设的项目文件人员、软硬件设备、库房等进行策划和部署，给后期竣工档案移交徒增诸多麻烦。”[9]

（3）档案管理与工程进度不协调。EPC工程建设过程的各阶段合理交叉进行，项目档案在上一阶段还未完全收集完毕便开始进行下一阶段的工作。王红娟认为：“由于EPC项目工期极其紧张，加之文档人员思想意识薄弱，现场人员过多关注工程项目建设，致使文档保管与施工进度严重不同步。”[10]周锦敏也指出：“总承包方为了在规定的期限内完成建设任务，重视施工进度控制和管理而轻视档案质量状况，导致档案信息录入与工程建设无法协调开展，形成EPC项目资料归档滞后的局面。”[11]

（4）档案信息化程度不够。网络的普及与技术的发展，使得文档系统得到广泛的应用，但在实际管理中主要采取人工为主、计算机为辅的方式进行。由于EPC文档系统的不成熟性，导致系统应用不仅没有提高工作效率，反而增加了工作负担，造成系统应用半途而废。王红娟认为：“当前还很难实现文档的网上流转、签署、组卷，并且电子签名的法律效力还没有完全得到认可，竣工移交及工程结算等还是以纸质版文档为准。”[12]

3.EPC模式下档案管理的解决对策。针对EPC模式下档案工作遇到的难题，我国企业必须制定并落实各项可行策略，使其具备专业化的档案人才队伍、标准化的科学管理制度、同步性的档案运作机制、知识性的信息化建设。

（1）增强意识，提高档案管理人员的综合素养。人员素养是工程档案管理的前提，并在很大程度上决定了档案管理的质量。郭晓娟认为档案人员应具备四大素养，即思想政治素养、档案知识素养、工程知识素养和沟通知识素养。对于项目负责人来说，必须树立大局观念。田沁主张：“项目各级负责人应站在全局视角指导和检查职责范围内项目建设过程产生的文档材料的收集管理归档情况。”[13]同时，梁媛指出项目负责人“需定期对档案管理人员开展教育培训，并组织实地参观其他水电站的档案管理过程，使工作人员从整体上深刻认识档案工作的意义，积累经验”[14]。

（2）完善档案管理制度。制度规范是工程档案管理的依据，总承包方根据EPC项目进展情况有步骤地制定制度规范。在项目实施过程中，优先制定有关工作标准规范。黄齐明、刘勇认为：“工程总承包应实现整个项目档案管理的一致性与标准化，并从档案分类办法、案卷格式、装具和软件等几个方面作了规定。”[15]田沁则从纵、横向两个维度上规范了文档管理制度，要求横向上制度能覆盖档案管理的基本原则和要求，纵向上能涵盖项目建设各活动阶段和环节的具体可操作性的管理程序[16]。

（3）确保EPC项目档案管理与工程建设进度同步。借鉴以往工程档案管理的经验，坚持实施档案同步管理原则，杜绝出现档案与工程相脱节的现象。韩香珍等人认为：“档案工作的‘三纳入’‘四同步’‘四参加’等制度要真正落实在项目管理的程序之中，确保项目竣工的时候档案可以顺利移交。”[17]李爱凤指出：“档案工作要随着项目工程的开展而启动，同时档案人员也要及时跟踪项目并在此过程中注意资料的积累和收集，实现对于项目档案全过程的指导、监控。”[18]

（4）开拓档案信息化的新格局。信息化是在系统中运用信息技术推动资源整合和再创造的过程。吴慧婷要求从信息管理流程系统、信息编码系统、信息采集系统三方面强化档案信息管理。张晓兵等人“以SSIS、SQL Server数据库为平台，建立了现场文档管理的业务与数据模型，借此实现文件与多个文档的高效流转和集成，满足施工方的业务要求”[19]。

三、2006—2020年EPC模式下档案管理研究的趋势分析

1.从研究数量上看，学者对EPC模式下档案管理研究的重视程度逐渐增强。发文数量一定程度上反映了一个学科领域的活跃度。在2006—2012年的七年时间里，有关EPC模式下档案管理的研究数量不多，呈平缓发展的态势，但自2012年以来论文数量爆发式增长，总体上呈波动上升的态势，这说明学界已经认识到在新模式下如何对档案进行管理是一项重要课题。

2.从研究质量上看，论文的研究深度和高度有所欠缺。核心期刊上的论文数量往往能衡量出该主题在学科内的学术实力。分析表1可知，相关研究的核心期刊只占总量的9.8%，仅有一篇发表在《档案学通讯》上。由此可见，由于EPC模式下档案管理的研究尚处起步阶段，研究仍停留在表面，论文质量有待提高。

3.从研究内容上看，目前相关研究的层次都趋于微观，研究视角十分狭窄，纵观2019年之前的文献内容，大部分文献都是探讨档案的业务流程（收集、整理、分类、编号、归档、移交）等微观层面，未能构建出完善的理论体系，仅对档案管理中出现的若干问题进行了探索，缺乏系统性。

四、结语

EPC工程总承包项目档案真实、系统地反映了工程项目建设的复杂过程和实践经验，是企业维护自身合法权益的书面凭据。较传统工程管理模式而言，EPC项目档案管理工作在人员结构、运行机制、制度方法、管理模式等方面发生了巨大变化。因此，无论是在理论层面还是实践层面，我国学者应在原有研究的基础上更加深入，使档案更好地服务于EPC工程项目建设。