新形势下电力企业工程项目档案管理改革探析

秦诗琼

（广西电网有限责任公司，广西 南宁 530000）

一、概述

近年来电力建设事业突飞猛进，各种利用新能源和高新科技的电力基础设施、电网网架结构等越来越完善。但在电力建设迅猛发展的同时，工程项目档案管理不断显现出弊端、不足，这是不可否认的事实。面对这样的形势，电力企业在工程项目档案管理中要从工程建设初期开始，对所有文字、图表、声像等资料进行明确的分类、管理，预防产生错漏。鉴于此，电力企业有必要利用数字档案馆深化工程项目档案管理改革。

二、新形势下电力企业工程项目档案管理改革契机

电力工程一般具有建设周期长、内容繁复的特征，其项目档案管理工作量较大，为了预防在电力企业档案管理中出现问题，急需统一管理内容、优化管理方式，以此保证工程项目档案管理的效率、质量。然而当前形势下电力企业工程项目档案管理面临两大难题。

一个是工程项目档案收集不完整，准确性不足。电力企业在工程项目建设中存在档案意识较差的问题，认为档案管理琐碎、繁杂，无法产生直接的经济效益，在紧张忙碌的工程项目建设施工中更关注工程进度与质量，在管理文件材料方面没能和生产建设同步，导致文件在形成和流转等环节遗漏、缺失。加上电力工程项目建设中经常发生人员流动现象，档案收集不及时导致很多文件只能事后追补，破坏文件材料的原始依据性，严重影响工程项目档案的完整和有效性[1]。另一个是工程项目数字档案的真实性与可靠性不强。数字档案的真实与可靠是发挥档案价值的关键性支撑，但是电力企业的数字档案建设没有得到完全可靠的保障。

电力企业工程项目档案管理之所以存在这样的难题，主要和当下的档案管理制度与职责划分不合理、数字档案建设落后、安全保障不力、不重视开发利用等因素有关，无法适应新形势下的新要求。为了解决难题，电力企业档案工作者要以数字档案馆建设应用为契机，积极探索管理工程项目档案的新模式，进行全过程管控，实现改革创新[2]。

三、新形势下加强电力企业工程项目档案管理改革的措施

1.建设数字档案，完善收集归档

有了制度基础以后要及时梳理数字档案馆系统建设的原则和流程，在设计各类工作平台之初树立档案意识，保证将文件材料归档作为各业务流程的终点，实现对文件材料合规性的源头控制，从而实施电力工程项目档案全过程管理。

首先，规范产生电子文件时的标准和收集流程。为了保证在电力工程项目建设过程中收集档案的真实性和完整性，从产生电子文件开始就要配合工程项目管理系统，构建并使用较为完善的数字档案馆系统（如图1所示），让项目信息对应唯一的入口，工程号和图号、文件号等严格遵循电力工程项目档案归档及管理办法，按照信息技术规律重组业务需求，构建与信息化管理相符的业务流程和代码体系、表单，更新电力企业的电子文件管理办法、工程项目档案管理办法等，使档案管理统一、规范、高效。

图1 数字档案馆系统架构

其次，建立数字档案馆系统和工程项目管理系统的数据接口。在电力工程项目的图纸与设计档案归档中，要注意梳理生产管理系统，在电力工程项目的立项和策划环节统一部署工程号和卷册、图纸编号，让设计人员对于图纸的提交经过自动图纸信息校对和写入，完善档案数据库，保证工程号和图号真实；利用和档案系统的字段对应关系、各数据表的从属结构、电子文件目录存放层次，形成档案信息传输接口，及时在档案系统中传输工程项目管理系统所收集的电子文件和信息。

再次，优化电子档案归档设计。针对电力工程项目档案的归档，主要运用数字档案馆梳理管理部门产生各类文件的流程。在设计系统时根据数字档案馆的功能，编制工程项目档案收集管理办法，主要包括电力工程项目建设中产生的文书档案、合同档案、声像档案等；在各部门设置兼职档案员岗位，明确由产生部门及时将各类有价值的电子文件和档案上传到系统，然后档案人员负责整编入库。

最后，保证电力工程项目数字档案的真实与可靠。电力企业应用数字档案馆时要与ERP系统、设计管理系统、协同办公系统等平台密切结合，确保各工程项目中形成于立项审批、招投标、设计施工和竣工验收等环节的文字、图表、声像等档案应归尽归；建设数字档案馆时要重视文控，也就是全过程管控工程项目文档，确保形成统一的重要文件、规范文件命名、执行元数据方案、固定文件存储格式、在合适位置保存电子文件、分类电子文件、鉴定电子文件的价值等；科学控制文件版本，因为元数据对文件真实可靠与否有直接影响，在动态管理电子文件时要通过元数据详细记录文件发生的所有变化，按照这些记录再现电力工程项目电子文件的原貌，保证电子文件发挥凭证价值；按照电子签名的法律和规定，通过电子签名和时间戳、元数据管理等使电力工程项目的数字文档真实可靠。

2.构建保障体系，维护档案安全

数字档案馆的建设和运行都离不开强有力的保障体系，主要包括安全保障和运行技术标准、管理标准等[3]。在建设安全保障体系时要基于加密技术维护电力工程项目档案转移和传输、应用的环境安全；立足电力企业局域网科学使用防火墙、杀毒软件，保证安全地存储档案信息；在数字档案馆内部使用实时监控系统，实时掌握档案的访问和修改等情况；落实档案资源备份，合理设置用户使用权限，并维护好电子档案保管环境，保证档案信息存储方式和工程项目档案类型的契合性。在建设管理标准时要全面梳理新形势下的法律法规和标准、规程，立足国家和行业要求优化工程项目档案管理标准，结合电力行业的发展形势更新相关体制和机制。例如档案部门要利用电力企业的报刊、网站主页和微信公众号等加强对数字档案馆的广泛宣传，编制新旧档案管理系统的流程对比表格，进行工程项目档案在线收集归档和整理分类、借阅利用的正反对比，还有设计人员对比数字档案馆的各个设计版次，保留校核与审核意见等，让各级领导、人员进一步认识数字档案馆建设的重要性，增强安全意识。

3.支持开发利用，发挥档案价值

对于电力企业的工程项目档案管理而言，利用是终极目的，应妥善处理馆藏档案数字化和新增数字档案管理之间的矛盾，在进行原有档案数字化加工处理的同时，大力采集数字档案资源，改善数字档案馆的资源结构。以此为基础更新工作理念，把电力工程项目数字档案的知识管理、知识服务作为核心，在用户需求导向下借助大数据技术实时管理并分析海量数字档案，提供档案知识化服务[4]。例如深化电力工程项目档案资源组织，在进行馆藏档案资源的数据挖掘时提供增值服务，按照用户个性化档案信息需求整合数字档案资源，形成专题资源库，构建移动档案信息平台，优化档案信息服务。电力企业运用数字档案馆有效对接网络系统和档案利用需求，形成应用窗口，方便对档案信息的统计、查询、发布、开发和交流等，在多元化检索技术的支持下改进档案信息编研与印制等操作，更快捷地使用档案资源，最终最大限度发挥电力企业工程项目档案的价值。

结语

工程项目档案管理改革属于复杂的系统性工程，在各行各业纷纷大力推进信息化建设和技术革新的新形势下，传统档案管理模式无法实现高效、精细化的档案管理，无法把工程项目档案管理要求融入工程项目建设的各个环节，好在数字档案馆带来档案管理的巨大变革，电力企业要提高对数字档案馆建设重要性与迫切性的认识，探寻一系列行之有效的措施加强数字档案馆的建设和应用，让工程项目档案工作有章可循，切实做好电力工程项目档案和实际工程项目的同步建设，保障工程项目档案完整、真实、可靠，实现持续的改革和发展。