软科学研究单位科研经费“放管服”实践探究

刘梅英

摘  要：文章以劳务费与专家费管理为研究对象，以北京科学学研究中心为实例，探讨了科研经费管理中劳务费咨询费存在的内控风险，分析了信息化背景下对科研人员下放签字权限简化管理的流程，建议相关科研单位通过建章立制提高管理水平，通过搭建软件平台拓展优质服务内容，在保证科研人员获得感、提高工作效率的同时，有效防范内部风险。

关键词：内部控制;科研经费管理;放管服

中图分类号：G311;F234.4文献标识码：A

DOI：10.19881/j.cnki.1006-3676.2021.10.07

Research on the Practice of “Decentralization，Management and Service”of Research Funds in Soft Science Research Units

——Based on Internal Control Perspective

Liu Meiying

（Beijing Research Center for Science of Science，Beijing，100089）

Abstract：In this paper，taking the management of scientific research funds as the research object，taking Beijing Research Center for Science of Science as an example，the internal control risk of labor cost in scientific research funds is discussed，and it is analyzed that under the background of informationization，the signing authority is delegated to scientific researchers，the management level is improved by establishing rules and regulations，and the software platform is built to expand the high-quality service content，so that scientific researchers can enjoy the sense of gain and improve work efficiency while effectively preventing the internal control risk.

Key words：Internal control;Scientific research funds;Decentralization，Management and Service

“放管服”是簡政放权、放管结合、优化服务的简称。近年来，国家各级管理部门连续发文，要求在科研管理工作中落实“放管服”要求，做好简化程序，将放权和管理有效结合，优化各项科研服务，这一系列举措的主要目的是提高科研经费的使用效率，扩大科研人员的自主权，充分释放科技创新活力。一些高校开始树立“业财融合”理念，搭建信息化平台，推进业务信息系统和财务信息系统的有效对接[1];有的高校通过建立以数据共享为基础的信息化系统[2]，依托办公自动化系统，将管理规则融入公文流转中，实现从立项登记到经费报销的全过程信息化管理，简化归集信息数据流程[3]。这些探索对相关部门日后查找执行中的风险点、综合提炼问题，通过大数据分析，加强科研经费支出的风险监测等工作都具有重要意义;能及时预警典型性、普遍性的内控风险点和问题，在帮助相关部门做好内控风险防控的同时，在一定程度上实现“放管服”的目标。基于此，笔者以北京科学学研究中心为研究对象，以劳务费专家咨询费全流程管理为案例，剖析了在防控内控风险的基础上如何在软科学研究单位实现“放管服”。

一、劳务费和咨询费概念

劳务费和咨询费是科研项目预算科目的重要组成部分，也是软科学研究单位科研经费中占比最大的预算科目。经过近几年的不断改革，科研单位对这两个科目的预算控制比例一般无限制，基本要求是科研人员要根据科研项目研究需要，据实做好预算。这两个预算科目的支出结果是直接付给个人，无收款单位，也不能让收款者个人提供通常意义上的纳税机打发票。因此，查实劳务费和咨询费一直是软科学研究单位内部风险管理工作的难点。近年来，事业单位内控体系建设陆续启动，一些科研经费案例中也出现劳务费、咨询费套取问题，各级审计、纪检部门对这两个科目支出给予了重点关注，如何有效控制劳务费和咨询费套取的风险是科研事业单位广泛关注的问题。

关于劳务费的内涵，笔者参考北京市财政局、北京市科学技术委员会、中关村科技园区管理委员于2021年9月8日印发的《北京市科技计划项目（课题）经费管理办法》中的相关规定，劳务费是指在项目（课题）实施过程中支付给项目（课题）组成员、参与项目研究的研究生、博士后、访问学者以及项目（课题）组聘用的研究人员、科研辅助人员的劳务性费用。项目（课题）组临时聘用人员的社会保险补助纳入劳务费科目中列支。财政供养人员不得列支劳务费。该《办法》也对具体的预算编制作出了规定。

关于咨询费的内涵，笔者参考《北京市科技计划项目（课题）经费管理办法》，咨询费主要是指在项目实施过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用，咨询费不得支付给参与项目研究及管理相关的工作人员。2016年，《北京市进一步完善财政科研项目和经费管理的若干政策措施》的出台将咨询费的开支标准权限下放，咨询费的发放办法由各单位自行出台。2017年，北京科学学研究中心出台咨询费管理办法，对比原来的统一支付800元/次，标准有所上调，办法规定项目组可根据专家咨询意见对项目研究的贡献，在上限范围内发放咨询费。

二、劳务费与咨询费的主要风险点和关键岗位分析

（一）管理流程

在内控体系建设框架下，单位建立管理制度，规范了科研项目中劳务费与咨询费的支出由单位财务统一转账给劳务人员或者专家个人的流程，满足“公对私”转账要求。北京科学学研究中心是公益一类的软科学研究单位，各类科研项目中劳务费与咨询费合计占比最高，是内控体系中高风险支出科目。

北京科学学研究中心自2014年内部风险控制体系建立以来，劳务费与咨询费支出被纳入重点风险监控范围，相关部门设计了内部风险管控措施，相关措施包括备案、归口审核和单位转账：科研管理部负责劳务人员、专家信息的备案管理，汇总数据形成劳务人员库和专家库，并对劳务和专家费用支出做归口审核;财务管理部对劳务和专家费用支出进行转账报销和纳税申报处理，并完成支出标准的审核;报销申请人对报销事项做证明验收，项目负责人、部门分管领导和中心领导按管理权限对报销内容审核签字。管理主要流程如图1所示。

（二）主要风险点和应对措施

从对劳务费、咨询费支出流程的分析来看，该流程易产生的主要风险是部分人员虚构劳务人员或者专家的工作内容，套取科研经费。北京科学学研究中心内控体系建立以来，主要采取了以下3项措施防控此类风险。

1.控制签字权限，多重审核防范支出风险。为有效防范内控风险，北京科学学研究中心将劳务费与咨询费管控权限设定为0元，所有这两个科目的支出，无论金额大小，须由项目负责人签字后，经科研管理部归口审核，再由部门主管领导在权限范围内审核，最后交财务管理部门审核后方可报销。

2.证明合理合规，费用发放要有理有据。单位对劳务费、咨询费进行系统管理，项目组根据研究需要在预算范围内据实支出，需要调整时，相关负责人须根据对应的管理办法履行调整手续。北京科学学研究中心设计了劳务费与专家咨询费报销明细表，要求项目组列明支出标准与专家职称职务情况，并根据支付经费情况递交支出说明，支出说明主要体现经费支出的几大要素，即事由、支出标准、专家信息、金额等内容。

3.单位统一转账，保证经费直达收款人账户。劳务费及专家费报销时，须由单位统一转账，报销人员需要填写收款人详细信息，由财务人员汇总报销信息，合并计税后，直接转账给相关劳务人员和咨询专家。

（三）关键岗位

笔者所列的关键岗位，是内部风险控制体系中与资金流动密切关联、在工作流程中产生经济活动风险最大的一系列岗位（角色）的总和。从劳务费与咨询费管理流程中可以看出，在项目组内部，主要是3个岗位（角色）参与劳务费与咨询费的发放流程。1.劳务人员/专家信息的申报人。这类人员须了解劳务人员和专家的工作内容，能够提供劳务人员和专家的所有备案信息以及工作内容。2.报销经办人。这类人员主要是各部门的财务科研助理，他们在接收到申报人提供的信息后，须根据单位要求做好备案以及报销明细单，在内控系统中提交报销申请。3.项目负责人。这类人员对报销内容有决策权，他们负责核定劳务人员和专家的工作内容、支出标准与项目预算和单位制度是否一致。根据管理权限，项目负责人所在部门主管领导以及北京科学学研究中心领导，在管理权限范围内对报销质量负有监管职责。关键岗位的主要职责，如表1所示。

三、劳务费与咨询费的“放管服”实践

针对“放管服”各项制度的要求，基层软科学研究单位到底要“放”什么权限给科研人员？对标风险防控需要，研究单位在工作中要对哪些人、事、物做好“管”理？针对科研人员的工作需要，研究单位应该提供哪些优质“服”务？以上问题是每个科研管理者都需要认真思考并努力寻求解决对策的。北京科学学研究中心的“放管服”实践，主要是锁定关键岗位，在严控支出风险的基础上，给予项目组尽可能多的自主管理权限。

（一）简化管理流程，下“放”适当权限给科研人员

为了做好权限下放工作，北京科学学研究中心科研管理部和财务管理部做了详细调研，针对相关员工的权限需求进行总结归纳，发现大家普遍反映的问题是“报销签字权限低”“报销流程中签字人员多”。

在审慎分析劳务费与专家费支出特点和北京科学学研究中心科研项目管理的各项要求的基础上，笔者对近3年单位内两项费用支出的变化进行归纳分析，发现单位实施了权限下放、流程简化的管理优化措施，如表2所示。

通过以上对比可以看出，下放权限给项目组后，项目负责人的权限明显增大，这减少了报销人员找各级领导签字的次数。这一调整体现了北京科学学研究中心领导给项目组“放权”落到了实处。另一方面，原来由科研管理部归口审核的劳务费与专家费支出的规范性，也调整为由项目负责人进行自我审核，这一调整体现了管理部门给项目组“放权”落到了实处。这两项权限的下放，使单位劳务费与咨询费的支出效率提升了近一倍，受到单位内科研人员的一致好评。

（二）以制度化建設明确责任，做好“管”理

在制度建设方面，北京科学学研究中心修订了《北京科学学研究中心人员库管理办法》（简称《办法》）。《办法》结合科技计划项目提出的“健全劳务费分配制度”的要求，引入聘用合同管理理念，设计了简单实用的劳务工作确认书，如表3所示。对于项目组临时邀请的劳务人员，劳务人员未和北京科学学研究中心人事管理部门签订聘用合同或者劳动合同时，项目组负责人应与劳务人员签订《劳务工作确认书》，约定劳务人员在一个项目中的工作内容，对劳务人员相关保密工作提出具体要求，并且须对所有劳务人员的基本信息进行备案。

北京科学学研究中心修订了单位咨询费管理办法，合理设计各类专家的咨询费上限，由项目负责人根据每个专家对项目的贡献确认专家费的具体金额。相关管理办法明确了工作流程和内控关键岗位职责，在劳务费与专家费支出过程中，明确劳务人员和专家的信息申报人处在第一关键岗位。信息申报人的职责是充分了解劳务人员和专家的工作内容并和他们保持密切联系，报销经办人向单位备案人员信息时，需要填写“申报人”;明确了项目负责人处在第二关键岗位，其职责权限是基于劳务人员和专家付出的劳动内容对项目研究的贡献，确定给付劳务费和专家费的标准。

北京科学学研究中心精准解读自制发票，明确签字人责任。北京科学学研究中心依托“人员库管理系统”，在线生成咨询费报销明细单（如表4所示），通过由项目负责人签字的办法，确定其管理责任。同时，北京科学学研究中心对于系统中“自制”的报销明细单，给出了通常意义上发票的解读，以方便科研人员理解。单位人员库管理系统导出的报销明细单，解读为单位“自制发票”，明细单中列明了经费来源、给每个人发放的标准和发放金额，支出说明中列明了经费发放理由。项目负责人的签字表明因表中人员完成了支出说明中的工作内容，项目负责人同意按列出的标准发放这些经费。此项解读让项目负责人、报销经办人能直观理解这两个科目支出中每个签字人所承担的责任，让大家签“明白”字。

北京科学学研究中心加强培训，对单位内参与各类科研管理制度、财务管理制度、内控管理流程相关工作的员工展开系统培训，让每个项目负责人、报销经办人、财务科研助理、关键岗位人员等都充分了解北京科学学研究中心管理制度的核心要求和重要意义，使制度内化为行动。北京科学学研究中心结合相关员工在工作中发现的问题，对重点人员提供一对一的重点指导，确保单位内各项制度深入人心，能正确指导员工工作。

北京科学学研究中心着力推进在线监管精准化、数据提取快捷化。北京科学学研究中心上线了人员库管理系统，该系统能全程记录劳务费与咨询费的支出过程，单位内的管理人员可定期根据管理制度，分项目按条件查询报销情况，发现问题时可及时和项目组沟通，这样能效预防各种风险。

（三）建立信息化管理平台，提供优质“服”务

1.设计管理软件，记录劳务费、专家费支出过程

通过制度培训的科研人员若对制度细节掌握不牢，仍会在执行管理条例的过程中遇到各种问题。北京科学学研究中心管理部门通过详细剖析相关问题，提出将制度内化于信息化平台操作以提升工作效率的服务目标。北京科学学研究中心投入使用的人员库管理系统，注重减少中间环节，致力于做强后台计算、共享功能，使报销经办人一次录入收款人（劳务人员和专家）基本信息和银行信息，就能同时完成支出信息备案和报销明细信息输出两项工作，不再需要单独与科研管理部、财务管理部进行数据沟通和流转，且直接打印的报销明细单各项信息皆符合管理条例要求。

2.信息表上传备案，过程控制简洁高效

北京科学学研究中心管理办法虽然增加了一项劳务工作确认书，但是工作量并没有显著增加。一方面，北京科学学研究中心在律师的帮助下设计了劳务工作确认书通用模板，项目组只需要填写少量信息便可完成确认书的制作;另一方面，手机拍照功能的普遍应用，使项目组上传电子版文凭更加方便快捷，各类审计事务所需要材料时，项目组可以直接从系统内下载。

3.培养报销人员良好工作习惯，提高经办人的工作积极性

实行内控管理后，北京科学学研究中心劳务费、咨询费由财务统一转账支付，报销经办人需要把报销明细信息以表格的形式传送给财务人员，数据在被来回复制粘贴过程中，容易出现身份证号码错误、银行账号错误等问题，在连续报销过程中同一错误还可能多次出现;多人为同一专家发放费用，合并计税问题会导致报销单被退回。各种问题使报销人员不得不重复填报，苦不堪言。北京科学学研究中心把防止这些错误的相关工作，列为提供优质服务的重点。

4.设计程序自动校验，撞库自动合并计税，利用信息化平台减少一般性错误

北京科学学研究中心设计的人员库管理系统通过设计身份证号码校验功能，确保录入号码的正确性，减少了报销流程中一些常见错误;工作人员在线提交报销明细单时，人员库管理系统将身份证号码相同的人员撞库合并计税，同时给出提交者合并计税后的结果，确保报销程序在线自动完成。

5.税前、税后自主选择

对于计税重复时修改税前金额还是税后金额，不同的报销人员有不同的需求。在设计人员库管理系统时，设计人员保留了报销经办人员的主动选择权，推出税前/税后选择菜单。当报销人员完成一张报销明细单设计并提交保存時，根据报销经办人的选择，系统将自动修改非控制项。

6.再次生成报销明细单操作

若需要给同一劳务人员连续数月多次发放费用时，在同一项目下，经办人可以直接使用“再次生成”菜单，将上次该劳务人员的报销明细信息直接导入编辑状态，经办人只需要根据实际情况增加或者减少人员信息，重新录入支出说明，1分钟左右就能快速做好新的报销明细单。经办人如果需要在此基础上增加劳务人员报销信息，只需要在已经“再次生成”的报销单页面添加劳务人员信息。

7.报销明细单撤回操作

因为个人操作问题，或需要临时在同一明细单上增加人员信息等原因，报销明细单有时需要被撤回。在信息化方案中，设计人员增添了有条件撤回功能，如果报销明细单中人员信息未被重复计税，经办人随时可以撤回;如果已经重复计税，系统将提示该经办人后续哪位同事在此报销明细单的后续流程上进行了操作，经办人需要根据系统提示，联系该同事撤回报销单后，自己再撤回。这样人性化的设计为经办人提供了更具个性化的服务。

8.全单位共享已入库信息，减少录入频次，提高正确率

在信息化系统中，设计者设计了“全库查询”功能。北京科学学研究中心的所有工作人员都可以使用此菜单查询历年来北京科学学研究中心已经转账过的人员信息，各位员工都可以通过“引入”操作，可将劳务人员和专家的基本信息和银行信息直接复制到自己名下，补充“申报人”信息，劳务人员上传劳务确认书后就可以做报销明细单。根据前3年北京科学学研究中心劳务人员、咨询专家备案信息分析，每年约有50%的库内信息会被重复使用。这一设计通过共享功能减少了报销人员录入的工作量，大幅度提高了工作人员正确率和工作效率。

9.财务人员直接读取转账信息和报税信息，正确率不断上升

在信息化系统的支持下，银行转账、纳税申报更加方便快捷。通过分析不同银行网点柜台人员的转账要求，信息化系统的设计人员设计了转账信息化文件格式和内容，使导出的文件符合不同银行的转账要求，出纳人员只需要根据导出文件名称中显示的金额打印转账支票，到银行办理“公对私”的统一转账。根据个税申报系统的文件要求，北京科学学研究中心人员库管理系统可以直接按月导出纳税申报文件。全库还会实时更正财务人员和报销经办人反馈的库内错误信息。

四、小結

劳务费与咨询费是科研支出科目中最常见的内容。北京科学学研究中心从细节做起，在对它们进行“放管服”实践的过程中，在一定程度上优化了报销人员和财务人员的工作流程，减轻了科研人员的负担，有效控制了内部风险。采用上述信息化管理办法后，相关工作人员关于劳务费与咨询费的报销工作效率都大幅度提高，精准解读使全单位对内控的认识进一步提高。真正的内部控制体系绝不是将内控手册束之高阁，而是找准风险点，锁定关键岗位，采用信息化手段，全方位提升管理质量。

（一）分项目类别做好激励费设计，从源头上为劳务费与咨询费规范管理打好基础

项目能够保质结项，但劳务费、咨询费出现套取问题，说明预算有问题，解决的根本还在于优化项目管理办法的设计。1.项目管理办法要充分考虑人的价值，把个人贡献通过激励费的形式体现出来。当前，竞争性科研项目规定了间接经费比例，但相关规定的细化程度不够，相关设计人员应进一步做区别化设计，提高对以脑力劳动为主的基础研究和软科学研究人员的奖励。2.承认项目组人员的贡献，根据经费来源性质，设计不同激励费比例，调动项目组成员的积极性，从根本上防范劳务费与咨询费的支出风险。只有项目组成员的努力得到认可，从内心尊重制度，才能保证经费的据实支出。

（二）单位领导重视内控体系建设，创造劳务费与咨询费规范管理的良好环境

劳务费与咨询费全是自制报销内容，一直是风险控制的难点。单位领导要高度重视内控建设，加强制度设计和流程细化管理，通过定期轮换关键岗位人员控制风险;加强对关键岗位人员的培训，邀请审计、纪检等相关部门人员，根据科研事业单位在劳务费与咨询费支出过程中存在的问题进行专项培训，向经费申报人、项目负责人、报销经办人阐述各类违规案例及违规的后果，剖析风险，敲响警钟，使大家通过了解风险，不断规范自身行为。

（三）单位内部加强部门间协作，提高信息化管理水平，搭建劳务费咨询规范化管理的落地载体

相关单位应充分发挥单位科研管理部门在经费支出中的主动性和积极性，与财务管理部门联合联动;在了解经办人需求、项目管理要求、经费支出管理要点的基础上，设计本单位信息化管理方案，满足银行网点转账、税务系统申报等个性化需要，解决报销人员负担;全面考虑劳务费和咨询费支出的风险，设计好关键环节，做到风险可控，真正实现全流程精细化管理，用好大数据，提高工作效率。

参考文献：

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