规范大学生档案管理工作的几点思考

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江苏食品药品职业技术学院

各大高校的档案管理工作都是极为重要的，其中学生档案管理工作的优劣甚至是学生择校的其中一个考虑，任何学生都希望自己的档案可以被妥当管理，自身档案的记录状况关系到自己将来的择业、就业，档案的重要程度自不必说。许多的招聘单位都将大学生的档案状况视为重要的考察标准，档案是一家单位了解一位学生的第一手渠道。在社会大发展、高校扩招的大背景之下，高校大学生的档案管理工作面临着一些新的问题，在此情况下，如何找出一种全新的方式来进行大学生的档案管理工作是一项十分必要的工作。

一、高校档案管理工作中存在的问题

(一)各大高校的档案管理制度不完善

我国的档案法虽然已经存在，但是其中的内容还不够具体，较为抽象。从另一个角度来解释，就是我国没有颁布明确的高效档案管理法，因此各大高校对档案管理的要求存在着众多差异。由于法律触及不到，因此，不乏有一些高校对学生的档案管理重视程度不够，管理中存在着懈怠、不规范的现象。不仅如此，更有一些高校甚至没有专门的档案管理部门，其仅仅作为人口管理部门的一个分支，这就不难想象在学生档案管理中存在的问题了。要想让高校重视学生的档案管理工作，就要根据相关法律法规进行规范进行管理。

(二)学生档案管理不够标准、规范

由于大学内部的档案管理机制不够完善，因此档案管理工作也不够完善，不够标准，掺杂着许多不确定因素，这就使得学生的档案不能够被统一对待，随意性很强，缺失了平等性，自然也少了权威性。例如很多档案的手续材料不完整、档案缺少日期、档案书写不规范等等，这些问题看似无足轻重，但等到档案发挥作用的时候这些小问题往往就会变成大麻烦，给学生、学校以及招聘单位都带来麻烦，浪费时间的同时也降低了档案的公信力，长此以往也不利于学校的名誉。

(三)档案的管理模式陈旧

虽然如今早已是一个电子化的时代，各个高校的电子设备也是层出不穷，但是学生的档案却大多依旧采用传统的手写模式，没有紧跟时代潮流。据研究报道称，并不是因为高校不想采用电子化模式，而是缺乏权威的电子应用软件供各个高校储存档案。由于档案是一个学生的私密信息，所以为了保证学生的档案安全，所以依旧采用传统的人共手录模式。其根本问题还是档案管理模式的不完备，档案管理技术的不完善。

(四)档案缺乏完整性

很多高校在记录学生档案的时候，知识简简单单的填上了一些做基本的信息如该学生的入学时间、毕业时间，在校成绩、入党状况等等。这些信息实际参考意义较小，许多很有参考意义的材料，例如学生的诚信状况、创业情况、兼职信息，为人处世的情商等等真正体现个人爱好、个性的信息却一概没有。一个好的用人单位往往十分注重这些能够体现人物性格的信息资料，而不是简简单单的在校成绩等，而这些信息都是大部分高校所缺乏的。

二、高校学生档案管理工作的规范思考

(一)各个学校之间做好档案的管理交接工作

首先就是档案管理的设备：尽管电子化管理目前还不能够做到，但是必须要有一个专门管理学生档案的档案存放室，并且要保证档案室内的环境干净、干燥、通风性好，以确保学生的档案可以长时间安全存放，一个简单的档案室就可以让学生的档案完整度提高好几个档次。同时应该在档案室配备相应的档案柜、档案盒，有条件的学校可以适当引进尝试现代化设备，当然这都是在保证学生档案安全性的前提下。其次，就是制度方面，档案管理制度必须要十分严格，必须做好百分百的保密工作，在保证学生档案安全的前提下开展档案的记录、管理工作。这不仅仅是对学生的资料安全负责，也是对自身工作和学校工作的负责。

最后高校的档案管理工作者不能是半路出家的非专业人员，更或者是退休的非专业教职工，非专业人员体现出专业的工作能力，退休人员则缺乏年轻工作者的生机、活力，容易对工作产生倦怠，因此都不适合大学生的档案管理工作，为了确保档案记录、管理的准确性和专业性，每一份档案都关乎着学生进入社会时的难易，因此各个学校一定要做好档案的管理交接工作，为学生提供最好的服务。

(二)提高学生的档案管理意识

据了解，很多的大学校园都有一种奇怪的现象，那就是学生认为档案不重要，有的甚至并不在乎档案上所写的内容。这就需要相关老师对学生进行思想教育，告诉其档案的重要程度，大力普及档案基础知识，同时也让其明白档案是不经过个人之手的，因此只能是规范自身行为，让档案上留下光辉一笔。同时，让学生明白档案的重要程度也有利于方便学生今后的工作，不至于为了档案的事情来回奔走，减少了许多不必要的麻烦。

(三)加强档案的法制建设

近年来，我国接受高等教育的人口数量不断增加，高等教育常态化将会是未来发展的一个模式，在此环境下，大学生数量不断提升。因此大学生档案管理的重要性也随之提升。一个大学生在校期间的个人经历、文化知识及平时的综合表现等，都以学生个人为单位以文字的形式保存，作为学生的个人档案，而这些材料都是原始材料，是不可复制的。大学生档案如此重要，自然就应该要出台相关的法律法规以确保大学生档案工作的完善。法律是一切工作的保障，时刻保护者受益者的权利，因此要想真正改善大学生档案管理工作中的问题，就必须要以明确的法律法规作为约束。

(四)个性化归档、全面记录大学生在校期间的情况

随着中国素质教育的全面推行，以往传统的简单记录学生学籍、成绩的档案已经远远不能满足招聘单位对学生档案的参考需求。素质教育的大背景下，招聘高素质人才也是企业内部不成文的规定，任何一家企业都希望自己所招聘到的学生是高素质人才，而学生档案就是其重要的参考。对此高校应当增加大学生个性化归档，而不是单纯的反映考试成绩。要将大学生反映情感、体现意志力、个人品德等方面的材料进行归档，让其成为档案中的一部分。

例如诚信记录，诚信社会当然要求学生是一个讲诚信的人，将诚信情况记录在学生档案中不仅仅能够给用人单位提供一个全面参考，更重要是的有利于约束学生的行为，时刻提醒学生要成为一名讲求诚信的大学生，这对其今后的发展也具有重要的意义。此外学生的创新力也要有所体现，创新是一个民族进步的灵魂，创新推动着世界不断的前进，创新型人才是一个社会极为需要的人才，将创新能力记录在学生的档案中是极具参考价值的。一个善于创新的人，在今后的工作中也必有一双善于发现的眼睛和敢于大胆突破的精神。除此之外，学生的情商、性格等都可以做出相关记录。虽然说一个人的每个阶段是不同的，不能够以偏概全，但是将这些情况真实的记录在档案之中可以让让学生做到有过则改，无则加勉，有利于规范学生行为规范。此外，还可以让用人单位发现学生更多的优点，从而为其提供更多的机会。

(五)建立高校大学生档案管理网络化平台

目前，我们处在一个信息化的社会，无时无刻都充斥着各种各样信息，在这样的世界里，档案信息化是一个发展的必然趋势。因此要加紧网络化建设，抓住机遇。

高校档案网络化建设的一大关键就是先转变原有的管理观念。目前，各大高校的档案多采用纸质的、封闭式管理。要转变这种思想就应该坚持解放思想实事求是、不断创新的观念，为档案管理引进先进的科学技术，建立属于自己的安全网站。当然，要建立一个安全可靠的档案管理网站必须要拥有一个高素质团队，人才是网络建设不可或缺的一部分。除此之外，单纯地转变思路是难以达到要求的，还必须要完善档案管理的服务体系，充分利用校园网络资源的管理优势，将信息化加工运用到学生的档案管理中。档案管理之难，难在管理，众多的档案要建立完整的管理体系实属不易，但是却必须要这么做。只有完善的档案管理体系才能满足高校的需求。一个完善的档案服务体系包含许多方面，例如档案数据库、沟通交流平台，档案传输平台等等，这些不仅能够简化档案处理工作，还能够消除各个高校互相交流的屏障，进一步简化办事步骤，提高交流速度，提高高校大学生的档案管理水平，促进教育事业发展。最后就是大家都十分关心的问题，也就是许多高校不敢轻易尝试新技术的重点问题——安全性。与传统的档案封闭管理不同，档案信息网络的安全问题更为突出。建立信息网络的同时必须保障信息安全，否则信息一旦泄露，后果不堪设想。为此要设置信息防盗技术，设置防火墙等保护屏障，并且要限制信息查阅权限，让信息无从泄露。

三、结语

综上所述，大学生档案管理工作关乎着学生今后生活、工作的一系列相关事宜，必须对此高度重视。此外，本文从多个不同角度阐述了当前高校中学生档案管理存在的问题和相应的一些解决思路，希望能够为大学生档案管理工作提供一定的借鉴。