政法单位档案管理创新实践探索

文/俞亨京

政法单位档案是政法单位信息的重要载体，是政法单位的建设与发展的关键基础，具有十分重要的价值。传统的档案管理模式逐渐满足不了当前档案管理的需求，任何一个环节出现差错，都会影响整体档案管理工作的质量，从而使政法单位的档案管理工作质量始终无法提升。因此，对政法单位档案实施创新性管理势在必行。在新时代背景下，为了提高档案管理工作的开展质量、保障政法单位的建设与发展，档案管理工作必须要与时俱进，结合当前各种先进科学技术，顺应时代发展与潮流，构建信息化档案管理。

一、档案的概念

档案记录着人类的真实活动，是人类认识和把握客观规律的真实基础，人们借助档案可以更好地了解到过去、现在和未来。作为政法工作中重要的工作之一，政法单位档案记录着其中的人事信息以及各种其他重要事件的相关内容。政法单位工作人员的身份信息与工作经验、各种政策的制定、重大案件的相关人员信息都会在政法单位档案中找到。政法单位档案管理工作量大、工作环节复杂且烦琐，由于政法单位机构性质的特殊性，对社会的影响力比较大，其对自身的要求也更加严格，在履行社会职能过程中，各种因素也阻碍着政法单位档案管理工作的完善。不断提高档案管理工作的创新意识，才能进一步优化与提高政法单位档案管理工作[1]。

二、政法单位档案管理信息化的重要意义

（一）提高档案管理的安全性

传统的档案管理体系主要是纸质版档案为主。随着时间的推移以及查阅次数的增加，纸质档案会逐渐破损。如果遇到周围环境比较潮湿或是遭遇火灾，对纸质档案的影响极大。在档案录入信息时，工作流程非常烦琐，耗费的时间也比较多，传统的政法单位档案管理工作效率低下，对政法单位发展建设起到了阻碍作用。对管理工作进行创新性管理，注重对电子档案的发展与储存，将大大提高档案管理的安全性的同时，节省工作的时间。

（二）提高档案查询的便捷度

创新性管理工作，利用互联网技术提供的档案管理平台，不仅可以实现资源的共享，而且还降低了档案平均处理时间，使录入档案资料与搜寻档案资料的时间大大缩短，在很大程度上便捷了档案管理人员与使用人员，政法单位档案管理工作效率与工作质量都会得到提高。

（三）提高档案信息的运输效率

政法单位档案借助数字化的网络传输工具，不受时间、空间、地域等因素限制，能够实现数据无障碍传递与交流，有效地利用档案数据，快速处理工作事务，对政法单位工作人员的工作主动性具有积极的意义。

三、当前政法单位档案管理面临的问题

（一）政法单位档案管理工作创新意识不够

在日常工作中，政法单位领导对职能发挥与绩效工作较为重视，对档案管理工作的重视程度不够，对创新政法单位档案管理工作的重要性认识不足；档案管理部门的工作人员工作主动性不高，管理创新意识淡薄，缺乏工作热情，对日常档案管理工作敷衍了事，积极性不高[2]。对政法单位档案管理工作创新意识的缺乏，不利于推进档案管理工作的创新建设。

（二）档案管理制度不够完善

随着时代的变迁，信息技术不断进步，传统的政法单位档案管理工作已经无法满足当前的档案管理需要，必须要做出相应的改变。面对当前的档案来源更加多元化、复杂化的情况，档案管理部门也应建立起一个多方面的管理制度，规范管理流程，充分发挥大数据的优势，提升政法单位档案管理工作的质量。

（三）档案管理信息化建设不够

当前，政法单位档案管理部门信息化进程缓慢，数字化水平低，相比于政法单位其他部门，略有落后。许多的政法单位档案管理部门人员依然使用传统的档案管理模式，工作效率低，不愿意接受新事物，导致推进档案管理信息化建设的过程中受到阻碍。在硬件系统以及软件程序建设方面投入的资金不足，并无法充分发挥档案管理信息化的优势[3]。

（四）档案管理人员专业素质不高

从整体上来看，政法单位档案管理人员存在数量不足、整体素质不高的问题，难以高效地完成档案管理部门繁重的工作。由于他们专业知识和实践能力不足，在档案管理的工作中存在许多问题，使工作时间延长。对先进的科学技术掌握不够，无法将档案管理与科学技术很好地融合运用，阻碍了创新工作的开展。

（五）信息安全建设不充分

大数据的运用，就像一把“双刃剑”，对于政法单位的档案管理工作来说，既是挑战又是机遇，在档案信息收集环节中，载体容易被更替，储存空间会发生压缩或者扩大，操作不当会对档案的原始性以及完整性产生影响；在档案信息管理环节，由于要在不同系统中多次读取与录入，被计算机病毒恶意篡改或是使用，都会使数据的原始真实性发生改变；在档案信息使用环节中，访问权限、数据的保密与数据开放之间都会引发信息泄露问题。这些都是在大数据发展的背景下，创新政法单位档案管理工作所必须要面临的问题[4]。

四、政法单位档案管理工作的创新策略

（一）加强政法单位档案管理工作创新意识

伴随着社会主义事业的不断发展，人们对海量档案管理信息化的呼声越来越多，对进一步保护和储存档案的能力不断加强。现代技术对于档案管理发展的冲击力度不断加强，现代的多媒体、数据库、计算机以及通信工程的不断发展，为档案管理工作的创新发展提供了坚实的基础。政法单位领导要认清当前的发展契机，主动抓住创新机遇，起到带头作用，提高档案管理工作人员的工作热情与主动性，创造出积极向上的工作氛围，转变档案管理工作人员的观念，逐渐适应信息化发展[5]。另外，政法单位领导要持续鼓励与支持档案管理部门的创新工作，大力推动档案管理部门的创新建设。

（二）全面提高档案管理人员专业素质

档案管理工作的创新程度与档案管理人员专业素质息息相关，人才是第一位，工作人员专业素质不足，就无法有创新性的工作。政法部门要加大对档案管理人员的培养力度，采用多种形式的专业培训，提高档案管理人员对信息技术水平的应用，构建出科学合理的知识体系；另外，政法部门要提高对应聘者的专业要求，引入专业素质过硬、德才兼备的专业人才，用新员工的专业知识带领老员工学习，用老员工的工作经验引导新员工适应工作环境，全面提高档案管理工作的效率。

（三）加强档案信息化建设

只有建立健全档案管理信息化，政法单位才能适应社会发展的步伐。要坚持促进政法单位健康发展的原则，积极借鉴先进的档案管理工作经验，不断完善档案管理信息化，提供科学合理的建设方案，建立科学合理的制度与规则。此外，在计算机技术方面，要结合先进的信息技术以及具体的档案信息建设要求，不断完善软件的各种功能，建立相对应的数据库，建立健全政法单位档案信息化。

（四）加强信息网络风险安全防护

大数据背景下，网络安全是推进信息化档案管理的关键所在。首先,统筹安排，建立健全档案数据的安全系统，构建好软件程序建设与硬件系统，为档案信息提供一张安全网。其次,相关的管理人员要建设好安全技术体系、安全运行维护体系以及安全管理体系，以确保各档案之间保持相互独立又紧密的联系，从根本上确保政法单位档案的安全。最后,做好数据结构化处理工作，将档案数据信息严格分类，对档案数据信息加密管理，以确保一旦出现非法数据入侵，就能立刻处理。

（五）持续推进档案管理制度规范化发展

政法单位档案管理工作发展空间广阔，与大数据充分融合后将产生新面貌，如果档案管理制度无法保证规范化，与时代发展发生脱节，那么政法单位的档案管理工作效率就达不到预期的效果，工作质量无法提高，因此，政法单位档案管理工作朝着规范化发展，是重中之重。要以制度标准、行为规范、严格分级管理，建立完善的监督制度，避免不作为或者失职现象的发生，推动档案管理积极发展。

总之，档案管理信息化将是一种趋势，政法单位档案管理信息化是一项需要持续优化的工作，同时也是一项创新性极强的工作。在新时期，互联网对人们的影响越来越大，档案管理信息化建设任务十分紧迫，从政法单位领导者到档案管理人员以及兼职档案管理人员都应该不断适应时代潮流，提高对政法单位档案管理创新性的重视程度，加快推动信息技术在政法单位档案管理工作中的应用，通过打造高素质专业团队、加强建设档案信息化平台、加强信息网络风险安全防护、提高档案管理的服务水平等手段，积极创新地运用信息化手段管理政法单位档案，以促进档案管理工作高质量发展。