浅谈铁路建设档案管理工作的创新

闫学谦

（山东省招远市铁路建设服务中心，山东 招远 265400）

当前，随着我国社会经济的快速发展，铁路建设项目也逐渐进入大规模建设与发展时期，尤其是国内“高铁”项目的建设与发展，不仅带动了铁路建设的快速发展，使其进入高速发展时期，更是引起了社会经济建设各领域的广泛关注。值得注意的是，随着国内铁路建设项目的快速发展，同时也带来了大量的铁路建设文件资料及其管理问题的产生，需要有关档案资料管理机构与组织部门在全面、有效的资料收集、整理与利用支持下，为铁路建设项目的档案管理工作开展及其质量提升提供良好的支持。为此，下文将结合铁路建设档案的形成及特点，根据铁路建设档案管理中存在的问题，对促进铁路建设档案管理工作创新的有效对策及路径进行研究，以供参考。

一、铁路建设档案的形成及其特点分析

铁路建设过程中会形成较多的图纸、文字、图表、数字、声像等多种不同载体并且具有一定保存价值的文件资料，这些文件资料不仅是铁路建设与发展的历史见证，更是铁路建设者的智慧结晶与铁路建设档案的重要来源。通常情况下，铁路建设档案的主要内容不仅包括各种工程勘察设计与施工文件、工程招投标文件、施工承包合同协议书、中标通知书、施工方案、施工作业指导书、工程监理文件、工程线路断面图、工程监理文件、开工报告与批复文件等，而且还包含工程质量安全事故报告、工程质量评定报告、竣工验收报告与验收证书、工程数量汇总表、施工技术总结、竣工结算与审定书、施工过程中形成的与工程有关的重要往来文件、工程特殊结构设计等各种具有保存价值的文件、图纸与图片资料等。

根据上述铁路建设档案的主要内容，在进行铁路建设档案的归档管理中，需要注重各文件资料之间的内在联系与因果关系等，从而按照相应的技术专业划分进行对应的归档体系建立，以对铁路建设项目的主要内容与过程进行客观描述和反映［1］。比如，在一个具体的铁路建设项目中，其建设档案就包含所建设铁路项目从前期项目提出到调研、可行性研究、决策、勘测设计、施工、竣工验收等全部过程中所形成的各文件和资料，并且这些文件和资料是其项目建设活动的真实反映。值得注意的是，铁路建设档案的管理中，由于铁路建设所跨越的部门、领域数量众多，且施工建设的时间较长，导致对铁路建设档案的归档管理难度也比较大，具体工作开展存在一定的复杂性。因此，就需要有关管理人员在进行铁路档案归档与管理过程中，对其建设项目的技术方案和技术标准等有一定的了解，从而严格按照有关规定对各文件资料进行全面、及时、准确的收集、整理，最终形成较为规范且完整的铁路建设档案，同时为铁路建设档案管理的有效实施提供良好的支持。

二、铁路建设档案管理工作开展中存在的问题

随着我国社会经济的不断发展以及人们的生活水平不断提升，铁路建设的各项要求与标准也不断提高，从而也会提升对铁路建设档案管理的要求。但是，从当前我国的铁路建设档案管理实际情况来看，由于铁路建设档案管理整体水平相对滞后，导致具体管理中存在的问题和矛盾也较为突出，对铁路建设档案管理的持续发展和提升存在着较大的不利影响，迫切需要进行改进和完善。

（一）铁路建设档案管理的观念较为落后。根据国家对铁路建设档案管理的有关要求和规定，其中明确指出了铁路建设工程开展中，应加强对铁路建设有关资料的收集和整理，并应保证其收集、整理资料的完善性、系统性和真实性，从而对铁路建设档案资料的利用价值进行保证［2］。但是，结合铁路建设档案管理的实际情况，由于有关部门及人员的档案管理意识较为薄弱，导致对铁路建设档案管理的重要性认识不足，再加上铁路建设实施中，受施工工期较短以及施工任务繁重等多因素影响，使得铁路建设单位对工程安全与质量、工期的管理较为重视，但是对铁路建设档案管理的重视明显不足，从而导致档案管理的整体水平及其管理发展明显较为滞后。

（二）铁路建设档案管理的主体不够明确。由于铁路建设的现有管理体制中，存在铁路建设投资主体的多元化问题，导致对铁路建设的档案管理中也存在一定的产权关系模糊不清问题，对部分档案管理职责的具体归属明显划分不清，从而导致铁路建设档案管理的发展和提升速度缓慢［3］。此外，铁路建设档案管理中，由于一些铁路建设企业对档案管理的责任划分认识不清，比如一些建设企业，在项目建设开始后，会认为自己只对项目建设与施工、监理等负责，而项目建设过程中所形成的文件资料，则是在项目竣工后由接管的维护单位进行负责，从而导致其在铁路建设档案管理中对有关组织机构与人员的设置不合理，严重影响了铁路建设档案管理的有效开展。

（三）铁路建设档案管理的信息化建设不足。信息化建设与发展是包含铁路建设档案管理在内的当前我国各领域建设与发展的重要方向和趋势。但是，从铁路建设档案管理的现状来看，一些铁路建设档案管理工作开展中仍是以纸质档案与传统的管理方法模式为主，不仅导致铁路建设档案对空间的占用较大，而且由于档案资料的留存时间过长或者是使用较为频繁等，造成档案丢失或破损等问题较为突出，严重影响了铁路建设档案管理的系统性、完整性和真实性目标要求，同时导致铁路建设档案管理的数字化与信息化发展明显不足，迫切需要加强和完善［4］。

（四）铁路建设档案管理的人员素质有待提升。铁路建设档案管理中，由于当前一些铁路建设单位未进行专职的档案管理人员配备与设置，多是以兼职为主，而兼职人员的专业化水平明显不足，不能更好地开展铁路建设档案的组卷与归档管理等工作，导致铁路建设档案管理的整体水平较低；另一方面，由于铁路建设项目的点线分布较长，而建设单位的人员流动较大，导致档案管理人员岗位变动也较为频繁，从而必然存在档案管理人员的工作责任认识较低，对档案管理的重视不足等问题，严重影响了铁路建设档案管理的创新和发展。

三、铁路建设档案管理工作的创新对策

根据上述对铁路建设档案管理工作问题的分析，为促进铁路建设档案管理工作的不断创新和发展，应注意从以下几个方面进行不断改进和完善。

（一）不断增强铁路建设的档案管理意识。只有不断提升铁路建设单位对档案管理重要性的认识，从而增强其项目管理中的档案管理责任意识，才能够真正推动铁路建设档案管理的不断创新和提升发展。通常情况下，增强铁路建设中的档案管理工作意识，一方面，需要铁路建设单位通过多种方式对建设参与人员和企业进行全面的约束和监管，比如，可通过合同规范制定或者是制度约束等，从而促进其在项目建设与管理实施中的档案管理工作有效开展；另一方面，对于铁路建设单位来讲，也应加强对档案管理重要性的认识，充分提升项目建设中的档案管理意识，从而促进档案管理在项目建设推进与企业发展中积极作用全面发挥，为铁路建设开展以及企业发展提供良好的支持。

（二）加强铁路建设档案管理的主体及其责任明确。对铁路建设档案管理主体及其责任的明确，是促进铁路建设档案管理的各项责任有效落实，促进铁路建设档案管理质量和水平提升的关键。其中，加强对铁路建设的档案管理责任主体明确，一方面，需要按统一领导和集中管理的基本方针，进行铁路建设档案管理的网络体系以及专项责任岗位建立和配置，并对档案管理人员的具体岗位职责进行合理制定，以促进其在档案收集与整理、归档中的具体责任有效落实；另一方面，则需要结合铁路建设档案管理类型较多、内容广泛、数量巨大、周期较长等特点，对各有关企业及单位提出明确的档案管理要求，使其在档案管理中通过专项人员设置与具体职责明确，来促进铁路建设档案管理的有效实施［5］。

（三）加强对铁路建设档案管理的信息化建设。信息化建设与发展是铁路建设档案管理的重要发展方向，也是其现代化发展的必然趋势。在加强铁路建设档案管理的信息化建设中，应严格按照档案管理存量数字化与增量电子化建设的基本原则，通过与各有关单位进行档案管理的具体责任与工作内容协议签订，并针对其工作开展中同时进行纸质档案与电子档案移交的条款内容进行明确添加和限定，从而促进铁路建设档案管理的数字化建设与发展，最终实现其信息化建设与发展的目标。

（四）加强铁路建设档案管理人员的整体素质培养和提升。结合当前铁路建设档案管理的有关人员整体素质水平有待提升问题，在加强有关人员的整体素质与能力培养提升中，一方面，需要通过进行专业、全面的档案管理工作制度与管理标准建立，从而对档案管理有关人员开展定期、有效的专业技能与业务开展标准培训，或者是组织有关人员积极学习其他先进的铁路建设档案管理经验，通过对其他经验和技术的吸收引进，来促进自身在铁路建设档案管理中的工作质量和效率提升，为铁路建设档案管理的持续发展和提升提供充分的人才支持［6］。此外，加强对铁路建设档案管理人员的整体素质和能力培养提升，还需要在铁路建设项目开展前，针对铁路建设档案管理人员的知识分布与专业能力表现情况，由铁路建设档案管理的优秀专业人才对其开展专项训练和教育培养，使其在铁路建设档案管理的具体实施中具备良好的知识储备和专业技能素养，从而更好地开展各项工作。

总之，对铁路建设档案管理工作的创新进行研究，有利于促进铁路建设档案管理的工作方法及体制创新，从而不断提高铁路建设档案管理的质量和水平，为铁路建设项目的有效实施及管理开展提供充分的档案依据和资料支持，对推动我国铁路建设事业的快速发展，具有十分积极的作用和意义。