探讨如何加强重点建设工程档案管理

彭伍生 安福县住房和城乡建设局

在重点建设工程项目完工之后，除了会留下建筑工程实体外，还会留下建设工程档案。重点建设工程的档案管理作为工程建设管理过程中必不可少的一部分，其涉及较多的工程项目，且本身具备参与单位多、建设周期长、施工较烦琐等特点，因此，加强重点建设工程档案的管理，能够对工程档案的质量与效果产生直接影响，从而为工程档案的完整性和真实性提供保障。作为建筑工程建设中的重要部分，重点建设工程档案能够对工程项目的建设情况进行真实记录，对于项目验收与后续应用起到关键的作用，因此，相关的项目管理工作非常重要。

一、重点建设工程档案管理特点

（一）烦琐性

重点建设工程档案通常会受到工程项目自身特点的影响，因此，需要根据基本建设活动形成相应的工程档案，将该工程的所有状况一同展现。对于重点建设工程，其并非由单一的企业单位进行建设施工，需要不同部门之间的配合，而这会在工程项目进行过程中产生大量数据，且有着较广的范围与较为零散的分布。由于重点建设工程的档案多为照片和胶片（如图1）等方式进行记录，并非纸质档案，因此，对于其收集和管理有着更为严格的要求。

图1 部分非纸质的工程档案采用胶片进行记录

（二）多样性

在重点建设工程项目的生命周期中，从立项到竣工的整个过程，包含了决策、设计、施工和验收等诸多内容，涉及许多部门，以及其他的一些单位。例如，某个在境内开展的中外合作工程项目就含有一些外资和政府部门，会生成大量的文件信息，增加了信息采集与管理的难度。重点建设工程项目需要学习其他国家的成功经验，或者引入更为现代化的设施与材料，抑或者邀请外国专家参与项目的技术指导，期间将会产生大量的重要信息，其管理难度的专业性可想而知。

（三）持续性

重点建设工程项目档案的数据有着阶段性的特点，其可大致分为前期准备、工程设计、工程建设、工程验收和工程应用五个阶段。根据不同阶段的特点与需求，对于重点建设工程档案进行集中整理。针对重点建设工程项目，由于其有着较大的预算规模，且工期较长，并非短时间之内能够完工，其相关文件的内容也会随着工程进度的推进而发生变化，一直延续到工程竣工等后期环节。因此，重点建设工程的档案管理具有延续性[1]。

二、加强建设工程档案管理意义

（一）提升工程建设质量

重点建设工程的项目档案对整个工程项目的各个环节进行了记录，是建设工程施工的证明。为了提升重点建设工程的质量，可在建筑行业进行招投标、施工和质量检测等过程的分析工作，将施工过程中的各个环节的优势和缺点进行总结，从而完善建设工程的过程，为工程质量的监督提供了重要数据，并提高工程项目的质量。

（二）提高工程监管效率

重点建设工程档案对于工程的施工状况、工程进度与质量有着真实的记录，从而为质量监管提供有力依据，并可与建设工程标准相结合，根据工程的实际施工状况，并结合档案所记录的内容，对施工质量进行监督，通过节约质量监管的时间成本，提高工程的监管效率，同时还能够对档案记录内容的真实性进行检验，杜绝伪造档案情况的发生[2]。

（三）具有重要实际意义

重点建设工程项目的档案管理工作具有重要的实际意义，其重要性体现在项目完工后进入验收阶段。在这一阶段，各个参与建设的单位对于工程施工的质量有着很高的重视程度，但缺乏对施工档案的管理。作为工程项目建设的重要组成，项目档案能够对工程项目中的各个环节进行如实记录，为项目最后的验收以及之后的维护、改建和扩建等工作提供可靠依据。随着国家出台相关的法律法规，工程档案的管理工作将会越来越正规，相关单位也将会加大对档案管理的重视程度。

三、加强建设工程档案管理措施

（一）建立管理体系

为了能够加强对建设工程档案的管理，首先，在项目的计划任务书下达阶段，要提高对项目档案的建立的重视程度，同时，对相关要求进行明确；其次，需要在施工过程中对施工进度进行监督检查，并重视对施工档案资料的记录整理工作；最后，在工程进行最终验收的阶段时，要保障备案验收工作与工程建设同时进行。

完成工程项目的立项后，正式开工前需要与实际情况相结合，在建设工程指挥部的同时，还要同时建立档案管理部门。指挥部门能够协调不同部门之间的工作，使得工程效率得到可靠保障。而对于档案管理部门的建立和专职管理人员的安排，能够对各种工程文件进行收集管理。此外，对于参建单位要进行相关的指导工作，使得相关的施工过程能够形成相应的档案资料，并加强对其的收集与管理。各个参建单位也应安排相关人员对档案进行管理，并明确相关责任。工程完工并完成验收后，根据合同规定，施工单位应将相关档案进行移交。

（二）提升管理秩序

对于重点工程项目的建设，需要大量的资源，例如施工文件、材料和图纸等。因此，对于相关资料的收集和发放管理的相应工作，就显得尤为重要。首先，要从制度方面明确档案管理的相关责任，确保人员配置的固定性，以及档案管理的统一性。项目初期，档案管理人员需要按照项目的特点与档案的要求，对相关的规则进行明确，并将其及时下发至各个单位，明确项目档案的归档要求，使得档案人员能够有相关依据进行档案的检查。

档案人员在工作过程中需要对已有资料进行存档和备份，并将相关材料向对应部门与单位分发，并做好相关的登记工作。由于工程建设时难免会产生大量的文件资料，因此需要采取高效的方式进行相关的登记与归档工作，并将不合要求的文件在与相关部门进行交涉后进行修正。对于文件材料，应进行及时收集、整理，并进行归档，确保档案的完整性与准确性。

（三）提高业务指导

重点工程的建设工作中，需要档案管理部门的相关技术人员加强各个参与建设的相关单位对于档案管理方面的指导工作。档案管理人员需要依照项目的实际进度，检查相关的文件材料，并强化相关的监督指导工作。项目档案的整理，需要根据工程项目的进度，依照工程档案在不同阶段的工作重难点，对文件材料的收集整理进行适当指导，并加强检查工作，并及时指正检查过程中出现的问题，确保项目实施过程中档案工作能够顺利进行。需要注意的是，收集资料的过程中要重视各个环节中需要进行签字确认的手续，同时还要将档案管理与工程建设同时进行，确保相关资料能够得以真实、完整且准确的记录。

（四）音像档案记录

重点建设工程档案中，音像档案是最为重要的组成部分之一。音像档案通过将视频与音频相结合，使得工程建设的过程得以更为真实、准确的得到记录，确保工程档案的完整性与系统性。因此，施工时相关单位应加强音像档案的手机真实工作，与工程进度保持同步，采取跟拍方式详细记录在施工过程中所应用到的各种新技术和新材料等内容，特别是对于地下工程等隐蔽工程要更加注重对音像档案的使用。完成拍摄工作后，将原始资料进行剪辑与整理，并进行存档，形成完整且准确的音像档案。

（五）档案验收管理

项目在进入竣工验收阶段之前，为确保工程档案的真实性与完整性，应通过相关的管理部门或机构对其进行预验收。在此期间，需要检查竣工资料的相关收集与整理工作是否按照相关要求进行，资料是否完整与准确，以及各种手续是否完备等。在预验收合格后，相关单位能够得到认证，并有效组织竣工验收工作[3]。

四、结论

重点建设工程的档案管理在工程建设中具有非常重要的作用，其存在烦琐性、多样性和持续性的特点。重点建设工程档案的管理能够提升工程建设的质量，并能够提高工程建设的效率，有着非常重要的意义。为了加强建设工程档案的管理，需要建立一套完善的管理体系，让相关资料的整理与管理工作能够有序进行，同时还要加强业务指导，做好音像档案的记录存档工作，同时将竣工阶段的档案管理与竣工验收进行同步，确保档案资料的完整、系统和准确，使得档案管理工作能够有序开展，并为后续工作提供可靠依据。