事业单位档案管理规范化的措施

刘 佳

（大庆市让胡路区卫生计生综合监督执法局 黑龙江大庆 163000）

随着我国经济的快速发展，事业单位改革的进程也不断加快，事业单位档案管理也发生了改变，但其中仍然存在一定的问题。为了更好地满足现今档案管理的要求，我们应使事业档案管理更加规范化，落实相应的解决措施，更好地服务事业单位改革和发展。

一、档案管理规范化的意义

对于事业单位来说，档案管理是基础工作之一。其主要内容是对以往的信息及文件进行记录和存档；并将档案资料进行归类和整理；在工作需要时及时调取相关的信息。档案管理虽然日常看不出重要性，但对于单位的长远发展却至关重要，是单位最基础的工作之一。单位档案中记录了诸多信息，包括单位从创建之初到现在所有的重要资料。因此，档案管理的科学性、准确性和有效性至关重要，关系到单位的长远发展，也是单位的文化传承和历史记载。档案工作较为繁复，工作量较大。其主要特点是：一是档案的种类较多。随着事业单位的发展及创新，档案的种类也随之增多；二是数量多。只要是单位正常的开展服务，档案就会产生，随着日积月累，档案的数量也较多；三是要求高。档案记录并不只是资料的收集，还需要进行归档和管理。因此，档案管理工作要加强规范性。

二、事业单位档案管理规范化应当具备的条件

（一）统一标准

随着经济的发展，事业单位面临的问题也越来越多。档案管理需要发挥自身的优势，处理好相关的问题。档案管理的方式如果仍然采取传统的方式，则很难提升档案管理的效率。因此，我们需要对目前档案管理形成统一的模式。目前，部分事业单位由于工作较为复杂，基础档案较多。在档案的管理和利用时，我们需要科学的统一标准。不同事业单位需结合自身特点，制定档案管理相应的标准化机制，从而提升单位档案管理的效率。

（二）全员重视

随着社会的发展，事业单位对档案管理的要求也更高，档案管理也需要更加规范。只有规范化管理的要求，才能使档案管理工作顺利开展。想要实现事业单位档案管理规范化，所有的人员首先要加大重视程度。只有全体人员的参与和重视，才能提升档案管理的水平，使事业单位改革更好地推进。首先，单位领导重视。单位的领导具有表率作用，因此领导重视会极大地促进员工的重视。领导发挥的导向作用，可以极大地提高档案管理人员的责任感和积极性。其次，各部门人员也应加大对档案管理的重视，与单位档案管理人员积极配合，提供所需的信息资料。最后，档案管理人员要重视。具体的档案管理人员要认清档案管理对事业单位发展的作用，在工作中应注重自身能力的提升，促进档案管理工作的效率提升。

（三）持续优化

档案管理在单位运作中无处不在，是一项长期复杂的工作，需要不断提高档案管理的质量，促进事业单位发展。随着我国事业单位不断改革，档案管理面临的挑战更多。只是短期的档案管理优化，不能满足日常的工作需求。因此，档案管理规范化需要创新技术和管理机制，使事业单位档案管理更加高效，可以应对各种需求。

三、事业单位档案管理工作规范化面临的问题

一是创新发展理念不足。受传统的管理理念影响，在大数据的时代，档案管理的创新理念发展较慢。二是缺乏统一规范要求。目前，部分事业单位的人员、职能和机构都发生变化。档案管理对于部分事业单位是十分重要的，尤其是医院和学校都有自己的档案管理机构。目前，国家虽然出台了《档案法》，但不同的单位档案工作需求不同。因此，事业单位需要制定科学的档案管理要求，规范工作流程。三是未能充分发挥档案管理的作用。部分事业单位人员不理解档案管理的重要性，不能将档案管理的作用充分发挥。很多工作出现问题时，单位人员都可以查阅相关的历史档案。但部分人员由于缺乏经验，不会利用档案中包括的信息解决问题。同时，由于档案管理缺乏规范性，档案中的信息不全，也造成档案管理工作不能充分发挥作用。四是档案管理人员综合能力不足。部分事业单位中从事该项工作的人员并不是专业的人员，缺乏专业性的知识，日常培训较少。这不利于档案管理工作的开展。

四、提升事业单位档案管理规范化的措施

目前的事业单位档案管理，其服务模式和管理模式都存在一定问题，对档案管理工作的开展造成了影响。因此，档案管理需要符合社会发展的方向，事业单位要制定适合单位自身的档案管理制度。对于事业单位的领导来说，其在档案管理中要起到示范作用，以身作则地遵守和执行相关制度。档案管理部门人员要提高服务意识，树立创新意识，积极做好档案管理工作；同时，充分利用先进的科学技术，使事业单位档案管理效率更高。

（一）健全档案管理制度体系

任何工作的开展都需要做好制度建设工作。一是建立责任制。对于档案管理工作，各级领导及人员都应清楚自身的职责。二是将档案管理工作分解。事业单位中档案管理机构属于内部机构，单位要建立考核评价标准，推动单位认真开展档案管理工作。三是管理制度专业化。为使档案管理更加规范和科学，事业单位需对档案管理部门制定详细的工作制度。

（二）提高档案信息利用率

事业单位要对传统的档案管理模式进行创新，完善单位档案管理机制，促进档案信息利用率提升，推动事业单位的长远发展。在进行档案管理过程中，事业单位要充分结合单位的发展现状及特点，激发档案人员工作热情和积极性。

（三）加快档案管理工作信息化建设

在开展档案管理与服务模式改革的过程中，信息化技术十分重要。目前，我国网络及信息技术发展较快，档案管理实现了数字化，极大地提高了档案管理效率，顺应了时代的发展需求。在档案管理过程中，事业单位需要依据单位的需求及特点，制定科学的工作计划，采取相应的模式，并对每个环节都制定规范和实施方案，落实好相关要求。事业单位还应建立自己的网站，为档案服务提供更加便捷的服务，提高档案管理的工作效率。此外，事业单位需要完善档案管理的数字化体系，收集和整理档案信息，促进档案数据的发展。目前，档案管理都离不开计算机。虽然计算机可以提高管理的效率，但档案管理人员需要做好档案信息的保护工作，做好安全工作。

（四）提升档案工作人员素质

档案管理是事业单位发展的基础，决定着工作的效率和质量。事业单位应提高重视程度，建立档案管理部门，安排专业的人员对资料进行收集和整理。这也体现出档案管理人员的重要性，其工作能力和专业技术对档案管理质量影响较大。因此，事业单位需要高素质的人才队伍，并做好以下工作：一是做好检查考核，对档案管理人员定期进行知识技能考核，保证管理人员方法和技能提升；二是加强培训，保证档案管理人员熟悉工作内容，可以掌握先进的管理模式和操作方式。

（五）增强档案管理责任心

事业单位中的档案管理受到的重视不高，相关档案管理人员由于缺乏责任感，工作态度不好。这影响了档案管理的规范化。新时期，事业单位要从领导开始，落实好每位人员的工作，从而提高档案管理人员的工作热情，保证档案资料的安全性，并且保证档案管理的安全性，避免出现资料的丢失。[1-6]

五、结束语

总之，随着时代的发展，传统的档案管理缺乏创新，因此，事业单位要结合大数据和信息技术等进行档案管理创新。一是档案管理人员需要转变传统的思想，从而推动档案管理创新，提高档案管理的效率。二是事业单位要深化改革档案服务模式，建立档案数字化管理服务体系。事业单位需要重视档案人员的培养，使事业单位运行效率提高。