优化高职档案管理工作的创新策略研究

万逸君

（天津海运职业学院 天津 300350）

引言

由于我国高等教育在不断变革，高职院校传统的管理体系已经不适应于现在的管理工作，高职院校的管理人员需要加强对这一管理工作的重视程度。高职院校档案管理工作的科学性对于高职工作的高效开展与进行有着重要的意义，推动高职档案管理工作的优化创新能够提高工作的质量，为高职档案管理发展打下基础。随着高职档案工作的不断优化与完善，高职档案工作信息也在增加，如何解决信息数据量不断增加带来的管理困难是高职档案管理人员正在思考的问题。由于档案是学校进行管理的重要数据信息，也是评判高职院校管理工作的重要条件之一，并且高职院校档案管理信息中包括了学生信息以及高职院校发展历程等多种数据资料，在高职院校发展的过程中起重要助力作用，因此对高职院校档案管理工作进行创新是势在必行的。

1.高职院校档案管理工作的必要性

高职院校档案管理水平影响着高职院校的建设发展，具体影响分别体现在以下几点：

1.1 记载并传承着高职院校的发展历程与文化

高职院校的档案中包括高职院校的发展历程、学校文化及重大事件等内容，因此整理并记录档案资料、履行自身管理的职责、对档案进行保护与保存是管理人员的主要任务，将档案中的文化内容与历史信息不断的发扬光大，可以促进高职院校的建设与发展。

1.2 影响着高职院校的科学决策

高职院校的档案信息记录了院校从筹备到建设，再到相关部门的设置等数据资料，还记录了学校关于党建与招生的各方面信息以及学校未来发展的规划等。其中包括了很多历史经验，可以为高职院校未来的规划提供数据支持，利用好高职院校的信息资料，使决策人员作出科学的判断，从而加强高职院校发展的稳定性。[1]

1.3 符合规范发展的实际要求

在新时代的背景下，我国谋求建设社会主义现代化教育强国，为了响应国家的号召，高校的建立的过程中需要更加注重档案管理的质量。可以利用高校档案信息来提高高校发展水平，不断使高校的教学工作、科学研究以及学生管理工作规范化、合理化，不断的向高校管理现代化发展。

2.创新高职院校档案管理工作的价值分析

在高校管理的实践过程中，档案管理占重要的位置。不断优化高校档案管理工作，不仅可以实现高校服务的科学化与现代化，还可以将高校的档案管理工作纳入到高校管理体系中，使高校管理体系不断向现代化水平发展，加强高校治理水平。由于时代的不断演变，档案管理工作也需要与时俱进，不管是高校发展还是需求上来说，都需要档案管理人员加强档案管理创新工作，不断的完善高校档案管理体系，在传统管理模式的基础上，引进现代化观念，创新管理方法，从而提高高职院校管理的水平。

除此之外，由于社会不断发展，高校管理的工作与管理对象也发生了改变，因此高校管理人员必须适应这一变化，不断完善自身的业务能力，根据工作的变化调整自身与管理方法，从而紧跟时代潮流，加强高校档案管理水平，使档案管理工作富有先进性，一定程度上可以推动高职院校管理水平的稳步提升，促进高职院校的综合发展。[2]

3.高职院校在档案管理工作中存在的问题

3.1 传统档案管理方法已经不能适应新时代的管理需求

由于我国经济在发展，再加上互联网的普及，大多数高职院校的管理工作都通过科学技术来进行，传统的档案管理方法已经不能适应新时代的管理需求。例如，大多数高职院校利用微信、QQ等软件来收集与整合信息，但是高职院校缺乏相关制度的调整，因此需要完善相关的制度规定；再加上学校以学生为主体这一原则，忽视了对档案工作的管理，也没有制定相关的档案管理标准规定，使学校的档案管理工作效率低下，也不能与学校的其他管理部门直接对接，降低了高职院校的综合管理效率。除此之外，由于档案管理相关规定少，激励措施比较缺乏，缺少对档案管理人员的培训，使档案管理工作人员责任意识薄弱，工作积极性与专业能力低下，影响着档案管理工作的水平。[3]因此，在这一现实情况下，档案管理工作无法促进高职院校进一步发展建设。这就要求高职院校必须及时调整管理方案，不断的完善档案管理体系，建立健全的规章制度，使高职院校能够紧跟新时代的脚步。

3.2 档案管理缺乏相关的制度规定

档案管理工作是否紧跟现代化社会发展是影响管理效率的重要因素。建立健全相关的档案管理体系是高职院校目前的重要任务之一。如果高职院校没有一套合理的档案管理体系，并且档案管理方法落后，就会降低档案管理的效率，甚至会造成大量的信息数据丢失，影响高职院校的发展。目前，大量的学生档案被高职院校当做一种辅助资料，没有专门的负责人对学生的档案进行管理，学生在毕业后会由于档案的缺失影响就业；再加上由于高职院校的档案管理工作不合理，使学生档案传递工作变的缓慢，制约了学生的发展。因此，在遵守法律的情况下，高职院校可以加强档案管理的工作力度，避免影响高职院校的社会效益。

3.3 管理的基础设施设备不适合新时代的发展要求

由于大多数高校的档案管理基础设施没有及时完善升级，部分软硬件老化，已经不能够满足新时代的发展要求。软硬件设施主要包括但管理软件、存储空间以及档案管理人员的专业技能等。在新时代的背景下，科技的快速发展为高职院校档案管理工作提供了便利，但是如果高职院校不及时的更换先进的硬件存储设备，会导致老旧的硬件不能满足大量的存储需求，必然影响档案管理的效率；同时，档案管理软件升级也是影响档案管理的重要因素之一；除此之外，高职院校要招聘具有专业能力的档案管理人员，并需要对档案管理人员进行相关的培训，考核完成达到标准后方可持证上岗。因此，高职院校要打造专业的管理队伍，需从档案管理软件、硬件及人员培养上共同进行调整。但值得注意的是，由于目前档案管理人员的工资待遇低下，但责任意识与专业能力需求较高，这就使管理人员与待遇上产生矛盾，增加了档案管理人员引进的工作难度，因此高职院校可以进行合理的调整，从而进一步优化高职院校的档案管理工作。

3.4 档案资料的利用效率低下

目前，高职院校逐渐向现代化与信息化教学发展，同时档案管理设备也不断在完善，软件也在全面优化。但是从实际的调查来看，高职院校的档案资料利用效率低下，没有合理的使用数据索引的功能，大部分软件还没有被使用，降低档案资料的利用效率，制约着高职院校综合管理的发展。

4.优化高职院校档案管理工作的创新策略

4.1 打造一支优秀的档案管理队伍，优化工作环境与氛围

高职院校的管理者必须重视学校档案管理工作，将大的工作纳入到年度规划与重点关注环节中，并不断探讨学习档案法，在法律的范围内完善档案管理工作。根据档案管理具体的实际情况，管理领导者对办法进行解读，发挥领导的带头榜样作用。学生和老师也需要加强档案管理的观念，支持并辅助档案工作的完成。除此之外，学校应该采取措施，提高档案管理人员的政治觉悟与业务能力，打造一支专业的档案管理队伍，提高管理工作的可靠性。专职档案员是管理档案方面的专业人员，能根据我国相关法律规定完善档案管理工作，提高档案管理水平，也是档案管理队伍中的核心，不能随意换岗。并且，档案管理工作所需要的经费应该被计算到高校年度管理预算内，从而为档案管理工作提供资金支持。

4.2 完善档案管理体系

一个管理工作水平的高低需要依靠一个科学的管理体系。而档案管理工作体系是指软件与硬件设施是否完善。其中软件是指档案资料的收集与整合相关的规定制度与利用标准，硬件是指工作人员的专业能力与整体素质。只有将软件与硬件相结合，才能组建一个合理的档案管理工作体系，发挥档案管理工作体系的作用，将每一环节都管理到位，并做好监督工作。

首先，需要保证档案资料的完整性。档案资料的完整与否是关系到管理工作能够顺利进行的首要条件，档案资料完整才能被管理人员所使用。因此，管理人员在工作的过程中必须检查以往的历史资料是否漏缺，对缺失的内容进行弥补措施，确保资料的准确性。[4]除此之外，还需要注意保存档案资料，注意资料整合的严谨性，为后期的工作提供便利。

其次，记录借阅信息。高职院校档案资料在使用的过程中应该制定档案利用制度，对资料进行及时的追踪，以防文件信息缺失。对于重要的信息资料应该采取保密措施，避免他人进行查阅，只有专门的负责人才可以进行资料查询，以防重要的数据丢失。

再次，提高档案资料的使用效率。在使用档案资料的过程中，管理人员可以先对数据资料进行整合，在利用先进的互联网技术，编辑整理公众借阅信息，还可以设置网上信息查阅区域，方便查阅人员能够及时的获得自己想要的信息内容，实现信息资源共享，提高档案资料的使用效率。

最后，制定激励制度。工作人员的综合能力与道德素养也是影响档案管理工作水平的重要影响因素之一。因此，要加强对管理工作人员的培训力度，提高工作人员的责任感与职业道德意识，制定相应的激励制度，对工作上进的人员进行激励，对于不遵守工作制度、态度不严谨的人员进行相应的处罚。

4.3 提高管理人员的职业能力

学校档案管理工作非常复杂，因此档案管理员需要具备长时间的工作经验与相关的专业知识，这样才可以服务于学校的管理工作，提高高职院校的综合管理服务效率。但是高质量的档案管理工作需要每个时间段的管理效率来维持，因此需要将每一时间段的管理效绩记录在档案内，为学校未来发展与管理提供决策依据。除此之外，管理人员应该对档案进行划分与归类，这样可以方便利用和展示，让学生可以进一步的深入了解学校发展历程，提高学校的社会知名度，提高学校的社会效益。但是由于目前高职院校的管理工作具有综合性、交叉性以及政治性，并且管理工作量大，没有专业的人员及时对档案进行有效的管理，使高职院校的档案管理工作落后。因此，高职院校需要聘请专业的管理人员来改善这一局面，对管理人员进行培训，使其能够合格上岗。

4.4 完善档案管理的基础设施

档案管理的基础设施直接影响档案管理的效率。管理人员需要利用基础设施来规范档案管理工作。例如，高职院校档案的整理与查阅工作空间需要相互独立，档案需要储存在干燥的环境内，必须要进行定时检查，以防被害虫损坏。除此之外，由于储存档案的空间比较干燥，工作人员需要每天定时对储存空间进行透气工作，最大化的减少储存空间蛀虫的出现，正确存放档案，合理保护档案。

4.5 不断提高档案信息化服务水平

在互联网技术的背景下，各种先进技术为学校档案管理工作提供了便利，管理人员可以利用计算机技术对档案工作进行管理，也可以提高查阅的效率。但是在互联网技术的影响下，管理人员也需要与时俱进，不断的完善自身的专业能力学习新技术新知识，使自身能力符合时代需求。

第一，高职院校可以利用大数据技术提高档案管理工作的效率。管理人员可以使用大数据技术对档案管理工作进行分析，找出档案管理工作中的不足，针对性解决问题。值得注意的是，需要搭配相应的设备设施，开发软件应用系统，将管理对象都纳入到同一体系中进行管理，使管理工作富有先进性。还需要落实现代化的管理理念，制定合理的信息化管理目标，满足在大数据技术影响下的管理需求[5]。

第二，高职院校可以建立互联网平台。随着网络的不断普及，高校开始利用现代化技术进行工作管理，尤其是移动互联技术，改变了档案工作传统的管理模式，创新了档案的管理方法。高职院校可以利用现代化技术建立管理平台，利用移动互联平台收集并整合信息，为档案管理人员提供便利，还可以进一步的划分工作重点，让管理人员可以明确得知自身的任务，提高管理工作的具体性与针对性[6]。管理员还可以利用大数据平台发布信息，利用移动互联技术创新管理服务，是档案管理工作与时俱进，实现现代化的有效方式。

第三，重视档案管理信息化建设。高职院校要加强硬件基础设施与档案管理信息化建设。档案管理的信息化建设是现在“互联网+”教育和“智慧校园”等各种高校升级改革中的重要部分，在管理的工作的过程中，管理人员需要筛选出管理工作中的重点环节与薄弱环节，针对性的完善管理措施紧靠科技创新，提高档案管理信息化建设的水平[7]。

结束语

根据以上分析得知，.随着社会对于教育的重视度不断加强，在互联网时代的背景下，高职院校的档案管理工作存在着很多不足，为了促进高职院校能够在未来持续的发展与建设，就需要解决管理工作上的问题。高职院校应该与时俱进，各类高职院校正在积极完善基建项目，高校基建档案管理一直是高校管理工作中的重中之重,为进一步提升教育教学质量,优化办学条件,强化办学基础,目前开展基建档案管理工作得到高度重视.利用互联网技术不断优化档案管理方法，创新先进的管理模式，实现现代化管理。