湖南省档案馆历史档案开发研究

王天晴 湘潭大学公共管理学院

中华民族历来有“文明古国”之称，历史上留下的档案种类繁多，内容丰富，是全民族珍贵的记忆。一般认为，历史档案是指1949年新中国成立之前的档案，这些档案主要发挥的是非现行价值，面对的利用主体是社会的各个方面。新时期，历史档案在维护国家统一与安全、促进经济发展、繁荣中华文化、推动学术研究等方面有着独特的价值。大力开发历史档案，使其在新的历史条件下焕发生机，是档案工作者的神圣职责。

一、关于湖南省档案馆历史档案

湖南省档案馆是省级国家综合档案馆、事业机构，永久保管档案史料的基地和科学研究及社会各界利用档案史料的中心。它的前身是中共湖南省委办公厅及省人委办公厅档案科。1959年3月正式成立湖南省档案管理局及湖南省档案馆筹备小组，1960年改为筹备处。1967年3月实行军管（1973年结束），1969年迁入新建的馆库楼办公，1974年3月正式启用“湖南省档案馆”钤印。湖南省档案馆现有馆藏档案290个全宗、40余万卷（册），以及录音、录像、影片、照片等非纸质载体的档案。档案起讫年代上至清代顺治年间，下迄20世纪90年代。其中清代与民国档案127个全宗，革命历史档案10个全宗，中华人民共和国时期档案153个全宗。档案馆馆藏以文书档案为主，亦有科技及其他门类档案[1]。

（一）从历史档案内容看

湖南省档案馆历史档案涉及政务、军事、司法、外交、财政、科学、社会、金融、宗教、民俗等社会的方方面面，大部分独立形成全宗，每个全宗下面又分若干个目，较全面系统地记录了部门的职能范围和基本活动情况。如馆藏现存革 命历史档案10个全宗4488卷。主要是在第一次国内革命战争、土地革命战争、抗日战争和解放战争时期中国共产党与各种革命群众团体同帝国主义、封建主义、北洋军阀及国民党进行艰苦斗争所形成的文件材料。在这血与火的斗争中，湖南的共产党人及革命群众作出了巨大牺牲与贡献，他们用自己的鲜血与躯体，为新中国的诞生铺筑了坚实的路基。这些幸存的档案材料，真实地记载了他们惊天地、泣鬼神的革命业绩，反映出湖南在中国革命斗争史上占有特别重要的地位。该全宗案卷内容之丰富，史料价值之大，全面且真实地记录了革命战争时期的抗争历史，对研究湖南省革命历史斗争有着重要的史料价值。

（二）从历史档案形成时间看

馆藏最早的历史档案起讫年代上至清顺治年间，距今已有 370 余年历史，馆藏清代与民国时期档案计127个全案；革命历史档案10个全宗，有的全宗档案甚至横跨清代、民国、日伪等几个历史时期，具有重要的历史研究价值。

（三）从历史档案载体形式看

馆藏历史档案大部分为纸质载体的公文档案，有少量的胶片、徽章等特殊载体档案。纸质载体档案又有敕书、邮票、商标、钱币票样、地图、信函等形式的档案，这些档案既有历史价值又有文物价值。馆藏历史档案形式多样，风格独特，有中国传统的折子式、筒子式、两者兼有式及一般形式等。不同时期的档案在公文格式及公文用语方面也有差别，且大多为手工书写，是研究清代、民国、日伪时期公文程式及其演变的极好材料。

二、湖南省档案馆历史档案开发的主要方式

多渠道、多形式、多方面地开发档案资料信息资源，为社会各界服务。档案馆蕴藏众多的档案宝藏，为开发利用，可采取自开自采、与社会联合开发、让各界以至个人开发等多种渠道。就档案部门自身来说，应为开发档案信息资源做好各项工作，采取科学的开发措施。

（一）历史档案价值鉴定及编研

由主管局长任组长，历史档案保管处、编研处处长等任副组长，再选派3～4名熟悉馆藏、业务能力强、有丰富档案鉴定实践经验的同志为成员，组成鉴定开发小组，本着服务第一、效益为重的原则，制定开发整理计划、史料编研计划、申报中国档案文献遗产工程计划、围绕时事热点开发馆藏信息资源计划等，为利用者提供有效服务。在历史档案鉴定小组对馆藏历史档案调查研究和社会利用需求调查研究基础上，编研人员加强需求研究、盘活历史档案信息资源。编研工作是档案工作变被动服务为主动服务，实现历史档案价值的有效途径，所以档案馆人员不仅对历史资料进行汇编，还要提供适应社会需求的产品，介绍重大历史事件、本地区的历史变迁和风土人情，提高档案的影响力[2]。

（二）档案馆馆藏内容宣传及讲解

湖南省档案馆借助每年申报“中国档案文献遗产”工作之契机，宣传馆藏历史档案资源。①抓住申报机遇。根据鉴定开发小组制定的申报课题计划，选派工作能力强、业务素质高的人员承担课题，做好申报工作。②瞄准宣传时机。对已经申报成功的历史档案文献主动向媒体撰稿，及时宣传。③充分利用大众传媒宣传档案。充分发掘历史档案信息的新闻价值，为热点问题提供档案史料。如根据馆藏著名历史人物、历史事件档案同电视台联手制成电视文献短片。另外，建立爱国主义教育基地是宣传馆藏、提高国民素质的有效途径。建立爱国主义教育基地，通过让市民参观优秀历史展品，发挥历史档案的文件、文物价值，宣传历史，进行爱国主义教育，弘扬乡土文化，扩大社会知名度，扩大宣传教育效果。

（三）数字化手段整合历史资源

加快馆藏历史档案数字化进程。建立数字化档案馆，改进档案馆服务方式、服务手段，提高检索速度，方便利用者远程查询，使资源共享。①湖南省档案馆对馆藏信息的有效挖掘、收集、整理工作是档案馆数字化建设的重点工作。②馆内工作人员分析本馆用户的主要需求，确立电子信息资源范围和内容，处理好传统型信息资源和电子型资源的关系，逐步增强馆藏电子档案的比例。③有组织、有计划、有分工、有合作地建设档案信息数据库，把开发国家级综合性数据库与本馆特色数据库结合起来，积极发挥自身优势，重点开发网络信息资源[3]。④建立了分类规范、易于检索、易于发展、安全可靠的数据库资源，及时准确地获取、处理利用信息，保证信息的完整性和有效性。⑤湖南省档案馆网页设立了档案查询及利用预测栏，可以为利用者提供导航服务，使其更快速地查找到自己想了解的历史档案。

（四）电子计算机检索历史档案

湖南省档案馆试行了电子计算机检索。编制了历史档案文件卡、资料卡、人员卡及组织卡等卡片，卡片经过分类能大大提高档案检索效率，但由于制卡人、分卡人和用卡人的认识水平与业务能力的差异，以及手工操作的局限性，有时还会出现“调卷难”、等候时间长的现象，难以满足各方面日益增长的查档需要。为了更准确、迅速、系统地提供历史档案资料，湖南省档案馆开始了以电子计算机为重点的现代化管理的试验工作，目前已储入一个全宗的一千多张卡片，实现了自动检索，还尝试进行接待利用统计等多个方面的试验。采用电子检索比手工检索的效率大大提高，能适应大量、系统利用历史档案的需要。在现有的技术力量及物质条件下，湖南省档案馆计划一个全宗一个全宗地著录卡片，储入计算机，逐步由手工检索走向自动检索，使档案工作能高速有效地为各项工作服务，使历史档案发挥更大的利用价值。

三、湖南省档案馆历史档案开发形成的主要问题

湖南省档案馆在对历史档案进行开发的过程中，主要面临以下问题：

（一）档案馆藏建设与档案利用供求不平衡

如果把历史档案的馆藏量与档案的利用需求看作供求双方的话，我国的档案馆藏与档案利用长期处于不平衡的状况之中。一是供小于求。由于新中国成立之前战乱频繁，加上人为破坏和技术有限，新中国成立以前保存下来的历史档案少之又少。新中国成立以后档案事业起步不久又在特殊时期中损毁了一大批，使湖南省档案馆馆藏长期以来比较匮乏，满足不了现时代各项事业发展的需求。二是供与求的错位。为了改变供小于求的局面，世纪年代以来，湖南省档案馆室把加强历史档案收集、大力丰富馆藏作为档案事业的首要建设任务来抓，取得了显著效果。但在实际工作中，扩大了进馆历史档案的范围，使得不少价值不大的文件也被收集进馆，一方面占据了档案馆的利用空间，浪费了人力物力，另一方面也形成了一种馆藏量虽然增加不少，但仍然不能满足人们的利用需求，或是利用者需要的历史档案没收进馆，而收进馆的历史档案乏人利用的局面。

（二）档案馆建设缺乏地方特色

馆藏历史档案的地方特色，即指综合档案馆要典藏具有突出反映本地区政治、经济、科学、文化以及民族宗教特色的历史档案，具有重要影响和利用价值并经过科学整理的历史档案资料。这些档案资料所反映的内容必须具有强烈的地方色彩，对本地区的现实生活和将来发展都应有重要影响，具有重要的利用价值。由于种种原因，湖南省档案馆等综合性档案馆，缺乏本地区的地理特色、历史特色、经济特色、文化特色、少数民族地区档案缺乏民族特色。在做好历史档案接收、管理的基础上，有计划、有重点地收集具有湖南地方特色和史料价值的资料，对于丰富馆藏、提高利用工作质量、开展编研工作以至参与编史修志，从而提高档案馆的文化品位和社会知名度，有着积极的促进作用。

（三）历史档案信息资源利用率低

档案馆档案信息资源利用效率问题是影响档案馆功能可持续发挥的又一个敏感问题。利用效率低既涉及利用者少、利用数量少的问题，也涉及利用质量和效果的问题，目前，比较容易考核的是前者[4]。档案馆的档案利用率太低是对档案信息资源的很大浪费。国家根据档案馆的馆藏数量等对档案馆进行投入，是希望通过档案信息资源的开发利用带来一定的经济效益和社会效益。虽然不同地方档案馆的情况有所不同，但是整体利用情况不容乐观，从作为国家档案事业的主体档案馆的角度考察，确实值得深思。地方档案馆的历史档案几乎很少被系统利用。虽然档案的利用率并不由档案馆一厢情愿决定，制约利用率的因素很多，但是投入和产出之间的合理比例关系是值得重视和研究的。

（四）历史档案原件数保存较少

经过历史战争的洗礼，湖南省档案馆馆藏历史档案存留下来的数量极少，原因在于过去对档案的保管技术水平较低，以及人们对历史档案的保护意识较弱，使得历史档案遭到大面积遗失和损坏。而保管维护历史档案的完整与安全是档案工作的基本原则之一，保护是开发利用历史档案的前提和基础，历史档案时间相对久远，对其保护更应该重视[5]。湖南省档案馆现在留存下来的历史档案以清朝和民国为主，这也从侧面说明了历史档案保护工作的重要性。我们在提供档案信息服务时，应该以缩微胶片阅览、电子阅览、档案出版物阅览为主；同时灵活运用历史档案仿制件，提高仿真技术，特别在一些电视节目和展览活动中，尽量做到既直观展示历史原貌，又避免对原件的损害[6]。

四、湖南省档案馆历史档案开发的对策

（一）加强历史档案编研工作

编研工作是典型的历史档案开发方式，是提供利用的有力手段，也是我国档案部门开展工作的优势，需要继续重视，不断发扬。新时期，湖南省档案馆编研工作的开展要注意几个方面。第一，编研方向的选取应该以时政、社会热点为主，并考虑本馆馆藏历史档案的特点。这样可以最大限度地满足社会需要，避免人力物力的浪费，同时获得公众关注，潜移默化地提高社会历史档案意识。比如把有关抗日战争的历史档案编研工作作为最近一段时期的工作方向，将有利于充分发挥档案的“资政”作用和学术价值，推动档案事业的发展。第二，把联合编研作为重要的编研方法。档案馆是开发利用历史档案的主体，但档案部门的人力物力和掌握的信息资源有限。通过与其他机构合作可以优势互补，保证开发利用的质量。联合编研可以是档案馆与图书馆、博物馆等其他信息机构合作，实现馆藏资源的互补；也可以是档案馆与高校、科研单位合作，以借助对方充分的人才和智力资源。第三，编研工作既要重视创新，也要强调实用突出地方特点，以利于编研成果融入当地经济、文化的发展之中。

（二）开发特色档案信息资源

湖南省档案馆应注重地方特色历史档案的开发，应该认真分析社会各界的需求状况，针对自己的馆藏特点，形成历史档案信息资源开发的特色。其次，历史档案信息的开发不能停留在小规模、零散的、单项的开发上，虽然这种开发能在一定程度上满足小范围利用者的需要。如果不形成规模，使各个层次、各个环节的开发集中起来，成为档案信息资源开发系统的有机组成部分，便不能满足档案信息利用者的广泛的、复杂的档案信息需求。历史档案信息资源的开发工作只有形成特色、规模，连成整体，才能使档案工作的服务水平达到一个崭新的阶段。湖南省档案馆可以充分利用革命故事、革命遗址等素材，结合湖南省旅游资源，积极倡导建立英雄革命纪念馆和红色革命遗址保护，这样能既适应发展红色旅游的需要，又加强革命遗址的保护，还使得历史档案得以广泛利用。

（三）利用互联网进行档案开发

近年来，各级档案馆对信息化方面的投入不少也建立了许多档案信息网站，但仍然延续的是传统的开发利用思维。档案网站多体现在对馆藏的介绍和宣传上，部分档案馆可以网上查询数字化档案目录，但可以通过网络利用全文档案信息的在国内很少见[7]。从具体应用来看，其一，档案部门应开展网上档案查询服务，摆脱对档案网站单纯的宣传功能定位，把档案网站作为提供信息服务的窗口。根据实际情况开展网上预约查档、参考咨询和档案全文查询等服务。将馆藏的开放历史档案分类整合，建立全文数据库和丰富的网上检索系统。根据用户的利用情况，编制相应的《档案网上查阅服务指南》，充分利用网络这一阵地发挥历史档案的价值。其二，开办网上展厅。这一点与现实的档案展览相似，但利用网络平台不仅可以突破时空条件的限制，节省人力物力，而且可以同时展示多个专题，形成规模优势，增加网站的访问量。

（四）实行多样化历史档案保护

对档案原件进行复制，提供复制件对外使用，减少档案原件的损耗。档案原件每对外提供一次，经人搬运、翻阅，或扫描、复印，都会对档案产生不同程度的损害，因此，尽量减少档案原件的使用频率是保护档案的有效手段，也是目前湖南省档案馆最有改进潜力的档案保护工作。但湖南省档案馆的馆藏档案数量庞大，不是短时间内能够全部复制完成的，档案馆必须从中选择最重要的内容予以复制。应优先复制以下档案：

（1）馆藏中的珍贵档案。如年代久远的古代档案、存世量稀少的孤本档案等都属于要优先复制的档案。省档案馆现已将馆藏中的珍贵档案基本抽出，归入特藏档案，存放于特藏室，对档案复制而言非常便利。

（2）档案原件濒临损毁边缘的档案。如因年代久远而风化严重的档案、字迹因档案本身或外部原因逐渐退化或污损的档案、因档案纸质不易保存而趋向脆化的档案等都属于这类档案。要加快对这类档案的复制，避免档案信息的丢失。

（3）使用频率较高的档案。如湖南省档案馆的黄埔军校档案因其齐全而享誉全国，使用率相当高，特别是其中各期学生的照片更是其家属搜寻的重点。

（4）社会关注度较高的档案。如 2008 年湖南遭遇特大冰灾引起公众对湖南灾害史的关注，许多人来到档案馆查阅过去湖南遭遇自然灾害的档案资料。

（5）其他档案馆没有或不同的档案。这些档案是湖南省档案馆的特色所在，应该予以优先复制。

五、结语

档案是历史的记忆，承载着历史的真实。湖南省档案馆应该立足本地区的历史档案资源，从历史档案的收集、整理、鉴定、保管和开放利用各个环节着手，提高历史档案管理水平。同时，作为公共组织的地方综合档案馆，其目的在于追求公共利益，其动机在于加强服务，便民利民，使民众获得最好的福祉。在档案工作由传统向现代嬗变的转型时期，湖南省档案馆既不能只为政府工作，更不能只为获得经济效益，而应该注重为社会服务，为档案利用主体——公众服务。而历史档案开放和利用是发挥档案潜在价值、实现档案信息资源共享的必备途径，历史档案开发是档案利用的前提，因此，档案工作人员在注重传统工作方式的基础上勇于探索新的工作方式和方法，才能适应时代发展的需要，让历史档案更好地为公众与社会服务。