医院科研档案管理现状及改革分析

郑富豪

摘 要：科研档案是完整、准确记录科研工作的重要资源，在医院档案管理体系中占据着十分重要的位置。新形势下，进一步完善科研档案管理体系，推动科研档案管理工作朝着信息化、规范化、科学化、全面化的方向发展，事关医院后期科研工作。本文旨在解决现阶段科研档案管理工作中存在的制度问题、人才队伍建设问题、编研问题以及数字化建设问题，并应用文献分析法进行研究，经过研究可以发现，未来时期，医院需要进一步完善科研档案管理机制，强化人才队伍建设，重视科研档案编研，加快数字化建设。希望通过此研究，能够为广大档案工作者提供工作思路，推动医院科研档案管理改革，进一步为医院科研活动提供更有力支撑。

关键词：科研档案；改革；医院；管理；现实意义

基金项目：1.2022年福建省科技厅对外合作项目基金资助（基金编号：2022I0027）

2.2022年福建省財政厅课题资助（闽财指〔2022〕840号）

随着现代医疗科技和时代的发展，信息资源的参考价值、凭证价值日渐凸显。科研档案作为医院科研工作的核心组成部分，需要采用规范化的方式进行管理。从理论层面探讨医院科研档案管理改革工作十分必要。

1 医院科研档案管理的现实意义

1.1 有利于促进医院科研工作，节约医院科研成本

科技强国战略背景下，加快科技创新是推动高质量发展的需要。医院科研工作事关健康领域的科研事业，广大科研工作者只有肩负起历史责任，不断向科学技术广度和深度进军，才能满足我国未来的医疗需求[1]。对科研档案进行全流程、高效化管理，可以为医疗科研人员展开科研工作提供大量有价值的文献资源和档案信息资源支撑。一方面，科研档案是对医疗科研活动的重要总结，是科研活动经验的重要体现。从实践来看，重视科研档案管理，能够极大程度上提升档案信息资源的利用率，对医院科研事业具有积极的促进作用。另一方面，对医院科研档案进行集中系统管理，做好档案编研等相关工作，能够进一步挖掘有价值的科研资料，减少不必要的研究流程，进而全面节约医院科研成本。

1.2 有利于推动医院科研档案管理工作现代化发展

过去一段时间内，部分医院对科研档案的重视程度不高，科研档案管理工作中存在资料不齐全、资料丢失等问题，影响了后期的档案利用工作。作为科技创新、科技研究活动过程的真实记录，科研档案是国家宝贵的科研信息资源和知识资产。只有充分重视科研档案管理，解决科研档案管理工作中常见的问题，才能更好地减轻档案工作者的工作强度，提升工作质量[2]。除此之外，医院科研档案管理工作模式也需要进一步革新，才能帮助医院转型发展。

2 医院科研档案管理的现状

2.1 管理模式的多元性

现阶段，我国各个地区医院对科研档案管理的模式存在一定差异，呈现出多元化的特点。一是部门立卷式。即医院科研部门对科研资料进行收集、整理和组卷后，再移交至档案管理部门审核、保管和利用。二是专人专管式，即科研档案从收集、整理、保管、利用的全流程管理均由指定的专人负责，旨在保障科研机密，落实管理责任和保密责任，减少管理漏洞[3]。三是外包服务式。通过公开招投标的方式将科研档案的管理工作交由第三方。

2.2 管理方式的系统性

现阶段，大多数医院主要采取“双套式”的管理模式，即纸质实体档案保管与电子目录数据相结合的管理模式。该种模式能够延长档案保管期限，并便于档案检索和档案查阅，节约管理成本[4]。除此之外，管理方式的系统性还体现在许多医院注重科研工作的连续性，通常对科研项目立项后进行档案专管，确保档案成套化管理。

2.3 管理内容的复杂性

医院科研档案涉及面大、内容众多，且不同医疗科研项目存在差异。这就决定了医院档案工作者需要面对复杂的管理内容。实践中，部分专业性较强的科研档案资料在立卷归档和审核过程中需要科研工作者参与其中，进而确保档案资料的完整性、连续性。除此之外，近年来各个医院愈发重视科研工作，使得科研档案的数量不断增加，进一步导致档案工作者的工作强度和工作压力增加。[5]

3 医院科研档案管理中常见的问题

3.1 尚未建立科学完善的科研档案管理制度体系

科研档案收集归档工作涉及的事务多、部门多，流程烦琐。过去一段时间内，大多数医院已建成相应的科研档案管理制度。然而，还有一些医院存在科研档案管理制度未实时跟进的问题。一是文件材料归档范围和保管期限未根据实际业务范围及时扩充和确定，导致归档文件材料不齐全、不完整，出现应归未归、漏归少归现象。二是个别管理机制过于宽泛、笼统，存在主观猜测、理解偏差和推脱责任的风险，不能应用到具体管理环节，无法满足精细化、精准化的客观要求，实际操作性低。三是收集整理缺乏系统性和规范性，导致归档格式不规范、项目缺失、内容混乱等问题发生。四是档案移交机制未建立，导致文件去处成谜，不仅严重影响了科研档案资料的完整性，也给后续科研工作造成阻碍。五是科研档案格式不规范，不同档案工作者立卷归档的格式不统一。六是尚未结合档案数字化建设的基本要求来出台相关的规章制度，难以为科研档案数字化建设助力。

3.2 档案工作者综合素质有待提高

一是对科研工作职能认识不清，没有结合科研工作本身的特点对科研档案进行管理，导致科研档案的收集整理工作不及时、不完整。二是医院培训机制有待完善，部分医院存在“重理论培训，轻实践应用”的问题。三是培训内容单一。部分医院忽视从数字化信息技术应用的角度对科研档案进行管理。

3.3 档案编研成果类型欠多样化

实践中，部分医院存在“重档案管理，轻档案开发利用”的现象，难以产出档案编研成果精品。一是档案编研工作的内容长期不变，存在主题陈旧、内容单一等问题。二是部分档案编研人员缺乏共享意识，在开展编研工作过程中，只是立足于现有馆藏资料，单纯强调新资料的报送，难以丰富档案编研工作的选材、选题。

3.4 科研档案数字化建设滞后

部分医院科研档案的载体仍然为传统纸张，不仅占用大量的档案室空间，而且查阅、检索的效率不足。之所以出现这种现象，主要是档案数字化建设滞后。一是档案集中扫描工作滞后，没有及时对纸质类档案进行扫描处理。二是档案数据库建设滞后，尚未应用科研档案管理系统，无法对线上终端的电子文件进行科学化管理。

4 医院科研档案管理的改革路径

4.1 健全科研档案管理制度体系，注重科研档案规范化管理

4.1.1要注重科研档案的收集与整理。医院要结合本医院的实际情况，出台《科研档案工作规范》等制度，明确科研档案的建立、保管、使用和销毁原则，统一档案建立格式，按整理好的档案种类要求完善相关档案内容，确定档案归档标准，保证及时更新档案信息。从医院科研档案工作实践来看，可以从制度层面完善加以完善。例如从制度层面细化科研档案材料的建档工作，以科研项目、科研类型为单位对档案予以立卷，避免档案管理无序化，真正从源头控制科研档案管理质量。

4.1.2注重科研档案資料的完整性。例如，对于档案材料有所缺失的、不符合科研档案整理规范以及审核要求的，应当坚持不予以归档，并要求科研人员或者其他人员及时补充移交。再比如，建立科研档案移交制度，明确科研档案审核要求，构建“入库审核+日常审核+专项审核”的常态化机制，从严规范审核。同时，要从制度层面压实科研档案管理责任，坚持“谁管理谁把关”的原则，避免科研档案在移交、流动过程中出现丢失等问题。

4.2 注重科研档案的完整性，确保科研档案能够在科研工作中发挥作用

一方面，进一步细化科研档案材料收集的范围，明确各项科研材料收集节点、收集内容，确保科研档案材料收集常态化。通常而言，科研档案归档范围包括但不限于项目指南、可行性研究报告、研究计划、组织实施工作方案、结题验收及绩效评价资料，等等。医院可以采取定期收集与重点收集相结合的基本方法，收集完善各项资料。另一方面，从制度上确定科研档案的存储和归档地点，明确档案的安全保管和使用人，并建立完善的档案保管和使用规则，明确科研档案立卷归档的时限，加强对档案的安全监督。

4.3 注重科研档案的格式，确保格式规范，便于后期查档、用档案

首先，根据《中华人民共和国档案法》《科学技术档案工作条例》《科学技术研究档案管理规定》制定科研档案的分类体系，划分各类科研档案，并做出归档副案序号。其次，根据不同类别的档案存放到合适的储藏介质中，如纸质档案放在柜子里，封装好保护；电子档案放在U盘或服务器上，确保数据安全。最后，从制度上明确立卷归档的基本格式、基本流程，真正做到材料收集有序、立卷归档规范，既实现应归尽归，又确保立卷归档的质量。

4.4 要注重数字类科研档案的管理

医院可以结合当前科研档案数字化转型的基本需求，出台《电子类科研档案管理规范》等制度，为纸质档案扫描、电子档案归档提供制度依据。一方面，明确需要“双套式”管理的范围。另一方面，建议医院参考现阶段国家档案局及相关部门出台的《电子文件归档与电子档案管理规范》《党政机关电子公文归档规范》等规范性文件，在结合本医院实际情况的基础上对制度予以完善。例如，照片类、录音录像类科研档案资料的基本格式，应当在制度中予以明确；电子类科研档案的查阅查询流程、系统权限也应当予以明确。

4.5 大力实施“人才强档”战略，打造复合型人才队伍

新时期，医院要进一步对科研档案管理人员进行系统且全面的针对性培训，大力实施“人才强档”战略，依托人才解决科研档案管理中存在的诸多问题。一是要拓宽档案人才来源渠道，充实科研档案工作队伍。医院可以通过外部招聘和内部培养的途径，吸收和培养档案专业技术人才。二是要完善培训体系，采用素质培训和技能培训相结合的方式，打造科学化的培训体系。医院可以通过跟岗学习、外派交流、轮训等途径，使档案工作者快速适应当前岗位，及时掌握档案前沿知识和技能。三是要注重从科研档案数字化建设的角度入手，加强与档案馆、图书馆等专业性部门的合作，举办“科研档案数字化建设”论坛和讲座，深化档案工作者对大数据技术、云计算技术、档案数据库的认识，切实提高科研档案管理水平，不断提高科研档案信息资源的利用率。四是要打通人才晋升渠道，完善人才评价体系。要进一步对管理能力强、责任意识强的档案管理人员的职称进行科学评定，建立内部考核机制，将科研档案管理质效纳入绩效目标考核内容，督促激励工作人员提高责任感、使命感和管理水平。

4.6 打造科研档案编研成果体系，全面发挥科研档案价值

科研档案编研工作在医院档案管理体系中起到基础性、全局性、系统性的作用，事关后期科研档案的开发利用。为此，必须要重视科研档案编研工作，深挖科研档案的价值。一是要围绕当前或者未来某一阶段科研项目的重心开展档案编研。有针对性地对相关科研信息资料进行收集，真正做到以档案编研为抓手、以档案开发利用为目标。二是要聚焦单位重大科研活动，提前谋划好编研工作。例如，档案编研工作人员可以围绕重要科研活动，提前制定档案编研工作计划，收集单位开展的相关科研活动资料，为学术研究提供强有力的信息支持。三是要注重信息资源共享，推动档案编研工作“走出去”。医院可以深化与其他医院、高校、卫生行政主管部门以及其他医疗领域企事业单位的合作，在征得同意的基础上，查阅并复制其他单位的科研档案资料，选取其中与本医院科研项目相关的资料进行编研，形成系统化的编研成果，真正丰富编研内容。

4.7 深化数字化信息技术应用，打造科研档案数据库

大数据时代，医院要进一步推动科研档案与数字化信息技术深度融合，实现档案工作转型升级。一是要推动纸质档案数字化扫描与录入工作，实现“一档双查”，构建“双套式”的档案管理机制，有效避免纸质档案易破损、难保存的问题。医院可以自行购置高清微缩相机、数字化扫描设备对纸质档案进行集中扫描处理，形成PDF等相关文件，便于在科研档案管理系统中进行管理。二是要建立科研档案数据库，打通科研档案管理系统与科研信息化系统的数据传输壁垒，实现数据关联、数据共享，便于及时对最新的科研资料进行“一站式”归档、更新和集中整理，实现科研信息实时录入。医院也可以开发相应的软件，自动将相关信息录入软件后生成相应的科研档案资料。

5 结束语

科研档案工作的最终目的不是对档案资源进行保存，而是实现信息资源的高效化利用。从这个角度来看，创新科研档案工作模式，发挥档案价值就显得尤为必要。具体而言，一是要健全科研档案管理制度体系，注重科研档案规范化管理；二是要大力实施“人才强档”战略，打造复合型人才队伍；三是要打造科研档案编研成果体系，全面发挥科研档案价值；四是要深化数字化信息技术应用，打造科研档案数据库。相信在档案工作者的不断努力和创新下，医院科研档案管理工作及科研工作都会迈上崭新的台阶。

参考文献

[1]何思源，张静.科研电子文件归档与电子档案管理探索性研究[J].中国档案，2023（01）：62-63.

[2]张琳.基于新修订的《科学技术研究档案管理规定》背景下的现代医院科研档案管理构想[J].机电兵船档案，2022（06）：39-41.

[3]姜瑞博.《医院档案管理与实务》出版：规范化科研档案管理在医院科研管理的作用[J].介入放射学杂志，2022，31（11）：1138.

[4]潘玲玲，高建林.信息技术在科研档案精细化管理中的应用[J].办公室业务，2022（21）：113-115.

[5]苏宇，汪欢.提高科研档案管理水平促进科研诚信建设[J].办公室业务，2022（13）：113-115.

（作者单位：福建省立医院科研处）