农业科研单位收文管理的几点思考

刘美彤，陈江燕

（辽宁省农业科学院，辽宁沈阳 110000）

0 引言

收文管理工作是农业科研单位行政管理的重要组成部分，是承上启下的纽带，能否规范地进行文件收发及其快速完成办文程序，直接影响着整个单位的办公水平与效率。现阶段，大部分农业科研单位的收文管理方式仍较为粗犷，收文办理流程不够细化，存在问题也比较多。通过对农业科研单位收文管理现状进行探析，以期提升收文管理工作的质量。

1 现阶段农业科研单位收文类型

1.1 上级文件

党中央、国务院及各级政府文件：分送范围为市地师级、县团级等，各级单位按文件要求接收。该类文件保密要求较高，多数单位采用传统收文方式，一般通过邮政或机要电脑打印接收，然后进行手工登记，登记内容主要包括文件名称、发文单位、收文时间等。涉密文件占比大，涉密与非涉密文件需要分开管理，隔年按上级单位要求进行文件清退。

1.2 与业务相关的文件

该类文件专业性较强，收文数量较大，办理的时效性要求更高。因涉及单位的重点工作任务，农业科研单位的收文中可能会涉及较多农学专业词汇，需要收文人员具有农业专业素养，对于每天大量的收文工作能够做到分级、分类、分时处理，合理安排领导阅文顺序，急事急办，及时传达文件内容，避免出现材料没有如期报送的现象。

1.3 其他文件

邀请函、培训通知、贺信、请示、批复等临时性文件，占全年收文比例的25%左右。收文时间不固定，缓急程度不同，需要收文员按文件截止时间做好分级处理，随时跟进办理进度，交相关业务处室办理。

2 农业科研单位主要收文处理方式及其优缺点

2.1 手工收文登记

该方式主要是采用收文簿手工登记，相较于信息化方式具有存储介质稳定、不易被破坏或丢失的优点。文件的签发分送均由经办人签字，文件转运过程清晰。但这种登记方式缺点是效率较低，收文员耗时耗力，人工书写易出错，无法满足现代文件管理要求，适用于整体收文较少的农业科研单位[1]。

2.2 信息化办公系统收文

这类收文管理模式时效性强，不易漏接文件，方便文件收发、归档的统筹管理。该类管理模式适合拥有收发文功能内网的单位。诚然此模式也有一定局限性，内网多是本单位系统内部使用，用于接收外来文件的功能开发的少。国家及省市发文存在大量涉密文件，而绝大多数收文办理系统不能接收涉密文件，单独使用此方式收文对于保密级别较高的农业科研单位并不适合。

2.3 信息化办公系统与纸质登记相结合的收文形式

特点是可以将涉密与非涉密文件分开处理，符合保密规定。非涉密文件通过内网线上办理，涉密文件使用涉密介质登记，这样能避免全部手工登记浪费的时间与精力，又能提高收文办理效率。适用于拥有办公内网，但无法在内网处理涉密文件的农业科研单位。

3 农业科研单位收文管理目前存在的不足

3.1 收文管理制度不完善

在农业科研单位中，管理制度的完善与否，直接影响收文工作的效率与质量，收文管理制度应包含在公文管理制度中，而大多数单位的公文管理办法重点都放在了发文管理上，没有制定完善的收文管理细则，这也导致了本单位对此项工作没有引起足够重视。农业科研单位的收文管理人员每天的收文数量较大，作为具有文秘工作性质的收文员，还会承办一些文件材料上报工作。制度不到位，职责不清晰，影响收文员工作积极性，也会影响工作的创新[2]。

3.2 收文管理人员专业素质较低

目前，农业科研单位收文管理岗多为管理学类专业人员，收文员入职前基本没有农业科研基础，入职后缺少岗位培训与学习，对单位的整体研究方向和研究领域缺乏了解。农业科研单位的收文类型中专业性文件较多，这会影响收文员对文件的整体把控。以省级农业科研单位为例，年收文数量在1700份左右，传阅次数上万，涉密文件较多，保密责任重大，休息日接收文件是常事，高强度工作使得收文人员很难在这一岗位长期坚持下来，所以岗位调动频繁也是目前影响收文管理工作的一个不利因素。

3.3 文件收集归档不完整

一是文件收集不全面。农业科研单位部门多，有些文件没有通过正常收文渠道转运到办公室收文员手中，可能直接由上级部门通过邮箱、传真等方式发送至直属科室人员。大部分科研工作者缺乏文件管理意识，没有及时上交，导致文件源头不齐全。二是归档质量不高。由于文件材料的不完整导致档案材料不齐全、可用性不高。例如，阅办文件的处理结果，办理部门没有及时将材料上交，收文员也没有及时督办，年底归档缺材料，严重影响归档质量[3]。

3.4 收文办理工作信息化水平较低

随着办公自动化的不断发展，农业科研单位的收文管理工作信息化程度也在不断提高，但还存在很多不足。一是没有做好广泛宣传，系统应用不到位。少部分单位即便可以实现网上转运，也更愿意打印纸质版传阅，造成系统资源与纸质资源的双重浪费。二是系统开发不够完善，功能不齐全。例如，在满足正常文件传阅的基础上，应加设提醒督办功能。功能的后续维护跟进不及时，目前系统开发多为一次性服务，后续维护跟进一般由单位信息部门的职工完成，开发新功能较为困难。

4 优化建议

4.1 完善收文管理制度，规范文件办理流程

收文工作作为办公室一项重点任务，需要有全面系统的管理制度做支撑。目前部分农业科研单位对收发文工作不够重视，认为科研才是重点工作，对收文工作的关注度较低。实际上，收文工作是一项非常复杂琐碎的工作，包括签收、分类、登记、拟办、传阅、归档等很多方面。建立收发文管理制度，有利于全单位提高对收文工作的重视，提升收文员工作积极性，也有利于明确职能分工，强化责任意识，杜绝文件泄密，避免一岗多责，提高办公效率[4]。

4.2 加强收文人员岗位培训，提升专业素质

在农业科研单位收文工作中，接收的农业专业相关文件较多。此类文件属于单位核心业务，需要收文人员对本单位业务有清晰的认知，接收后能准确定位办理处室，为领导提供文件办理参考，传阅过后及时通知相关部门领取。为此，需要本单位对收文员进行岗前培训，并在入职后也要定时进行业务学习培训。随时了解单位各部门所负责的业务，鼓励支持收文员到外单位学习调研，提升收文员的专业化水平，才能更好地适应科研单位收文的特殊性[5]。

4.3 做好文件督办工作，提高运转效率

收文部门应加强对收文各环节的督查催办，若业务部门有单独收到的文件应在第一时间交收文员传阅。对阅办类文件，收文员要在送文时提醒业务部门签收文件时不能只签字不办理，并在落实后及时将相关材料附后归档。对没有落实的文件进行催办，若无相关附件应在文件上标注并由负责人签字。监督部门也应建立相关的监督管理制度，把收文办理作为一项工作指标，与职称评定或绩效挂钩，提高单位人员对收文办理的重视程度，从而提高收文办理运转效率。

4.4 加强收文管理的信息化建设

随着数字化办公的发展，农业科研单位收文工作也必将不断进步，实现无纸化收文将是大势所趋。数字化收文系统的优势相较于传统的收文工作，更能够将操作流程有效规范，保证文件处理的流程全面无遗漏。科研单位也要积极推进收文办公系统信息化建设，加大资金支持，依靠网上办公实现在线收文、拟办、阅办处理、检索与归档，并不断探索更多的系统功能，在使用过程中不断地优化改进，创新工作方式方法，以满足收文管理的需求。