基于大数据的高职院校智慧档案馆建设路径研究

徐春玲

一、引言

智慧档案馆是指借助物联网、大数据、云计算等先进技术，实现档案信息资源的智能化采集、加工、存储、管理、利用的档案馆模式。智慧档案馆以传统档案馆为基础，通过引入现代化技术，实现档案信息资源的有效整合和智能化管理，提高档案管理效率和服务水平。智慧档案馆不仅仅是传统档案管理的延伸，更是在物联网、云计算、大数据等新技术的推动下，对档案馆工作方式和服务模式进行革新的重要尝试。本文从高职院校智慧档案馆建设的重要性入手，基于当前高职院校档案信息化建设中存在的问题从多角度提出智慧档案馆建设路径，为高职院校智慧档案馆建设提供参考。

二、高职院校智慧档案馆建设的重要性

高职院校档案是对高职院校办学历程、教学经验、科研成果的全面真实记录，具有重要的数据价值和科研价值。推动高职院校智慧档案馆的建设，有助于推动高职院校档案管理工作高质量发展，为高职院校档案管理工作的科学化、规范化、智慧化提供支持。

（一）促进信息整合与共享

高职院校智慧档案馆建设在信息整合与共享方面发挥着举足轻重的作用。通过数字化和智能化技术的引入，大量的历史和发展信息得以高效整合、存储和检索，为高职院校提供了强大的信息管理平台。档案的数字化转型使原本分散、纷繁的纸质档案得以统一归纳，从而形成了一个全面、系统的信息库。

智慧档案馆中，各类历史数据、学科建设进程等信息都得到了翔实的记录。这为高职院校管理层提供了全景式的视角，使其能够更深入地理解高职院校的发展历程和现状。同时，数字档案的智能检索功能大大提高了信息的获取效率，使管理层能够更加便捷地获取所需信息，从而更迅速地作出决策。另外，信息共享是智慧档案馆的一大亮点。数字化的档案可以通过网络平台进行共享，实现了不同部门之间的信息互通。这不仅促进了各个部门之间的协同合作，还加强了高职院校内部的沟通与合作。这种信息共享和协同工作有助于打破信息孤岛，避免信息的割裂和重复录入，高职院校档案管理效率因此得到提高，决策过程更为科学和迅速。因此，智慧档案馆建设不仅是信息管理的一次革命，更是高职院校管理体系的现代化转型，为高职院校提供了更为智能化和高效的管理手段。

（二）为用户提供更丰富的使用体验

高职院校智慧档案馆能为用户提供更为丰富的使用体验，通过充分利用现代信息技术，将传统档案转变为数字化、智能化的资源，使用户在获取、管理和利用信息方面获得巨大的便利。

1. 高效的访问体验

智慧档案馆使档案信息能够以更加直观和动态的方式呈现。用户可以不再受传统纸质档案的限制，通过智慧档案馆平台轻松访问丰富多样的数字化档案资源。这不仅提高了信息的获取效率，也使用户能够更深入、更全面地了解高职院校的历史、发展和成就。

2. 定制化的服务体验

智慧档案馆的智慧服务主要是满足用户对服务方式、内容、时间、空间的个性化需求。得益于RFID 无线射频技术，可实现快速识别、智能查找等功能，用户可在查询中心一站式查询档案信息、可在自助借还终端进行档案的借阅和归还。档案馆通过技术手段对用户的习惯偏好和潜在需求进行分析，可合理配置和集成馆藏档案资源，向用户提供更具针对性的服务。用户可以根据自己的需求进行信息检索和筛选，获得与其关注领域相关的详细数据。

3. 互动性的使用体验

智慧档案馆利用物联网的全面感知、可靠传递以及智能处理等特征，建立智能化的档案信息服务平台，对档案信息进行智能化识别，同时利用多媒体技术手段开发出图、文、声、像、动画、视频等档案信息形式，为用户带来多元化的档案信息服务。智能技术手段活化档案的实体与虚拟资源，使其主动参与用户的档案利用活动，实现用户与档案信息之间的双向互动。

（三）提升档案利用效率

实现数字化档案信息资源实时在线归档，同时运用大数据挖掘技术开展数字化档案信息资源的编研和开发利用，提高数据资源利用效率，为高职院校的战略规划与决策制定提供科学的依据。高职院校档案信息资源从纸质化逐步向电子化、数字化过渡，利用数据清洗、数据挖掘等大数据技术，可以为高职院校档案信息资源的开发利用提供信息化手段，提升档案信息资源开发利用的效率和质量。传统纸质档案的烦琐处理过程被替代，信息不再受限于物理形式，而是以数字形式高效存储和管理。这一变革不仅避免了传统处理中的重复操作，如纸质档案的打印和扫描，降低了资源浪费，也使档案信息能够更灵活地应用于高职院校管理层的科学决策和日常管理中。通过大数据技术的应用，高职院校档案管理中可以快速获取所需信息，实现对档案数据的深度挖掘和分析。这不仅为高职院校提供了更精准、全面的数据支持，也为决策者提供了更科学的依据。

三、高职院校档案信息化建设中存在的问题

（一）过度依赖传统的档案管理模式

部分高职院校档案管理人员未能有效认识档案数字化管理的重要性，过度依赖传统的档案管理模式，将档案以纸质形式进行分类、整理和存储，通过手工记录和查阅来管理档案。事实上，纸质档案存储所需空间巨大，导致档案管理人员工作量大，管理难度高。同时，这种传统管理方式管理效率低下，限制了不同部门之间的信息共享。档案管理者的关注点主要集中在基础存储，忽视了档案信息在高职院校管理中的更广泛应用。

（二）档案信息资源管理体系不规范

高职院校档案信息化建设中，存在档案信息资源管理体系不规范的问题。这一问题突出表现在缺乏完善的管理机制，特别是各类专门档案的管理不规范。如学生的学业成绩和学历档案存档方式分散，有的存放在学生部门，有的存放在学校档案馆，导致学生在查阅自己的档案時要在不同部门间多次穿梭。这种碎片化、凌乱的管理模式不仅不利于档案的有序管理，也影响了档案信息的高效利用。这种管理体系不适应智慧档案馆的建设需求，缺乏统一性和规范性，阻碍了档案信息资源的合理整合和科学管理。

（三）档案管理人员综合素质不高

档案管理人员信息化水平不高是高职院校档案信息化建设中存在的一大问题。一些档案管理人员缺乏专业的档案管理能力，信息技术水平有限。这主要表现在对计算机程序和云计算等高级数据处理工具的熟练程度不足。部分人员还存在知识结构不够全面、缺乏工作积极性的情况。这种现象的存在使档案管理人员在适应信息化需求、有效利用现代技术手段上面临严峻的挑战，从而阻碍了高职院校档案信息化建设的顺利进行。

四、基于大数据的高职院校智慧档案馆建设路径

（一）转变传统思想观念

新形势下的档案工作必须解放思想，转变观念，树立全新的档案服务意识。转变思想观念是建设智慧档案馆的第一步，没有这一步就不可能做好智慧档案馆建设。首先，档案管理人员要树立服务意识。档案信息管理从本质上来讲是一种信息服务，是为了保障档案使用者能够有效获取档案信息的工作。其次，档案管理人员要有创新精神。要充分认识到提高档案工作智慧化水平的重要性，工作中勇于开拓创新，紧跟时代步伐，促进档案工作不断发展。

（二）构建标准化的资源数据体系

高职院校智慧档案馆建设的成功直接关系到高职院校档案管理的现代化水平，而基于大数据构建标准化的高职院校档案资源数据体系是实现智慧档案馆的重要步骤之一。

首先，建立标准化的资源数据体系要充分利用大数据管理模式，这对档案管理效率的提升至关重要。通过强调档案信息与大数据管理系统的紧密融合，可以实现对传统档案信息的数字化处理和高效管理。在资源数据中，已有的电子文件可以通过技术手段实现电子档案的单套制归档，从而提高档案归档效率。此外，通过大数据分析，可以更准确地洞察档案信息的使用趋势和需求，有助于精准定位管理的重点，提高档案信息的价值和实用性。

其次，基于大数据的标准化资源数据体系还要强调校际協作。通过与其他高职院校展开协同合作，构建可相互借鉴、相互利用、有机整合、优势互补的档案信息资源。这种跨校间的合作机制不仅有助于丰富档案信息的内容，也为更广泛的信息共享创造了基础。在数据系统中，应明确资源的存储分类和使用情况，根据资源的特性设置相关的系统参数，以实现对档案信息的细致管理。同时，对存储位置和内存管理要充分考虑传统档案存储空间，为档案数据信息的扩展留出足够的空间，提高档案数据的可用性。基于此，可以设立资源共享平台，为档案信息提供交互空间，促进信息的共享与流通。通过这些举措，构建标准、高效的高职院校档案资源数据体系，可以为智慧档案馆的建设打下坚实的基础。

（三）加强档案管理人才队伍建设

首先，要通过系统培训和持续教育，帮助档案管理人员深入了解大数据技术的原理、应用场景以及操作方法。通过组织专业的培训课程，对包括大数据处理工具的使用、数据分析方法和大数据管理策略等在内的内容进行培训，使档案馆工作人员能够熟练掌握大数据技术，提高其在实际工作中的应用水平。

其次，智慧档案馆建设过程中，可成立专门的大数据应用团队，引进具有大数据技术专业背景的人才。这一团队可以担任培训工作，同时负责档案馆内部大数据系统的建设和维护。通过引入专业人才，智慧档案馆可以更好地将大数据技术融于档案管理之中，确保系统的高效运行和数据的科学管理。同时，鼓励工作人员参与实际项目，将学到的大数据知识应用于实际工作中，提升其实践经验，培养工作人员主动学习大数据技术的习惯。

（四）优化档案管理模式

高职院校智慧档案馆的建设中，充分利用大数据技术优化档案管理模式是关键步骤。大数据技术的应用能够实现高职院校档案信息的高效整合。通过将大数据技术引入档案管理系统，可以实现对庞大档案信息的快速处理、存储和检索，提高了管理的智能化水平。大数据分析可帮助理解档案信息的使用趋势，进而优化存储结构和提供更精准的信息服务。档案信息的数字化、标准化和自动化处理可以减少烦琐的手动操作，提高档案归档效率，使管理更为高效。另外，基于大数据的档案管理模式涉及个性化的信息服务。通过大数据分析用户需求，智慧档案馆可以引入个性化的信息存储选项功能，为用户提供更符合其需求的服务。如个性化的档案检索、定制化信息推送等，使用户能够更便捷、精准地获取所需信息。与此同时，大数据技术的应用还使档案信息服务更加智能，系统能够通过学习用户的使用习惯和反馈信息，不断优化服务模式，提高用户体验。

（五）重视高职院校智慧档案馆建设中的安全问题

高职院校智慧档案馆建设过程中，注重安全管理是重中之重。首先，数据安全。智慧档案馆需要存储和处理大量的数据，包括敏感信息和隐私信息等，因此要采取一定措施确保数据的安全性，如数据加密、数据备份、数据访问控制等。其次，系统安全。智慧档案馆涉及的系统较多，包括计算机网络系统、操作系统、数据库管理系统等，要保证系统的安全性，如防范黑客攻击、防范病毒和恶意软件等。再次，网络安全。智慧档案馆要与外部网络进行连接，实现信息的交换和共享，因此要确保网络安全，可设置防火墙、入侵检测和防御系统等。最后，用户权限管理。智慧档案馆要对用户进行权限管理，通过分级管理模式对用户权限进行明确规定，确保只有合法的用户可以访问特定的档案信息，如设置用户密码、权限管理等。

此外，要重视培养员工的信息安全意识。通过为档案管理人员提供专业的信息安全培训，使其了解潜在的安全风险，提高对档案安全的敏感性。建立档案使用规范和操作手册，明确操作流程和规则，使所有涉及档案管理的工作人员能够遵循安全标准，降低人为失误的风险。同时，定期进行安全演练和审计，检查系统漏洞，及时修复潜在的安全隐患，确保系统的稳定性和安全性。

五、结语

基于大数据的高职院校智慧档案馆建设是高职院校档案信息化管理发展的重要方向，也是实现档案管理信息化、智能化的有效途径。随着社会经济的不断发展，档案管理工作在社会中的重要作用不断凸显，这就对档案管理工作提出新要求，要不断提高管理水平，逐步实现档案管理工作的科学化、规范化、制度化发展。