科技档案实行计算机管理的尝试

金　易　黄丽霞

科技档案是档案管理工作中的重要组成部分,由于在以往科技档案管理工作中,采用的都是人工管理模式,档案存放在档案装具中,不但占据的空间较大,而且随着时间的推移,档案原件必将受到不同程度的腐蚀和磨损。特别是查阅档案时,借助分类目录进行人工查找,不仅查找的速度慢、效率低,而且达不到100%的查全率和查准率。

笔者从事档案管理工作已经十多年的时间,可以说最让人发怵和头痛的就是每年的立卷工作。分类、组卷、拟定案卷标题、抄写卷内目录、打号、装订排架等一系列的烦琐手工操作,三位档案员每年1 000余卷,就得需要7～8个月的时间。随着邮电分营、电信重组、机构的变革、档案人员的精减,收集档案范围的扩大(市县一体化)。怎样才能彻底解放生产力,提高工作效率,使档案人员有更多的时间从事档案信息开发。2007年,我公司自行开发了一套《企业档案管理系统》软件,主要应用于科技档案的管理,经过两年的实践,笔者认为改革是比较成功的。

一、《企业档案管理系统》操作流程

1.工程项目案卷名称及目录的录入。进入本系统之前,设置了命令检验关卡,这对于保护企业档案的安全性很有效。使用步骤为:输入“操作员”的代码及密码。本系统共设计了两极用户权限,不同的用户有其各自的密码,并从属于不同的级别,而不同级别用户的使用权限不同。进入系统后,首先是对一项工程案卷的名称进行录入,内容包括案卷号、设计编号、归档日期、编制日期、图纸页数、文字页数、照片页数、工程项目名称、施工单位、设计单位、保管期限、密级。完成案卷题名录入后,单击“关闭”按钮关闭此录入窗口,然后进入“卷内目录录入”。步骤如下:(1)输入一卷目录的“案卷号”后按“Tab”键。(2)输入一卷目录中文件“序号”按“Tab”键。(3)一个“序号”代表该卷内的一项内容,例如:此卷的组成有开工报告、竣工报告、测试记录、验收记录、施工合同、竣工图纸共计六项内容。那么,这个卷的目录就由六个序号组成。(4)特别值得注意的是在输入“文档路径”时,要与卷内目录案卷号一致。例如:录入的卷内目录的案卷号为“E2.91.66”则它的“文档路径”应输入“H:E2.91 ?摇E2.91.66 ”。如路径输入有误的话,待扫描时案卷内容与案卷目录所输入的不相符,就查询不到相应的档案内容。(5)当确定一卷内目录的内容已录入完毕并准确,就按“打印”键。一张清晰明了的卷内目录就完成了。

2.工程项目案卷的全息存贮。为保护档案原件及方便利用,我们将每项工程档案的内容进行原件扫描。分为“RGB”色彩和黑白两种。若档案内容有彩色的时候,比如决算书上的“公章”、“名章”时就用“RGB”类型进行扫描,使利用者看到的档案内容更加具有真实感、准确感。

扫描系统存在的不足是图纸不能扫描,因为线路工程及电缆工程等零号图纸所占字节太大,又考虑到必须配备图纸扫描仪、显示屏及相应的图纸打印机,资金投入过多。因此,需要有一定的时间才能实现完全意义上的全息存贮。

3.工程项目案卷查询。该系统所进行的档案查询均采用模糊查询方式,可分为:(1)单一查询,即只要提供所要查询的某案卷的具体一项内容,如“案卷号”或“设计编号”,就可以迅速查询到该卷的内容。(2)多想查询,即可对“工程项目名称”、“设计单位”、“施工单位”三个查询条件进行自由组合,可以三个同时选取,也可选择其中的一个或两个,并输入所选择的查询条件的相应查询信息,就可以检索所要的档案内容了。这样对调卷者十分方便,只要提供所要查询档案名称的某一项,如“工程名称”、“设计单位”或“设计编号”,档案员就迅速、快捷、准确地调出利用者所需的档案内容。

二、科技档案实现计算机管理的实践结果

1.行业特点突出。我们是根据通信公司的特点,自己开发的计算机管理系统,具有本专业的特点,应用实际、方便、快捷。

2.随着工程验收,档案及时归档。各项工程验收时,档案员都必须参加,收集档案完整齐全。每次所收档案立即编写案卷号并按类别输入计算机。查找调卷特别方便,掌握归档案卷数量及时准确。

3.多种检索途径,满足不同查询条件。档案管理系统有一台服务器,两个工作站。根据分类说明,即使不明白档案分类原则,也可以快捷地查询到所需要资料。除了计算机系统直接查询档案,作为辅助查询工具,我们还编制了《档案分类目录》、《档案总目录》、《设备档案目录》、《科研项目档案目录》等多种检索工具,其作用各不相同,可根据利用者提供的不同线索,有针对性地选择目录,达到快捷查询的目的。

4.解放劳动生产力,提高工作效率。实行科技档案计算机管理极大地节约了活劳动和物化劳动,提高了积极效益。活劳动即物质资料生产过程中劳动者体力和脑力的消耗。计算机系统管理档案已成为档案员的最佳助手和伙伴,简便的归档方法已将档案员从繁重的立卷工作中解脱出来,有更多的精力投入到编研工作中。编研与实际工作紧密相结合的成果,主动对存贮的档案信息进行处理、分析、研究,将档案转为本行业的智囊。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括:

(1)用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库,然后按不同的要求,利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等。

(2)用计算机进行档案检索。按照案卷著录项目中所标识的内容特征和形势特征,检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件。

(3)用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况,包括入库与出库数量、库存空间占有率、档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之,利用现代化科技手段提高电信企业的档案管理工作,加快了查询档案速度,为有效利用档案信息提供了很大的方便。企业档案管理系统投入生产后,是我公司整个工程科技项目的档案管理迈上一个新台阶,同时也为增强档案管理,提高数据检索速度,实现档案收藏的最佳效益,节约办公费用奠定了一定的基础。该系统的应用减轻了工程项目档案数据资料的检索、变更、存档等工作强度,对生产运行和将来的发展计划起到一定的指导作用。(编辑/刘佳)