浅谈职业中学教学档案管理工作的现状与对策

郭焕平

[摘要]职业中学教学档案管理工作是学校工作的重要组成部分,是学校结合本校实际,总结过去的经验和教训,推动学校健康发展的宝贵史料。但目前职业中学档案管理工作还存在一些困难和问题。本文就进一步加强职业中学档案管理与利用提出几点看法,以供学校档案管理工作者参考。

[关键词]教学档案 管理 利用

职业中学教学档案和其它学校一样,是学校和广大教师在学校管理和教学实践活动中直接形成的具有参考和保存价值的各种文字、图表、声像等原始资料。主要包括学校综合管理、学科建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生工作、教材、教科研等方面的文字材料和声象载体。它不仅是学校教学管理方面整体工作的记录,也是学校各项工作经验的总结,更是学校发展历程的轨迹。因此,切实加强职业中学档案管理工作对强化教学管理,推进教学改革,提高教学质量都有着极其重要的作用。

一、职业中学档案管理工作的现状

纵观职业中学教学档案管理工作的现状,可以说是喜忧参半。喜得是这一工作越来越得到了重视和加强,忧的是还确实存在着一些不容忽视的困难和问题:

1.领导不够重视

就目前职业中学档案管理工作的现状来看,大部分学校的领导对档案管理的认识还较为肤浅,对加强档案管理的重要性认识不足,没有意识到档案对学校发展和教育事业的促进作用,总是认为学校不是什么政府职能部门,档案管理没有必要标准规范,也不可能要求得那么严格。

2.档案管理人员缺乏,素质较低

专业的档案管理人员缺乏,现有的档案管理人员业务水平低下是职业中学档案管理工作普遍存在的问题。有的学校档案管理人员只有一个人,而且是临时配备的;有的学校则未设专职档案管理人员,一般由教导员兼任。即使配备了专职档案管理人员,也认为不是教学第一线的重要岗位,所配备的一些档案管理人员既不是档案专业出身,也未经过培训就上岗,不具备最基本的档案管理业务知识。

3.档案信息载体结构单一

目前职业中学档案馆(室)的管理方式陈旧落后,有些还是手工作业,多数是纸质档案,载体结构单一。即使文件立卷归档后,档案工作人员还需对其进行加工,如调整与编目。这种管理模式,致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用,查阅档案也因管理方式落后,案卷调阅频繁,而造成磨损严重,且检索速度慢,查找准确率低、查全率更低。

4.收集资料不够完整

由于学校某些教师对教学档案的归档持抵触态度,认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果,属于私有财产,若经档案部门归档后就会成为公有财产,容易抹杀个人的成绩,并且再利用时借用手续繁琐,还是自己保管放心、方便。

5.硬件设施不达标

虽然近年来国家大力发展职业教育,但有的学校不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求,档案材料随处散放,造成极大隐患。

6.部门之间不协调

大部分学校认为教学部门主要工作是教学,至于档案收集、管理应由档案部门去做,因此在部门规划和工作制度中,很少涉及到此方面,即使收集到部分移交的文件材料,可能因为缺乏统一的可执行性标准,导致教学档案管理、分类缺乏系统性、关联性。另一方面,档案管理部门服务意识淡薄,档案管理人员只在档案室做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性的工作,很少深入到教学部门,在教学档案的收集方面,始终处于被动地位,总是人家移交什么就接收什么,应该归档的珍贵教学实践和科研材料依然散失在个人手中,使教学档案难以及时收集归档。

二、加强教学档案管理工作的几点对策

在职业中学教学档案管理工作中,如何改变目前存在的不良现状,克服工作中存在的困难,改进工作中的不足之处,加强教学档案的收集、立卷、整理、保管和提供利用呢?笔者略谈自己的几点看法:

1.转变思想观念,提高全校教职工的档案意识和对教学档案管理工作重要性的认识

学校的教学档案是教学管理工作中不可缺少的重要环节,教学档案对于正确评估办学水平,研究教学及其管理规律,改进教学方法,提高教学质量,都有着十分重要的作用。因此,学校要切实重视教学档案的重要性,除加强宣传教学档案的重要作用外,要求档案管理人员应及时向教学等部门提出立档范围,定期到教学部门了解、检查教学档案的收集情况,宣传档案业务知识,积极参与教学管理,成为教学工作的信息咨询部门。

2.档案管理人员要加强业务学习和职业道德修养,不断提高档案管理人员的综合素质就目前档案管理人员的素质而言,虽然相当一部分同志经过学校教育、自学考试、函授、档案管理短期培训,有了不同程度的提高,基本能胜任本职工作。

3.注重教学档案的收集与积累,建立科学、规范的管理目标和管理制度在教学档案管理工作中,首先,要制定明确的教学档案目标管理标准,建立一套适用于本校的教学档案管理制度,随时收集有价值的教学文件材料,通过直接开放、专题性档案汇编、编制教学参考资料等多种途径,以指导和规范学校的教学档案工作。其次,要建立学校档案工作网络,确定各专、兼职档案人员的岗位责任制。第三,要制定与目标管理标准相关的考核制度,做到奖惩分明,不断提高管理效能。

4.加大教学档案资源的开发和利用档案的生命在于它的实用性。收集档案的目的在于利用,如果不积极开展档案的利用工作,只是把它锁在铁柜里,成为“死档案”,就失去了它的使用价值。因此,档案管理人员要主动参与管理活动,进行调查研究,及时了解和掌握各部门教学活动情况,主动为教学工作服务,为深化学校的各项改革提供信息。档案人员要将那些教师需要解决教学方面的某些问题或是领导处理问题要作的决策等档案材料及时提供给利用者;或为加强学校管理、推动学校发展,把那些有关学校梯队建设、试卷分析、专业评估、课程评估、教师业务、师资队伍建设等资料,提供给管理者;或把各年度学生成绩总册、学生奖励、处分材料及其爱好、特长等提供给用人单位,使教学档案服务于教学建设,充分发挥教学档案的应有作用。

参考文献:

[1]浅谈教学档案的开发利用.广州档案,2000,(2).

[2]加强学校档案工作之管见.档案与建设,2002,(1).

[3]山西档案.2006,(5).