浅析人力资源信息系统管理的现状和对人力资源未来发展方向的影响

李颖娟

摘要:企业人力资源管理信息化建设,应根据企业自身现有条件和企业各个层面的需求综合分析,使人力资源管理信息化适应企业自身发展的需要。未来人力资源发展的重要趋势之一就是基于网络的人力资源信息系统HRIS的发展。本文首先分析 HRIS(人力资源信息系统)存在的现状,在此基础上,探讨HRIS对人力资源专业人士、管理者与普通员工的影响,由此引出HRIS对人力资源未来发展方向转变的影响,并提出相应的建议。

关键词:人力资源信息系统 现状 未来发展方向 影响

21世纪,人类进入了一个以知识为主宰的全新经济时代。知识及知识管理日益成为企业核心竞争力的内核,人力资源管理也正经历着前所未有的挑战与冲击,呈现出一些新趋势,其中实现人力资源管理的全面信息化就是重要的发展方向。

一、实现企业人力资源管理信息化的意义

人力资源管理信息化是综合应用计算机技术和网络技术,融合科学的管理方法,辅助人力资源管理从业人员完成信息管理和完善管理职能的应用系统。信息化人力资源系统以互联网或企业局域网为平台,以数据库技术为核心,以人力资源管理软件为手段,其功能不仅囊括了人力资源管理工作的核心内容,如员工招聘、员工考勤、薪酬管理、员工培训等,而且将人力资源规划、继任计划、个人职业发展规划以及绩效管理与核心能力管理等成为人力资源信息化管理推进的重点,使人力资源管理成为企业战略管理的重要组成部分,为企业的可持续发展提供强有力的基础。人力资源信息化系统的应用不仅使人力资源工作者从繁杂重复的事务性工作中解脱出来,大大提高了工作效率,而且促进了部门之间的沟通和联系,人力资源信息化系统是电子商务和电子政务的重要组成部分,提高了企业管理信息化的整体水平。

二、企业人力资源管理信息化建设的目标

人力资源管理信息化是企业整体信息化建设的重要组成部分,企业信息化的趋势促进了人力资源管理信息化的实现,反过来人力资源管理信息化又加快了企业信息化的步伐。

实现人力资源管理信息化要求企业具备良好的技术环境和人员环境。所谓技术环境是指搭建人力资源管理信息平台的设备环境,包括网络环境的完善;人员环境是指操作、使用、维护信息系统的人员队伍。设备环境的构建有赖于企业原有信息基础建设的情况,如果企业信息化基础建设相对完备,信息化人力资源管理的实现将推动企业全面信息化基础建设的完善,这时企业的工作重点是信息化整体的构建,使人力资源管理信息系统可以与企业的其他信息系统衔接,使企业的信息系统更加完备。当企业的信息化基础建设比较薄弱的时候,实现信息化人力资源管理,可以重新对企业的整体信息化建设进行布局,通过实施信息化人力资源管理带动企业其他信息系统的构建与实现。

三、企业人力资源管理信息化建设的现状

事实上,国内真正对人力资源管理信息化建设有深入研究的专家学者并不多,主要原因是懂人力资源的专业者大多非技术出身,专业的信息科技研发人员不懂人力资源。一方面,人力资源专业出身的不善于使用信息科技来提高行政效率,只知道依照原来的工作流程,将人工操作照搬到计算机上进行作业。另一方面,专业的信息科技研发人员不知道人力资源的人员到底需要什么,更不知道两者之间应该如何串联。因此,在进行人力资源信息化建设时,由于两者之间的专业领域南辕北辙,存在着一道难以逾越的鸿沟。

第一,不是所有的员工和管理者都会欢迎人力资源信息系统Human Resource Information System(简称为HRIS),接受这种变革。原因之一在于普通员工和管理者可能会面临更多的工作和责任。在他们看来,人力资源部是在推卸责任。另一个原因是普通员工也许会被要求接受技术培训,这让普通员工感觉到更为沉重的压力。

第二,员工和管理者很少与人力资源专业人士联系,尽管看上去他们之间交流很方便。事实上,由于业务的外包,可能会由电话中心的代表来回答员工的问题,而这些代表甚至不是公司的雇员;员工的信息甚至可能是从语音机上获得的,而回答的声音则是电脑生成的。沟通似乎方便了,但交流的本质在一定程度上发生了变化。

第三,人力资源部门会比以前更小,同时人力资源专业人士可能正在实施并运用新技术,因为传统的交易处理任务是自动的或外包的。比如,组织将不再需要客户的分数来记录信息以及填写进程表。根据2000年人力资源自我服务的调查研究,有自我服务系统的公司每151个员工需要一个人力资源代表,而没有这个系统的公司每个人力资源代表只能服务99个员工。

第四,许多公司外包一定的人力资源功能,目的是减少人力资源的成本,提高人力资源技术,并要求更好的服务。根据Gartner组织的报告,人力资源的外包市场也许会增加近3倍,从2001年的260亿美元涨到2005年的760亿美元。这意味着很多目前在企业内部就可以完成的人力资源工作将会由专门的组织来完成。但是,相应的风险,尤其是推动内部特点的风险,依然是存在的,而且是明显的,因为这可能会导致企业丧失关键的人力资源竞争能力。

第五,基于网络的HRIS可能使员工染上“信息瘾”,甚至员工会滥用网络。比如,他们花几小时的时间查网页,发邮件或上网,而员工本可以利用这些时间做相应的增值工作。

第六,尽管系统供应商会提供高安全性,但人力资源专业人士同样应该关注安全问题,因为越来越多的员工利用网络搜寻人力资源信息。组织必须制定适当的安全程序来保护个人数据。例如,不被黑客或外界的人攻击,即便是以前的雇员也应该被有效地保护。

关于HRIS的技术革命带着潜在的危险,基于网络的HRIS的现状也不是完全乐观的,这对人力资源专业人士也是一种挑战,人力资源从业者尤其是这些专业人士在企业中应扮演什么样的角色也是一个值得思考的问题。

国外的研究资料及相关报道一致指出,人力资源的电子化(E化)将是未来人力资源发展的重要趋势之一,简单地定义人力资源信息系统HRIS,就是指通过系统化的程序收集、存储和分析企业与员工的信息。可以说,HRIS改变了员工、管理者乃至整个企业的行为和认知。近年来,IT革命不断推动HRIS的变革,极大程度改变了传统的人力资源职能,并对人力资源职能加以重组。如今,HRIS的电子化与网络化,即在人力资源管理工作中运用基于网络的HRIS更是一种普遍的发展趋势。一方面,基于网络的HRIS能降低管理成本,节省管理时间;另一方面,HRIS能帮助人力资源专业人士、管理者和普通员工在系统支持下做出更好的决策。

(一)企业成本的节约主要表现在管理成本的降低和体力工作的减少上

例如,包装、打印、分发人力资源文件的办公消耗降低,因为信息的传递现在已经电子化。再例如,过去人力资源任务由人力资源部进行分配与部署,从管理层到员工层,牵涉人员复杂;而如今,相关员工的数量明显减少。根据Forrester的研究,每位普通员工每年大约需要处理的基本事务约15项,如工资查询或改变联系方式等。据Morgan在2000年的统计,员工的每次业务或事务的处理大约平均花费$35,这就意味着仅为普通员工基本服务的一个500人的企业就将耗费$263,000。但是,人力资源信息系统HRIS中的自我服务体系的运用改变了这一现状,该体系允许员工自行更新个人相关记录、查询相关信息等。同时,调查还表明,每一次员工自己处理类似业务要比人力资源专业人士来完成至少节约$14。根据另一份2002年的统计调查,80%的被调查者认为员工自我服务体系能够降低人力资源成本。不仅如此,配置该系统的成本回收期也不会太长,甚至有学者认为只需1～3年的时间。运用基于网络的HRIS正在有效地降低企业成本,从长远来看,这一趋势日益明显。

(二)在人力资源的实际操作中,运用HRIS可以加速交易进程

一个具体例子就是例行会计事务的处理,如果采用人工方式,平均需要32分钟,这包括“最初的联系、归类、手动完成报表、通知卖方、邮寄确认声明”等事项。而在一个以科技为基础的系统中,人力资源工作人员的时间被最小化了,他们也许只会涉及到数据追踪,如例行监测或备案文件等。研究表明,以前60%～80%的人力资源从业者的大部分时间用在了行政任务或个体事务的处理上。现在,应用了自我服务体系,对雇员的信息管理变得更简单。因此,在HRIS中,人力资源工作人员不仅不需要花大量时间来回答例行的问题或为管理者准备报告,而且信息传递进程加快了,相应的时间也自然节省了。

科技进步与发展正在完善人力资源信息系统HRIS,同时也转变着人力资源的基本职能。人力资源专业人士、管理者与普通员工都在接受着HRIS带来的挑战。人力资源专业人士已经从事务性的、执行性的角色开始逐步转变成为战略性的合伙人,他们已经从基本职能中脱离出来,正在成为企业的决策者。而管理者和普通员工也开始学会逐步利用HRIS快速收集信息、做出决策并互相沟通。简言之,人力资源专业人士、管理者与普通员工在企业中的角色均在某种程度上发生转变,而这种转变要求各自做好充分准备,在未来扮演不同于传统的人力资源从业者角色。

参考文献:

[1]颜士梅著.战略人力资源管理.北京:经济管理出版社,2003。

[2]赵曙明著.人力资源管理研究.北京:中国人民大学出版社,2001。

[3](美)詹姆斯.W.沃克著,人力资源战略北京:中国人民大学出版社,2001。

(作者单位:商丘市公路管理局)