论辅导员如何开展班级信息管理工作＊

贺佐杰,周 麟

(1.长沙理工大学文法学院,湖南长沙410004;2.湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心,湖南长沙 410004)

论辅导员如何开展班级信息管理工作＊

贺佐杰1,周 麟2

(1.长沙理工大学文法学院,湖南长沙410004;2.湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心,湖南长沙 410004)

班级信息沟通是否顺利,直接影响班级管理的有效性。本文从现阶段班级信息管理工作存在的缺点入手,指出了班级信息管理工作意识缺乏、信息来源单一性、间接性和非真实性等缺点,提出了对信息归类管理,建立信息流通的链条和平台、定期公布信息及提高辅导员班级信息管理等有效性的方式,具有较强的现实意义。

辅导员;开展;班级信息管理;工作

班级管理是辅导员日常管理工作的一个重要方面和基础,只有做好班级管理工作才能在其他管理工作中事半功倍。班级管理的基础是信息管理,任何一个组织,如果没有信息沟通就犹如一潭死水,陷入瘫痪状态。任何组织的管理过程都包含两种性质的运动,一是物质流,包括人、财、物的输入和输出;二是信息流,包括各种信息的传递、接收和处理。其中,信息流不断反映物质流的状况,并指挥、组织、协调、控制物质流的运动。在班级管理活动中,无论是确定目标,作出决策,制定计划,还是进行周密而科学的组织和指挥,实施具体方案和协调各种个体关系、群体关系或组织关系,实质上都是信息流的运动。科学管理的每一个环节都必须以及时、准确、完整的信息沟通为基础。信息沟通的顺利与否,直接影响班级信息管理的成效。为优化班级管理,提高信息沟通的有效性,辅导员必须从理论研究着手,做好信息管理工作。

一、现阶段班级信息管理工作存在的缺点

(一)班级信息管理工作的意识缺乏

在高校辅导员学生管理工作中,班级信息非常庞杂,包括各种各样不同的信息,有学生基本信息,学生思想动态信息,学生心理信息等,如何把这庞杂的信息进行有效管理对每一个辅导员来说都并非易事,大多数辅导员只是把学生入学基本信息做一个初步统计和保管,其他方面的动态信息就是在平时管理过程中随手拈来,没有进行相应的分类管理和分析。学生对于班级信息的关注程度也是相当被动,在现代网络技术如此发达的今天,他们中大多数人仍然习惯了被动接受信息,而不是主动去搜索和发现利用信息。这使得信息在辅导员和学生之间仅仅起到事务通知和传递的作用。

(二)信息来源的单一性和间接性

一方面,大部分辅导员往往沉浸在琐碎的日常事务处理中而不能与所有学生经常联系和交流,因此他们掌握的学生信息只是从接触较多的班干部中获得,另一方面,由于辅导员对于普通学生的意思表达重视程度不够,降低了普通学生与辅导员信息交流的主动性,这些都导致辅导员掌握信息来源的单向性和间接性

(三)信息来源的非真实性

在日常管理中,由于认识上的局限性、语言表达的模糊性、逻辑抽象概括的差异性、社会条件社会环境影响的干扰性、辅导员和学生反映信息的片面性(不全面、不及时、不准确)等因素,而造成信息的失真,这是较为普遍而不可避免的现象。

(四)信息传递的单向性

在辅导员班级管理工作中,存在两种信息沟通:上行沟通和下行沟通。辅导员对学生发布指令、传递信息的过程称为下行沟通;相应地,把学生向辅导员汇报工作、提出意见和建议、表明自己态度等进行的信息传递过程称为上行沟通。这两种信息沟通方式常常单独运用,如:辅导员把信息传达给学生,学生接受信息后并不把主动处理、分析和反馈信息,辅导员也不注重对于信息的影响和效果进行进一步跟进,导致信息传递结束。

(五)信息传播方式的传统性

在这个“信息爆炸”的时代,信息的传播方式也日益更新,高技术和高效率的信息传播方式应用于各种管理领域。部分辅导员没有由于没有更新知识、跟上时代,还是应用传统的口头传递和书面传递信息的方式,这不仅导致了信息传递的低效率,还使得信息接受的成功率大大下降,因此,要做好班级管理工作必须改进目前传统的信息传播方式,利用更多好科技的先进传播媒介。

二、如何提高辅导员班级管理的有效性

(一)努力提高学生和辅导员自身的信息意识

对每一个学生而言,当今社会的竞争已经不仅仅是能力的竞争,更是信息的竞争。只有关注并掌握各种有用信息,才能有更多获取知识和成功的机会。在信息时代,我们可以说:机会只光顾那些知道机会并有准备的头脑。信息掌握的多寡已经成为他们是否可以获得成功的重要因素之一。不少学生埋头苦干到最后只能在一块狭小的空间有所收获,却因此而失去了更为广阔的发展天地。可以说,学生的信息意识关系到他们的自身利益,也是做好辅导员工作,充分发挥学生优势,挖掘学生潜力的基础。

对辅导员而言,信息传递与反馈的畅通、及时、准确、全面、到位对班级管理而言十分重要。辅导员应运用各种方式提高自身对信息的重视程度,掌握信息化管理的技术与方法,跟上时代的步伐,培养信息意识。增强搜集信息、利用信息,以此加深对学生的了解,同时也使自己的工作更加轻松和有效。

(二)充分掌握学生各类信息,重视信息的直接获取

辅导员要利用信息进行班级管理和决策,必须首先对班级同学,特别是班级中两极学生,如入党积极分子,成绩拔尖和成绩落伍学生、心理问题突出学生等有比较详细的信息记录并及时更新,记录中包括学生每学期的专业学习情况、思想动向、参加社会活动情况、联系方式等。只有做好信息保存和更新工作,辅导员在挑选班干或发展党员是才能避免“近因效应”,才会有决策的依据,用以说服别人,更是说服自己。在遇到紧急情况的时候,辅导员也能快速取得应对的依据,及时有效处理好突发事件。重视信息的直接获取,即深入学生内部,直接从信息发源体,亲自获取真实的“原始”信息,掌握第一手材料的方法。如找学生谈心、听课、参加学生活动等,以便直接了解情况,及时处理内部问题。

(三)对信息进行归类管理

班级事务零散琐碎,每天都要发生许多事情,每天都有学生事务需要处理,每周都有新的学生活动,辅导员需要处理的信息量非常庞大。要有效处理好这些事情,辅导员需要将零散的信息分门别类,并在电脑上建立专门的班级文件夹,按照“学生档案”、“班级制度建设”、“班级党建”、“班级实践活动”、“班级通知”、“评奖评优”等分文件详细分类保存各类信息。只有这样,辅导员才能更加顺利和高效地开展班级管理。

(四)建立信息流通的链条和平台

如今大学班级管理中一个最明显的问题就是班级的日趋松散化——学生没有统一教室,也没有统一课程。班级实际上成了一堆松散的零件组成,而辅导员就要利用各种信息链条来把这些松散的零件组装成一个精密的机器。我们可利用的信息链有很多种,如:依靠人脉信息链的传统方式,通过辅导员通知班长,班长通知寝室长,再由寝室长通知同学进行信息传递;依靠辅导员书面传递信息的方式,由辅导员书面写出通知,然后复印贴到各寝室宣传栏进行信息传递;还有通过班级blog、QQ、MSN、E-mail、校友录等网络平台传递信息或通过网络平台与人脉通知结合的方式传递。前两种信息链的缺点是花费的时间和精力都较大,由于不能确保每一位同学都在寝室,因此信息的及时准确性也不能保障。在现代社会,我们更多是通过网络平台来传递信息,既能节省时间精力,又能及时准确地传递信息,但是前提是学生必须养成在班级网络平台上浏览信息的习惯。还能借助网络进行辅导员与学生之间的交流沟通,通过面对面的交谈,获取同学们关于班级建设的建议,也让更多学生参与到班级管理中来,增进每一位学生对班级建设的理解与认同。

(五)定期公开班级信息,增强学生对班级工作的信任

每个辅导员都在努力使自己的工作公开公正,但由于信息不公开也时而会产生一些误会,特别是关于班级经费使用、评奖评优等敏感事件。因此,辅导员要注意定期公开班级事务信息,使学生及时了解详细的班务情况而不至于产生质疑。在绝大多数情况下,学生并不会主动找麻烦,只是因为他们的维权意识越来越强,而这也是需要辅导员在工作中鼓励和配合的。

(六)注意信息的反馈互动

在信息平台中,辅导员要及时关注信息动向,及时对学生提出的意见和建议进行反馈,使得信息真正流动起来,在信息的互动中辅导员才能准确了解到学生的真实想法,对班级工作思路、班委工作方法、活动开展情况等进行评估,辅导员的工作水平也才能提高,更加符合学生发展的实际需要。

(七)适当转变信息交流中的形象,使得信息更加畅通

在信息的对流中,班级氛围会变的清新、轻松。作为辅导员,要做到信息的对流通畅,真正了解学生所思所想,辅导员要适当的“放低”自己,融入到学生群体中去,在非正式的沟通中用更为亲切的方式与学生交流,比如:在E-mail中夹带一个笑脸,或者在情况允许的时候小范围公开自己的私人Blog,从而使你的形象更为可爱,拉近你与学生之间的距离,成为学生生活中的可信赖的朋友,让他们了解你的喜怒哀愁,理解你的处事原则与良苦用心,从而更加支持班级工作。

总之,班级信息管理工作对于班级管理有着十分重要的作用,辅导员必须充分重视班级信息管理工作,利用信息资源和信息交流来实现高效、有序的班级管理。

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[2]丁丁.高校班级管理信息化平台的构建[J].思想教育研究,2009, (1).

[3]张伯阳.大学生班级管理网络信息平台的建设探析[J].社科纵横,2009,(5).

[4]郑旭红.运用信息技术管理班级的探索[J].2008,(11).

2010-04-09

贺佐杰(1982-),男,湖南芷江人,硕士研究生。