煤田地质案的管理与利用

袁伟

（黑龙江省煤田地质测试研究中心黑龙江哈尔滨150046）

煤田地质案的管理与利用

袁伟

（黑龙江省煤田地质测试研究中心黑龙江哈尔滨150046）

一、煤田地质档案的管理

黑龙江省煤田地质测试研究中心为加强档案管理工作，确保煤田地质测试技术资料、文书、人事及财会档案资料的齐全、完整，保证档案案卷质量,使形成文件材料的立卷归档工作制度化、规范化、现代化，于1991年成立了档案室，对原分散管理的各类档案集中管理，并对档案案卷整理进行了改进,由原按时间序列特征组大卷改为按项目立卷,即:一项目一卷。新的组卷方法在煤田地质系统档案部门得到了大胆的尝识,起到了一定的进步作用。按项目立卷的突出优点是与计算机进行了有效结合,将过去的手工案卷目录编写改成用计算机直接输入目录,代替了手工检索目录,提高了工作效率。为使档案利用者从计算机中直接查找到所需的内容,我们把立小卷方式的整理改成散装式整理并扫入光盘,其散卷整理方法是把归档资料的案卷仍按一项一卷的原则装在一个卷盒(档案专用)里,将工程项目名称、编号、项目测试时间、保管期限等体现在卷盒外面,并在齐全完整的案卷上逐页盖章,在章子上体现出全宗、档案年代、保管期限、存档单位、案卷号及张页号,此办法一直沿用至今。

随着现代科学技术,特别是计算机网络技术的发展,档案界提出了“文档一体化”的管理模式。所谓“文档一体化”就是从文书工作和档案工作的全局出发,在公文产生到归档管理的全过程,使用“文档一体化”计算机管理系统,使生成公文的各部门按照档案管理及归档的要求进行统一格式下的输入,同时可以进行多次输出,也就是说,从公文产生到运转的每一个环节上,尤其是在公文向档案转化的关键环节,都能体现出档案工作的要求。

“文档一体化”管理现在已成为一种现实的需要。但与此同时,还不能忽视文书立卷工作,因为立卷是根据文件之间的历史联系及自然形成规律和特点并采用一定的分类符号来进行组卷的,立卷的结果不仅只是保管,而更重要的是为便于利用者日后查找提供相关信息。由此,人们利用计算机检索是根据检索系统提供的检索标识确立一种人为的联系。所以,在对电子文件进行整理时,仍应以保持文件之间的历史联系为前提,与上述案卷整理方法配套进行。只有这样,档案管理工作才能打破传统立卷方式向“文档一体化”的方向靠近。

二、煤田地质档案的利用

档案工作的主要意义在于保管档案,维护档案的完整与安全,开发档案资源,满足生产与科研工作的需求,真正发挥出档案自身固有价值的凭证和参考作用。

档案，是“由平凡中走出非凡”,它看似平凡,但并非像有些人想象的那么简单、那么容易,虽然存入的时候不显山不露水,仿佛只是一种记载,然而,无数事实证明,有无档案大不一样,档案的价值会随着它存入的历史年限,越老越“值钱”。所以,要想把档案工作做好、做深入,就需要档案工作人员具有一定的理论专业知识及高度的责任心,要有脚踏实地的精神,因为每个案卷的组成都不同程度地凝聚着档案工作人员的辛勤汗水。档案工作者称职不称职,尽心不尽心,只有当这些不会说话的案卷在其发挥作用的时候才会显露出来。所以,对于档案这项功在当代、利在千秋的事业,我们必须要有一种敬业精神。只有这样,才能谈到无私奉献,才能为日后档案的利用做出贡献。

档案越老越“值钱”,通过利用档案可以产生直接的经济效益。档案是历史的真凭实据,是过去工作活动的记录。在我们日常工作中,经常遇到一些工程技人员为分析测试数据需要和历史的数据进行比较，才能对一些项目测试数据下结论。有些文书档案、人事档案、财务档案，对于管理人员及企业领导者熟悉情况、总结经验，制定相关计划及处理历史遗留下的某些问题，或者调查某些案件、开具各种证明材料等等，是重要的查考依据。例如，处理历史遗留下来的财产分割、房屋、土地所有权的归属问题，通过大量历史记载的档案证明了当时的事实,为保证国有资产的安全、完整起到了积极作用。黑龙江省煤田地质局编史办组成人员都是有一定资格并具有专业知识的老干部,他们亲身经历了煤田地质勘探行业的发展变化过程,为了编写煤田地质勘探史,他们不辞辛苦，通过多方面档案资料的查询编写出《新中国煤田地质勘探50年》,为今后档案事业的发展及后人了解煤田地质勘探的历史做出了无私的奉献,这些历史资料的价值将会随着岁月的流逝而变得更加弥足珍贵。