高校教师业务档案的建设与利用

周 琴

（淮海工学院东港学院 江苏 连云港 222069）

高校教师业务档案既具有全面系统性，又具有丰富多样性。一方面是教师自身形成的材料，比如教学教案、教学任务书等资料，还有一些由此产生的一系列资料，如教学评估、研究结果等；另一方面，教师业务活动领域的广泛涉及，教师的教学和科研，以及兼顾的行政工作等，形成了丰富多样的教师业务档案，而这些业务档案需要的搜集、整理、分类、归档、标示和管理等等，是一项非常艰巨的系统工程。在这个过程中，我们作为档案管理者，必须要在分析、掌握情况之后，以创新思维来搞好档案工作的建设与管理。

一、高校教师业务档案管理存在的问题

随着高校人事制度改革的不断深化，各高校人员流动频率增高，这给高校教师的业务档案管理增加了一定的难度，其动态性不断加大，而且需要反映广大教师工作的相关信息增多，手工管理方式已难以满足要求，给人事、业务档案的收集、管理和使用带来了许多问题。

1、管理体制不规范

高校的教师业务档案作为学校档案管理的重要组成部分，应由学校统一管理。然而，一些高校教师业务档案管理还是按照教师业务归属分属不同的职能部门代为管理，即人事档案、教学档案、科研档案以及教师所在院系分存业务档案，均由所在职能部门分别管理，这使教师业务档案资料容易造成零散、不完整、不系统，甚至丢失，不便于教师业务信息的提取和利用，直接影响工作效率，也造成较大的工作难度，这种分散管理的状况，造成教师业务档案载体、排列、编目等规格不规范、不统一，影响归档质量。

2、管理制度不完善

教师业务档案既是衡量一所高校教学质量和学术水平的重要标尺，也是培养师资队伍建设，考评教师教学能力和学术水平的重要内容，同时在教师晋升职称、年度考核、评优选先过程中，作为重要依据。因当前高校教师档案管理制度不健全，管理机制不完善，造成广大教师和部分管理人员档案意识淡漠，少数人甚至把档案材料看成是自己的独有成果，不愿向学校移交，给业务档案资料的搜集、管理带来困难，有的可能造成不可估量的损失。

3、管理方法较落后

目前大部分高校教师业务档案的管理手段尚处在人工操作或半人工操作状态，使教师业务档案信息的收集、整理、立卷、归档等技术严重滞后，从而影响到教师业务档案的利用、编研和开发。加之，档案工作人员大部分是兼职，并且是非档案专业人员，无论在精力上，还是业务熟练程度、责任心、档案意识等方面都很难胜任档案基层管理工作。而教师业务档案信息内容广泛、涉及面广，科研和学术含量高，需要建立快速、高效、系统的现代化管理模式应该与之相适应。

二、加强高校教师业务档案建设

为了改变教师业务档案的管理现状，使得我们的教育教学及管理能够合理、科学地发展，提升教学建设改革的速度及质量，我们应采取有效的对业务档案进行科学管理措施，建设规范科学的教师业务档案，充分发挥其在教学、科研和教师队伍建设中的作用。

1、提高档案管理认识，明确档案负责机构

建立完善的教师业务档案管理制度，提高档案管理认识，明确档案负责机构，做好教师档案的立档、整理、保存工作。教师业务档案应由主管教学的校长分管，由教务处统一管理，根据学校规模和管理制度，应按网络辐射状分工，形成层级负责、循环管理体制。

2、加强档案规范管理，明确档案归档内容

建立高校教师业务档案应该进行规范化管理，对于归档内容，应从教师德、能、勤、绩四个方面来考核：德对教师是否违反法律法规、组织纪律和学校规章制度等情况来考核；能是对教师个人简历、学历学位、任职资格以及完成工作量等情况进行考核；勤，考核的是教师国内外进修、考查、讲学及参加学术活动等等涉及一系列情况进行考核；绩，考核的是教学改革、科研成果，以及国内外公开发表的论著、译著、论文等等一些资料的汇编与综合。教师业务档案的内容要结合教学实际，紧紧围绕这四个方面来进行。

3、系统收集资料，进一步完善档案管理程序

对于教学业务档案管理，我们说搜集是基础，整理是进一步加工。要求档案管理者按照档案管理规范化的要求和工作内容，及时、全面地搜集教学的有关资料、数据等，然后对这些内容进行系统的分析、归纳、总结、整理，最后进行审查和补正，采取按人和按年度分类立卷方法，可较多地以数据加表格形式来表现，并及时输入教师突出的表现信息。

4、提高办公自动化能力，加强教师业务档案管理技术

对于现代化办公系统早已引入档案管理中，必须依托计算机和网络技术，实现教师业务档案管理的电子化、网络化要求；建立统一、系统、完整、操作性强的教师业务档案信息管理系统，把现代化信息技术应用于教师业务档案管理中，实现教师业务档案检索信息反馈、统计、汇编等管理程序的自动化。教师可以依据权限在校园网上登录系统、校对资料、补齐信息，通过网上提报，可由教师业务主管部门对其资料的核查后，充分发挥档案作用。档案管理者在收集纸质材料的同时，收集、拷贝与纸质文件相对应的电子文件一并归档，可以在网上对上传资料进行审核、整理、编辑、立卷、归档，以保证教师业务档案的齐全、完整，避免不必要的重复劳动，还能实现档案之间的内容互补，发挥业务档案资料的效用。

5、重视业务档案管理者的培养，提高档案管理人员素质

学校要特别重视业务档案人才的选拔和培养，建立业务档案管理者队伍是推动学校档案事业发展的关键。档案管理者要加强自身文化素养、专业知识、现代技术的学习，要掌握计算机信息应用能力，特别是现代化档案管理能力，全面提高系统、标准、规范、技术程度高的业务档案管理水平。

三、加强高校教师业务档案管理的利用

建立好教师个人档案是基础，规范档案管理是保障其教师业务档案被有效利用的关键。对于教师业务档案的建设与管理，必须在加强对档案信息自动化系统管理的前提下进行，要加强建立教师业务档案信息网，从而快速、准确、稳妥被开发和利用。

1、提高档案标准化、规范化水平，推进档案管理自动化

档案信息自动化，主要取决于档案业务的规范。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化。

2、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点整个系统发挥整体优势，提高系统的综合能力。

3、有重点地抓好档案数据库的建设

开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体；建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。突出重点，面向应用，建立“活库”，推动信息化管理，建立全校性教师综合评价档案机制，这也是对学校教学情况的综合评价。

总之，教师的教学、科研成果是学校的一笔财富，建立健全的教师业务档案，是我们合理利用人才资源的需要，我们应积极加以开发和利用，为制定教学、科研计划提供有效的参考依据，真正做到为教学科研服务，发挥其在学校管理工作中的特殊作用。

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