合并高校图书馆期刊编目现状及对策①
——以长江大学图书馆为例

周爱莲

(长江大学图书馆,湖北 荆州 434023)

合并高校图书馆期刊编目现状及对策①
——以长江大学图书馆为例

周爱莲

(长江大学图书馆,湖北 荆州 434023)

长江大学图书馆合并后,对期刊书目数据进行了简单的系统合并。因为没有进行严格的人工判重,数据重复现象比较严重,且书目数据不够完善,加之馆藏布局发生变化,过刊由合并前的多校区多地点收藏改为合并后的集中一个库收藏,没有制定统一的排架标准,致使过刊排架没有依据。必须组织人工判重合并,删除重复记录,完善书目数据,确定统一的排架号。

图书馆合并;期刊编目;现状;对策

一、期刊编目现状

(一)书目数据简单

期刊数据经过系统自动判重,部分重复记录实现了合并,但是无论是已合并还是未得到合并的期刊数据,仍然保持原貌,基本上属于简编记录,没有套录CALIS数据进行完善,这样,就大量存在必备字段缺省的情况,有的对刊名刊号的变更没有作详细的说明,检索起来不方便,回溯建库中,常遇到要连续用三个检索途径才可能找到要找的记录的现象,影响工作效率。

(二)记录重复

因合并前各馆期刊书目数据的质量、期刊著录的详简级次有差异,书目数据的侧重点不同,加之期刊本身信息的变动较大,经常出现改刊名、改刊号或改变ISSN号的现象,以及ILAS系统本身的原因,由ILAS系统自动判重合并,不可能对数据库中的重复数据实现完全合并[1],所以,目前,我馆的期刊书目数据还存在大量的重复现象。如,中国病理生理杂志,ISSN1000-4718,合并前有两馆收藏,应该说,这条记录也实现了合并,因为它的905字段是重复的,反映出前农学院和医学院的馆代码,但是合并的记录又出现两条,一条简单,一条较详细,两条记录上都有馆藏。如,编辑学报,现有两条记录,一条有馆藏,一条无馆藏,反映的书目信息不完全一致,见表1。

表1 目记录重复实例

在回溯建库中遇到重复记录,目前还不能简单地删除,还来看上面的例2,2-1只有书目信息,没有馆藏信息,笔者以为是一条多余的数据,欲实行删除,结果,系统提示:

该书目记录有连接内容

有订购信息…

有记到信息…

有装订信息…

不能删除!!!

(三)馆藏点普遍发生变化

图书馆合并前,各馆的过刊分别存放在各自的过刊库,每个过刊库都是按照本馆的过刊排架体系进行排架;合并后,所有的过刊归并到一个库,有的期刊,通用性较强,可能各馆都订,这种情况下可以以某一个馆的排架为准,但是有些期刊专业性强,可能只有一个馆收藏,这种情况势必造成一会儿按此排架体系排架,一会儿又按彼排架体系排架,可能在同一个库房中有多种排架体系并存,无论是工作人员排架还是读者查找,都会莫衷一是,无所适从。

(四)过刊排架号问题

馆藏点变化引出排架号问题。书目数据合并,对于图书部分,在索取号的编制上作了明确的详细的规定,而对于期刊,只是重复了905字段,即保留合并前各馆的期刊排架号,以后增订了新刊怎么取号,沿用哪个馆的排架号,馆藏点变化后以哪个馆的排架号为准,这些都没有作规定。

例如:经济研究,ISSN0577-9154,长江大学合并前,原各校图书馆对这种刊均有收藏,书目信息中对应的馆藏索取号分别为:

905@aJ PUL@fF/1/S-191 J PUL——江汉石油学院图书馆

905@aJ ZTC@fF/9 J ZTC——荆州师范学院图书馆

905@aHN@fF/2-1 HN——湖北农学院图书馆

905@aHY@fF/1 HY——湖北卫生职工医学院图书馆

馆藏信息中对应的条码号分别以各馆的原代码开头。

图书馆合并后,过刊集中存放在一个库里面,那么,到底应该以哪一种排架体系为准呢?这个问题应该是在过刊合库以前就加以规定的,但是由于种种原因,至今还悬而未决,因而过刊排架无统一的依据,给读者查找造成相当大的不便。

二、期刊编目对策

(一)人工合并,删除重复数据

发现重复数据后,宜将所有相关的信息集中到一条书目记录上,即对多余数据的订购信息、记到信息、装订信息、馆藏信息进行剥离,然后删除。

(二)完善期刊书目数据

人工判重合并,删除重复数据后,对所有的期刊书目数据以CALIS数据套录。这个过程是由系统自动完成还是由人工逐条实现,有待商榷。笔者认为,由人工完成比较稳妥。还是因为同样的原因,期刊著录不规则、不完善、不准确,若自动套录,不可能实现完全的套录,需要操作员逐条比对、反复确认[2]。

(三)设计长江大学图书馆的过刊排架号

在对期刊书目数据广泛调研的基础上,图书馆领导曾经组织过刊编目业务人员讨论原各馆各种排架体系的意义,比较其优劣,从中汲取有用的部分,以此为基础设计出适合长江大学图书馆的过刊排架号,前提是便于检索、排架、查找。

(四)明确工作责任划分

目前,我馆的期刊数据涉及到三个部门的业务工作,采访部门订购用,典藏部门记到用,阅览部门过刊回溯建库用,当多条记录存在时,可能出现一个部门用一条的情况,每一条记录上都挂有必要的信息,那么,要是哪一个部门想要删除重复记录都不可能。因此,应加强部门间的协调与沟通,梳理工作流程,明确岗位分工,责任落实到人。按照ILAS系统的功能设计,在连续出版物子系统下,设有订购编目、现刊管理、过刊管理等功能,很显然,期刊编目属于订购;现刊管理负责对每一期刊物验收记到,我馆归典藏部管;过刊管理负责对下架装订后的期刊合订本进行回溯建库,主要反映期刊的馆藏财产号(条码号)、价格、卷册信息、装帧形式、馆藏点等。

(五)加强学习,提高素质

明确的分工是必要的,但是在实际工作中应该提倡互相帮助,凡是可接触到期刊的书目数据的职工,都应加强相关的业务学习,了解连续出版物编目各字段的含义并能应用之,这样,无论是谁在工作中发现了问题,都有能力解决,而不至于相互推诿。

[1]周贵族,张学海.ILAS II系统的期刊数据合并缺陷及解决方案[J].情报杂志,2000(4).

[2]范佩芬.关于期刊书目数据维护的几点思考[J].图书馆杂志, 2004(11).

责任编辑 袁丽华 E-mail:yuanlh@yangtzeu.edu.cn

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G255.2

A

1673-1395(2010)05-0101-02

2010-07-10

周爱莲(1964—),女,湖北沙市人,副研究馆员,主要从事文献编目研究。

① 本文属长江大学图书馆科研基金第二批项目(200903)产出论文。