Interlib系统的使用技巧及问题解析

范春玲

(黑龙江省图书馆,黑龙江 哈尔滨 150090)

Interlib是由广州图创计算机软件开发有限公司研发的基于 B/S模式的图书馆集群管理系统,采用开放的多层体系结构,通过 Internet网络或城域网络将区域内各图书馆联合起来,组成区域性的虚拟图书馆群[1]。其主要特点是可以实现区域图书馆群的联合采购、联合编目、区域联合目录自动实现及各分馆间的通借、通还等。当前共有福建省图书馆、海南省图书馆、山西省图书馆、哈尔滨市图书馆等3 000余家大、中、小型图书馆使用该系统。

笔者所在的黑龙江省图书馆利用 Interlib系统实现了总馆(省馆)与分馆(县级公共图书馆等)之间统一平台、书目数据共享、通借通还以及联合目录查询,从而达到了总分馆资源的共建共享、合理配置。

1 Interlib系统的使用技巧

1.1 合理设置采编工作流程

一般的图书馆自动化系统都包括采访、编目、典藏、流通、期刊及系统参数等模块,但每个系统的模块设置又有各自的特点,图书馆可以根据自己的业务流程和服务流程调整系统的工作流程,以达到提高工作效率的目的。如黑龙江省图书馆在应用 Interlib系统的过程中,针对目前该馆以现场采购图书的方式为主的情况,只通过“直接验收处理”和“浏览编目”两个模块就完成了图书的著录验收工作 (如图1)。

图1 黑龙江省图书馆Interlib系统采编流程图

又因该馆的验收和编目工作由同一个人完成,所以工作人员在验收处理时可直接进行图书的编目、验收、加馆藏等工作,在 “编目 →浏览”编目处进行书目的审校和验收信息的核对。依Interlib系统编目工作流程可知,“采访”在提交文献实物给“编目”后,需要将这批文献的验收批次设置为“编目状态”,这时系统才认定书目数据提交给了编目流程。浏览编目是对验收完成的这批数据进行编目审校,其浏览方式分为“列表格式”和“MARC格式”,列表格式是以书目列表的方式显示这批书目数据,而 MARC格式则是逐条显示这批书目数据。为了能看到完整的书目信息和馆藏信息,工作人员采用 MARC格式进入验收批次,逐条审校,非常方便。

1.2 巧用验收参数设置

在“采访→图书验收管理→验收批次”管理处有一个验收参数设置按钮。这一按钮是对当前工作验收批次的参数设置,这个参数的设置不是必须的,但如果设置合适,会给图书验收带来很大的方便。一般“是否验收时分配索书号”和“索书号分配方式”为系统默认,而验收默认币种、默认卷册数量、默认卷册信息、默认介质类型、默认装帧形式等则可根据本批次图书的特点进行相应设置。如果设置了这些参数,那么在这个批次图书验收时所设参数会自动提取出来,从而避免单独设置的麻烦,进而提高了验收的工作效率。

1.3 验收查重小技巧

文献到馆进行验收处理,在输入查询条件、单击“查询”按钮后,系统会根据检索条件进行查重并显示结果。而当检索结果为多条书目数据时,如何快速确定哪条是所找的书目呢?笔者发现如果检索到的书目“分类号”项显示的是分类号,则表示本馆无馆藏;如果该项显示的是索书号,则表示本馆有馆藏,可以在记录上直接添加复本信息,从而节约查重的时间。

1.4 避免图书和期刊数据互混的方法

Interlib系统是集群管理系统,是多个图书馆共用一个统一的数据平台,由于各个馆编目员的水平差异很大,特别是一些业务知识不是很强而又刚初次使用 Interlib系统的编目员,容易出现图书和期刊数据互混。出现这种情况的原因是由于没有及时更换 MARC类型。一些分馆的编目人员既要做图书编目又要做期刊编目,而且往往刚做完图书验收,就要做期刊著录,结果经常忘了改 MARC类型,把期刊数据做到图书的数据里。为避免这种情况的发生,一是应该注重编目员业务素质的提高,强调图书选用字段和期刊选用字段的不同;二是注意工作细节,在新建书目编目界面的左上角有一个书目类型标识,编目员在编目时只要看一下自己所著录的类型和显示的书目类型是否相符,便可以有效地避免书目互混现象的发生。

2 常见疑难问题解析

2.1 按条码补打书标无法显示的条码号

一般打印好的书标上要求有索书号和条码号,并分三行显示。在 Interlib系统中,通常设置为:“排序方式”选 “条码号”,“是否打印条码 ”选 “条码在后”(显示 MARC内容设置如图 2)。

图2 书标打印设置一

正常情况下输入条码号字段,输出便可打印。但有时按条码补打书标,条码号却不显示。此时需要更改书标打印设置中显示 MARC内容处的设置(如图 3)。

图3 书标打印设置二

2.2 如何调整不同规格书标的间距

书标打印有时需要根据书标的规格来调整分类号、种次号、条码号之间的排列间距。首先将“是否打印条码”设为默认值,然后再选条码,否则会出现条码重复的现象。同时书标打印设置处如图 4。

图4 书标打印设置三

第一行和第二行字段值是 callno,第三行是hold.barcode条码号,横、纵坐标需根据实际情况选择合适的数值。

2.3 新建书目错报

在图书验收处理时,如果本地书目库和 Z39.50均无法查到所需书目,这就需要新建书目来进行验收。有时点击新建书目可能会出现报错的情况,提示“请设置 MARC模板”,可是在系统参数中其实已经设置了 MARC模板,为什么还会出现这种错误提示呢?这是因为在“采访→采访参数设置→设置采编参数”处无意中选上了“是否采用简单编目格式”一项。只要取消勾选便可解决这一问题。

2.4 期刊记到不显示索书号

在图书还完全靠人工管理的时侯,索书号是通过编目员手工记录在卡片上,然后根据需要进行查找的。而当图书馆进入自动化管理以后,索书号便由系统自动生成。在 Interlib系统中“书目”和“馆藏”是分开的,索书号在增加验收时会自动生成,所以索书号不体现在书目中。我们在进行期刊编目验收时,期刊索书号自动生成以后编目员可以记录下来,著录到 905字段的 f子字段,这样期刊记到界面就能显示索书号了。

2.5 7字段及 210字段无法自动生成

在 Interlib系统中,MARC编辑器能根据 MARC著录规则自动生成一些字段。其中 70、S|a、S|4字段可根据 200字段的 S|f、S|g子字段自动生成,只要在该字段编辑框按回车键即可。但是 Interlib系统升级到 V1.6.2#20090811版本以后,这些字段却无法自动生成了。笔者发现只要把 MARC模板中的 7字段去掉就又可以了。另外,正常情况下系统还可根据 010的 S|a字段自动生成 210S|a、210S|c字段,只要在该字段的编辑框按回车键,系统会根据出版社代码库,生成相应的出版地和出版社。但有时系统却没有自动生成,这说明出版社代码库中没有相对应的出版社,我们就需要在“系统→系统参数设置→出版社”管理处增加相应的出版社,这样 210字段无法自动生成的问题就会迎刃而解了。

随着 Interlib系统在全国图书馆界的广泛应用并不断升级,我们在使用过程中还会碰到各种各样的问题,以上只是笔者在实践工作中的一些经验总结,在此抛砖引玉,希望 Interlib系统能更好地为图书馆服务,促进图书馆自动化、数字化、网络化发展。

[1]国家图书馆 .新版中国机读目录格式使用手册[M].北京:北京图书馆出版社,2004.